Основы управления IT-активами: кому требуется и как организовать

Привет, это Андрей Фитисов из ITSM 365. Ранее учет баз знаний ИТ-активов и предоставление ИТ-услуг в организациях проводили отдельно, почти без взаимодействия и поддержки сторонних ПО. Теперь бизнес-платформы объединяют эти процессы в единое целое, помогая автоматизировать их. Тем не менее, вопрос о том, когда лучше всего приступать к внедрению управления активами, чтобы улучшить качество услуг и контроль над ними, остается основным для нескольких организаций.

Что такое ИТ-активы простыми словами

Даже не крупные и средние организации осознают важность учета активов как необходимой практики. Эффективный процесс учета ИТ-активов позволяет актуализировать данные о текущем состоянии ресурсов и процессах, которые способствуют более эффективному управлению и оптимизации затрат. Поскольку ИТ-активы, в основном, имеют самую сложную структуру и требуют регулярного обслуживания, автоматизация процесса их учета становится особенно актуальной.

Активы делятся на:

1. Материальные: в эту категорию входит физическая часть устройств, такие как компьютеры, серверы, принтеры, маршрутизаторы и другая оргтехника, которые требуют регулярного технического обслуживания и контроля состояния процессов.
2. Нематериальные: эта категория включают в себя программные лицензии, контракты, приложения и облачные сервисы. Эти активы, в отличие от материальных, часто самые сложны для учета, так как их стоимость может варьироваться в зависимости от условий лицензирования и подписки.

Кроме того, в рамках бизнес-учета можно включить и другие типы оборудования, такие как кассы, торговые аппараты, лабораторные приборы и даже офисные помещения.

Их общие признаки:

1. Набор характеристик: активы могут иметь уникальные параметры — серийные номера, штрихкоды, RFID-метки, а также типичные для разных типов устройств, например, производитель или модель ноутбука.
2. Связь с пользователями: учет того, за кем закреплены активы — будь то сотрудники, клиенты или ответственные лица.
3. Отслеживание изменений: гарантия, перемещения, смена, деятельность пользователя или местоположение, износ и списание.
4. Привязка к услугам и работам: регулярное обслуживание, ремонты и выезды на аварийные ситуации.

В идеале учет ИТ-активов удобнее всего вести в одной бизнес-системе service desk. Это позволяет хранить все данные и информацию об оборудовании, программном обеспечении и лицензиях в одном месте. Специальные справочники помогают навести порядок в time-management и детализировать работу с активами.

С помощью service desk можно решать несколько задач по управлению ИТ-активами:

1. вести учет владельцев и пользователей для упрощения в области инвентаризации;
2. организовывать закупки под нужды конкретных отделов или сотрудников;
3. управлять распределением ресурсов между различными отделами;
4. обновлять оборудование в срок задачи;
5. согласовывать ремонты и обслуживание с сохранением всей истории взаимодействий;
6. анализировать списанные активы и рассчитывать стоимость их использования.
7. Вести учет финансов предприятия.

ITAM: что это такое

ITAM (или управление ИТ-активами) — это процесс, который включает в себя управление всеми аспектами ИТ-ресурсов компании, начиная от управления ими и заканчивая утилизацией. Основной целью ITAM является обеспечение соответствия ИТ-ресурсов требованиям бизнеса и оптимизация затрат. С помощью систем, таких как IBPL и IAITAM, организации могут более эффективно отслеживать активы и принимать решения на основе данных о состоянии и использовании ресурсов.

Это также позволяет компаниям понять, чего именно им не хватает для достижения целей и каким образом можно изменить подходы к управлению активами для повышения эффективности. Таким образом, ITAM — ключ к успешному и рациональному управлению ИТ-инфраструктурой.

Подход к реализации учета ИТ-активов

Основываясь на опыте, рекомендуем начинать автоматизацию учета бизнес-активов постепенно, чтобы не усложнять процесс. Лучший подход — заранее понять цели, которые вы хотите достичь с помощью учета, расставить приоритеты и создать базу для дальнейшей работы.

Процесс управления активами можно разбить на три основные части.

