Размещение в облаке

Облачные сервисы обеспечивают доступ к данным из любой точки мира. Это удобно для компаний с филиалами или удаленными сотрудниками. Однако такой подход несет риск утечки данных или несанкционированного доступа, а также требует дополнительной организации архива кадровых документов.

Важно! Согласий на обработку персональных данных уже нужно два — одно для работодателя-оператора, а другое — для облачного провайдера.

На что обратить внимание при выборе облачного КЭДО:

• методы шифрования данных;
• способы аутентификации (есть ли двухфакторная авторизация);
  
• резервное копирование данных и логирование процессов;
  
• местоположение и безопасность дата-центров (по закону сервера должны находиться только в России);
  
• проводился ли независимый аудит безопасности системы КЭДО;
  

У разных пользователей системы КЭДО должны быть разные права доступа к информации. Как правило, права зависят от роли в системе:

— Сотрудник — видит свои документы и персональные данные, может создавать некоторые виды кадровых электронных документов и отправлять их на согласование;

— Руководитель — к стандартным правам сотрудника здесь уже добавляется возможность согласовывать некоторые документы подчиненных;

— Кадровик — может создавать любые документы и работать с ними, обычно видит персональные данные всех сотрудников;

— Администратор — управляет правами всех остальных пользователей системы КЭДО, может отслеживать действия сотрудников, кадровиков и руководителей.

Кроме настройки прав доступа, безопасная система КЭДО должна логировать процессы — отслеживать каждый шаг пользователей и уведомлять администратора о попытках доступа к чувствительным данным.

Электронные подписи

В соответствии с законодательством, подписывать электронные документы можно тремя видами электронных подписей.

Простая электронная подпись (ПЭП)

Имеет юридическую силу?

Только в случае, когда одновременно:

— между работодателем и сотрудником заключено соглашение о взаимном признании ЭП,

— порядок работы с ЭП закреплен в ЛНА.

Что можно подписать?

Ограниченный круг документов, типа объяснительной записки. Для стандартных кадровых документов обычно не используется из-за своей ненадежности. Нельзя подписывать документы, связанные с Гостайной.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Имеет юридическую силу?

Только в случае, когда одновременно:

— между работодателем и сотрудником заключено соглашение о взаимном признании ЭП,

— порядок работы с ЭП закреплен в ЛНА.

Что можно подписать?

Ограниченный круг документов, типа объяснительной записки. Для стандартных кадровых документов обычно не используется из-за своей ненадежности. Нельзя подписывать документы, связанные с Гостайной.

Сотрудники могут подписывать НЭП любые кадровые документы. Представитель работодателя не может подписывать НЭП:

— трудовой и ученический договоры;

— договор на получение образования;

— договор о материальной ответственности;

— приказ о дисциплинарном взыскании.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Имеет юридическую силу?

Да, без дополнительных согласований.

Что можно подписать?

И сотрудник, и работодатель могут подписывать КЭП любые электронные документы.

Система кадрового электронного документооборота должна уметь работать с любыми подписями, при этом постоянно проверяя срок их действия. Удобно, если в сервис сразу встроен выпуск НЭП и сотрудник может выпустить подпись за несколько минут.

Регулярный аудит

Чтобы снизить риск утечки данных, компании стоит позаботиться о регулярном аудите работы в системе КЭДО. Обычно этим занимаются специалисты по информационной безопасности.

Вот что стоит периодически проверять:

— надежность паролей пользователей;

— актуальность списка пользователей с расширенными правами;

— настройки уведомлений администраторов о сомнительных действиях в системе.