Как успевать больше, работая по тому же графику?

Горящие дедлайны: мнение руководителей

Отдельно опросили управляющий персонал. Выяснилось, что 40% руководителей, считают, что причиной срыва дедлайнов является некорректно поставленные задачи. Другие 40% руководителей думают, что внешние партнеры оттягивают завершение работы уточнениями, что влечет за собой перенос сроков.

Решение проблемы: автоматизация процессов

Итак, как же можно решить эти проблемы? Один из наиболее эффективных способов — автоматизация рутинных процессов с помощью системы service desk. Этот инструмент поможет улучшить постановку задач, ускорить обратную связь, настроить приоритетность задач и повысить общую эффективность работы команды. Давайте рассмотрим, какие процессы можно автоматизировать в различных отделах компании.

1. HR-процессы. Начнем с примеров заявок, которые ежедневно поступают в HR-отдел: заявки на обучение, адаптационные процессы, заявки на отпуск. Когда компания растет, вести учет всех этих процессов в Excel становится затруднительно.

С помощью системы автоматизации можно настроить подачу и выполнение этих заявок. Такие решения предлагают готовый список услуг, основанный на реальных кейсах организации HR-отделов в разных отраслях. В дальнейшем их можно адаптировать под свои нужды.

Сотрудник выбирает услугу в личном кабинете, заполняет необходимые поля, и система автоматически определяет дедлайн. Например, на оформление заявки на отгул требуется 1 рабочий день, а на заявление об оплачиваемом отпуске — 3 рабочих дня. Это зависит от принятых норм SLA.

Но есть и более сложные задачи, такие как онбординг нового сотрудника или отслеживание его успехов (performance track). В адаптации могут участвовать несколько отделов одновременно. Нужно оформить документы, связаться с руководителями и менторами, подготовить рабочее место, настроить ПО, отследить выдачу зарплатной карты, мебели и доступов.

Для этого некоторые ИТ-решения предлагают конструктор бизнес-процессов. С его помощью можно настроить целые цепочки операций и оповещений. Каждый участник автоматически получает свою задачу, дедлайн и оповещения по ходу дела. Такие шаблоны можно создать и для других задач, например, прохождения обучения или инвентаризации.

2. AXO. Административно-хозяйственный отдел также отвечает за обслуживание сотрудников, например, за поставку мебели или ремонт техники. Проблема в том, что задачи часто выполняются по мере их поступления, а не комплексно, и довольно консервативно.

Цепочка действий по любой задаче отдела очень длинная. Если кто-то заказывает мебель, нужно поставить заявку в очередь, запросить размеры и детали, узнать о наличии, договориться о сроках доставки и организовать ее. С помощью автоматизации все шаги выполняются системно.

Самое важное при внедрении автоматизации — учесть специфику таких сотрудников. Они часто перемещаются не только в рамках офиса, но и выезжают на другие объекты. Для них очень важно наличие мобильного приложения. С его помощью специалист сразу получает всю информацию о задаче, связывается с заказчиком, а потом может сфотографировать выполненную работу и приложить отчет.

3. Бухгалтерия. По своей деятельности бухгалтерия схожа с HR-отделом, но здесь требуется еще большая коммуникация со смежными командами и клиентами компании. Иногда бухгалтерам нужно подключать к своей работе юристов и клиентский сервис. В системе можно настроить выполнение задач так, чтобы каждый участник знал, что требуется именно от него и в какие сроки.

Также возникает сложность с большим количеством монотонной работы. Человеческий фактор — основная причина ошибок в отделе. Если поток данных большой, легко потерять или забыть нужные документы. В этом случае автоматизация помогает не только ускорить бухгалтерские процессы, но и держать документы, отчеты, счета в порядке. Например, с помощью шаблонов отчетов, сохранения истории обращений и хранения электронных копий документов.

Что делать, если сотрудники не хотят разбираться в новой системе?

Внедрение новой системы автоматизации может вызвать сопротивление со стороны сотрудников. Это нормально, все новое всегда вызывает вопросы и опасения. Вот несколько рекомендаций, как справиться с этой проблемой:

1. Обучение и поддержка. Обеспечьте сотрудников необходимыми ресурсами для обучения и поддержки. Проведите тренинги, создайте инструкции и организуйте консультации.

2. Постепенное внедрение. Внедряйте автоматизацию поэтапно, чтобы сотрудники могли адаптироваться к изменениям постепенно. Это поможет снизить стресс и повысить уверенность в своих силах. Как внедряли систему поэтапно, рассказали в недавнем кейсе о «Мосгипротранс».

3. Обратная связь. Слушайте сотрудников и учитывайте их мнение. Это поможет выявить проблемы и найти способы их решения, чтобы впоследствии оптимизировать систему service desk именно под ваш задачи вашего бизнеса.

Эффективно ли автоматизировать только один отдел компании, а не все?

Автоматизация одного отдела может быть эффективной стратегией, особенно если этот отдел выполняет ключевые функции. Например, автоматизация отдела технической поддержки может значительно улучшить качество обслуживания клиентов и сократить время на решение проблем. Однако для достижения максимальной эффективности рекомендуется рассматривать автоматизацию как часть общей стратегии компании. Это позволит интегрировать процессы между отделами и обеспечить более слаженную работу всей организации.

Резюмируем

Итак, чтобы успевать больше и не срывать сроки, необходимо внедрить систему service desk. Это позволит автоматизировать рутинные процессы, улучшить постановку задач, ускорить обратную связь и повысить общую эффективность работы.

* * *

Если вы хотите узнать больше о системе service desk и про опыт наших клиентов, то переходите в блог, там мы рассказываем про кейсы и публикуем другие полезные материалы по этой теме.

А подробнее узнать о системе и нашей команде можно в Telegram-канале :)