Этап 1. Структурирование активов

В этой части нужно разобраться с основами:

1. Определите, что вы хотите внедрить и получить от этого.
2. Решите, какую информацию о них нужно настроить и поддерживать.
3. Поймите, каким будет их жизненный оборот.
4. Определите, с какими элементами они связываются — запросы, работники, департаменты, задачи и т. д.
5. Определите работников, которые будут создавать, а кто обновлять справочники, поддерживать данные актуальными.
6. Определить финансовые расходы.
7. Проверьте, какие возможности вашей системы автоматизации подходят для учета ИТ-активов, а что придется настроить для своих нужд.

В service desk можно подробно описать каждое сбережение, включая настройки, компоненты, инструкции, владельцев и пользователей. Система также позволяет группировать ИТ-активы по подразделениям и филиалам бизнеса.

Управление ИТ-активами в одном service desk позволяет поддерживать подходящую и согласованную информацию и другие данные об оборудовании, документах, соглашениях и других процедурах учета.

Этап 2. Наполнение и актуализация сведений по активам

В оцифровке сбережений есть определенное количество способов начать: вручную внедрить информацию и данные, использовать импорт или интегрировать систему с внешними решениями. Давайте подробнее рассмотрим каждый вариант.

Внедрение вручную: это решение подходит для организаций с небольшим числом активов. Данные можно легко внести в систему вручную, создавая их с нуля.

Импорт данных: если активы it-компании уже были учтены в другой системе или в формате, например, Excel, массовая загрузка — отличное решение. Перед импортом важно выстроить порядок данных и сопоставить поля из файла с атрибутами, которые обязательны для системы. Нужно также определить уникальный идентификатор, чтобы в будущем можно было без проблем обновлять данные. В ITSM 365 есть опция универсального импорта, позволяющая быстро загрузить различные типы сбережений из внешних источников.

Совмещение с другими системами: это самый трудный, но выполнимый способ. Основное — тщательно проработать план совмещения: обозначить процессы того, как будут обновляться данные, соотнести поля и прописать интеграцию.

В объединении нужно учитывать определенное количество моментов:

1. сотрудники должны изучить инструкцию обеих систем, чтобы понять цели и задачи работы;
2. в процессе внедрение данных можно столкнуться с рамками, избежать которые сложно;
3. вы должны понять, нужно объединять системы, ведь каждую требуется поддерживать в актуальном состоянии. Это может потребовать значительных усилий и времени, чтобы обеспечивать корректный обмен данными.

Взвешенный подход к оцифровке активов может помочь выбрать оптимальный способ, который упростит процесс управления ими и сократит трудозатраты.

Этап 3. Обработка, планирование и мониторинг активов

В последствии того, как база знаний ИТ-активов заполнена, для всех сбережений создается визуал со всей ведущей информацией.

В ней отображаются:

1. информация о активах;
2. стоимость;
3. связь с пользователями и владельцами;
4. ключевые даты;
5. статус (в использовании, в резерве, списан);
6. связанные объекты, такие как заявки или проблемы.

Также можно посмотреть историю обращений по всем активам: как часто происходили поломки, какие запросы делали пользователи и другие события.

Далее учет активов интегрируют в бизнес-процессы организации:

1. клиенты могут создавать запросы по активам, которые они используют, а работники сервисной службы взаимодействуют с нужной информацией;
2. в разделе отдела видно, какие активы числятся за ним, какие нуждаются в замене или обновлении, что помогает руководству планировать расходы на ИТ заранее;
3. работники, управляющие информацией, обеспечивают доступ в одном месте и могут своевременно обновлять их и менять статусы.

Масштабирование работы с активами

Когда организация успешно завершила все этапы, у нее открываются новые рамки для планирования управления активами, к которым относится:

1. учет расходников на складах, а также в рамках проектов и определенных ведущих заявок;
2. организация плановых закупок с автоматическими напоминаниями;
3. автоматизация процессов инвентаризации и учета затрат;
4. прикрепление it-активов к документам клиентов;
5. планирование регулярных работы.

Это помогает не только улучшить эффективность управления, навести порядок в time-management, но и получить повышенный уровень обслуживания клиентов на предприятии.

***

Подробности о процессах организации учета ИТ-активов или дополнительных объектов с помощью облачного решения читайте на сайте.

А интересные посты о системе и нашей команде можно почитать в нашем Telegram-канале.