Ключевой процесс адаптации: как улучшить онбординг в компании
Невовлеченность персонала, текучка кадров, увольнения в первые недели — все это последствия неправильного онбординга новичков. По данным Gallup, такой персонал обходится компаниям в среднем в $8,8 трлн в год. При этом только 12% сотрудников действительно довольны процессом адаптации в компании.
В этом материале разберем, как на самом деле должен проходить качественный онбординг, и как улучшить этот процесс.
Понятие онбординга
Онбординг в контексте HR — это процесс погружения нового сотрудника в корпоративную среду через изучение внутренних правил и взаимодействие с командой.
Главная цель онбординга — грамотно и плавно вовлечь нового специалиста в процессы компании.
Адаптация занимает от 60 дней до полугода — конкретная продолжительность зависит от масштаба организации и уровня должности.
Онбординг новых специалистов решает одни из важнейших задач в адаптации:
- Обеспечивает ясность в понимании обязанностей;
- Позволяет комфортно «влиться» в рабочую атмосферу;
- Организовывает знакомство с коллективом и внутренними процессами компании;
- Стимулирует рост продуктивности новичка;
- Позволяет построить долгие отношения с сотрудником;
- Экономит бюджет: удержать ценного специалиста дешевле, чем искать нового.
Онбординг vs адаптация: есть ли разница
По описанию выше может показаться, что эти два понятия — об одном и том же. Но если рассмотреть детальнее, между онбордингом и адаптацией все же есть различия.
Адаптация по природе своей естественна, будь то новая компания или общение с незнакомыми людьми. Каждый человек может сам освоиться в новом окружении: выстраивать общение с коллегами и планировать свое рабочее время. Однако такая свобода действий не всегда способствует достижению бизнес-целей..
Онбординг сотрудников проводится целенаправленно, как раз для реализации целей компании. Этот процесс помогает сделать адаптацию быстрее и проще.
Каким бывает онбординг
Существует пять ключевых видов онбординга:
1. Подготовка рабочего пространства. Компания предоставляет корпоративное оборудование: ноутбук или ПК. Сотрудник получает доступ к необходимым инструментам и программному обеспечению.
2. Передача дел по проектам. Новичок осваивает новую информацию — в устной форме или с помощью письменных инструкций. Как правило, обучают частями — так информация усваивается проще и сразу находит применение в работе над задачами.
3. Быстрый старт. Сотруднику дают небольшие задания с первых дней — это позволяет быстрее разобраться в трудовых обязательствах. Новичку в HR могут поручить проверить корректность данных в базе сотрудников или подготовить приветственные письма для новых коллег.
4. Адаптация в команде. Нового специалиста знакомят с коллегами и объясняют, кто и чем занимается. Обычно на этом этапе подключается наставник или куратор, чтобы проконтролировать процесс и вовремя оказать помощь.
5. Работа с перспективными кадрами. Компаниям выгодно сразу замечать талантливых сотрудников и поощрять их деятельность, поэтому с первых дней им доверяют участие в общих задачах. Например, если новичок владеет Excel на продвинутом уровне, его могут сразу подключить к подготовке отчетности и работе с внутренними метриками.
Как устроен онбординг
Пошагово он состоит из шести этапов:
1. Пребординг — предварительная адаптация. Новичку готовят рабочее место, документы и, если нужно, пропуска. Лучше всего — до выхода на работу. В рамках этого процесса также готовят инструкции и Q&A. Для удобства всю информацию предоставляют в таблицах и визуальных графиках.
2. План действий. Руководство предварительно определяет цели и задачи специалиста, но есть нюанс — важно не переборщить. Не стоит в первое время перегружать новичка работой, сложными проектами и капризными заказчиками. Желательно давать разноплановые задачи, чтобы сотрудник мог проявить свои навыки.
3. Помощь старшего коллеги. Наставничество помогает разобраться во внутренних процессах компании: опытный куратор может ответить на интересующие вопросы и направить знания специалиста в нужное русло.
4. Интеграция в коллектив. Важно, чтобы новый сотрудник понимал, как его команда выстраивает взаимодействие с другими подразделениями — например, с финансами, HR или IT-поддержкой. Для этого может использоваться единая внутренняя база знаний или интерактивная карта бизнес-процессов.
5. Фидбек и оценка всех сторон. На начальном этапе работы специалист по персоналу может проводить One-To-One коммуникации и выяснять, насколько обеим сторонам комфортно друг с другом работать. Полученная информация помогает скорректировать рабочие условия и задачи, чтобы повысить шанс на удачный найм.
6. Оценка эффективности. Через три месяца, когда новый сотрудник уже адаптировался, проводится оценка результатов вводного периода — Performance Review. Руководитель анализирует, как сотрудник проявил себя, какие навыки показал, справляется ли с поставленными задачами и готов ли брать на себя больше ответственности. Важно, чтобы такая оценка учитывала как сильные стороны, так и зоны для развития.
Способ автоматизации онбординга
Каждый этап онбординга персонала можно автоматизировать и облегчить жизнь компании. Самым удобным решением будут service desk системы — в них можно отправлять, фиксировать и отслеживать обращения. Также доступны маршрутизация заявок и аналитика.
Service desk система от ITSM 365 гибко подстраивается под задачи бизнеса. К примеру, после выхода нового сотрудника на работу HR может подать необходимые заявки в смежные отделы:
- В административно-хозяйственную службу — для оформления рабочего места и выдачи канцелярии;
- В ИТ-подразделение — для настройки рабочего ноутбука и доступа к нужным системам;
- В бухгалтерию — для подготовки документов и расчета ЗП.
Преимущество ITSM 365 — в четком контроле заявок: ни одна не остается без внимания. Руководитель и другие специалисты могут контролировать этапы прямо в системе и оперативно принимать необходимые меры.
Service desk помогает новичку быстрее адаптироваться к новой работе. Благодаря встроенным сценариям можно настраивать автоматическую отправку статей и инструкций из базы знаний — они будут поступать сотруднику в нужной последовательности.
Если сотруднику понадобятся дополнительные ресурсы — например, оборудование или доступ к системам, — ему не придется выяснять, к кому обращаться. Достаточно оставить заявку в системе: service desk сам распределит задачу между исполнителями и отразит ее статус. Это сделает процесс онбординга прозрачным, управляемым и удобным как для новичка, так и для компании.
Итог
Грамотно выстроенный онбординг решает множество важных задач. Он помогает удерживать талантливых специалистов, повышать уровень вовлеченности и лояльности сотрудников, а также ускоряет знакомство новичков с корпоративной культурой.
В перспективе онбординг снижает затраты на подбор, сокращает текучесть кадров и делает процесс адаптации более устойчивым. С использованием единой системы автоматизации все этапы проходят быстрее и с меньшими ресурсными затратами.
Подробнее про наши инструменты читайте в блоге.
А узнать об обновлениях, вы можете в телеграм-канале.
