Виды электронного документооборота

Перед тем, как перейти к реальным возражениям, которые мы регулярно слышим от представителей МСБ, пробежимся по теории и вспомним, что же это вообще такое — электронный документооборот.

Электронный документооборот (ЭДО) — цифровой аналог классического делопроизводства на бумаге, включающий в себя процесс создания, согласования и подписания бизнес-документов. Электронный документооборот ведут в СЭД.

Система электронного документооборота (СЭД) — специальная программа, в которой сотрудники согласовывают и подписывают электронные документы, ставят задачи и контролируют их исполнение. Многие СЭД легко интегрируются с офисными приложениями, после чего пользователь может сразу же и создавать документы.

ЭДО бывает внутренним и внешним:

— Внешний электронный документооборот компании используют для взаимодействия с контрагентами, клиентами, госорганами.

— Внутренний документооборот ограничивается внутренними операциями компании и не выходит за ее границы. Участники такого ЭДО — сотрудники разных отделов.

Внутренний электронный документооборот, в свою очередь, делится на несколько подвидов в зависимости от особенностей документов.

Виды внутреннего электронного документооборота

• Управленческий

ЛНА, приказы, распоряжения, служебные записки

• Кадровый

Приказы по личному составу, трудовые договоры, заявления на отпуск или увольнение

• Бухгалтерский

Акты, счета-фактуры, УПД и другие бухгалтерские документы

• Складской

Учетные регистры, приходно-расходные документы, сопровождающие движение товаров и материалов на складе

Крупный бизнес уже давно перешел на электронный внутренний документооборот, а вот компании МСБ к нему относятся с предубеждениями: «все СЭД слишком дорогие и не по карману предпринимателям», «в малом бизнесе и документов мало» и так далее. Однако, на самом деле, многие из этих мифов не соответствуют действительности.

Электронный документооборот не только для корпораций

Существует мнение, что работа в СЭД — это привилегия крупных компаний с тысячами сотрудников. Но внутренний ЭДО может значительно упростить жизнь и малому бизнесу.

Проекты небольшие, но документов по ним много

Представьте небольшую строительную компанию, которая одновременно ведет несколько объектов. Каждый проект сопровождается десятками, а то и сотнями документов: чертежи, договоры, акты. СЭД позволяет систематизировать все документы по проектам, обеспечивая легкий доступ и быстрый поиск — это снижает риск потери документов и упрощает контроль выполнения задач. Кроме того, СЭД позволяет централизовать хранение документов, что особенно важно для компаний, у которых нет физической возможности содержать большой архив бумажных документов.

Участие в госзакупках и тендерах

Для участия в тендерах и госзакупках нужно каждый раз готовить большое количество документов и следить за их актуальностью. Например, малый бизнес, занимающийся поставкой офисной техники, должен регулярно подавать заявки, включающие коммерческие предложения, сертификаты, лицензии. СЭД помогает автоматизировать подготовку таких заявок.

Сотрудники на удаленке

В современном мире удаленная работа стала нормой. Например, в небольшой ИТ-компании могут работать сотрудники из разных городов и даже стран, в этом случае СЭД обеспечивает доступ к документам из любой точки мира: все сотрудники работают с актуальными данными и вносят изменения в документы в режиме реального времени. Для малых компаний, у которых нет больших офисных пространств, такой формат взаимодействия подходит на все 100%.

Ответственного часто нет на месте

В небольших компаниях ключевые решения нередко зависят от одного человека — руководителя, который может быть занят или находиться в командировке. СЭД позволяет согласовывать документы онлайн, без привязки к месту и времени. Например, руководитель строительной компании может утвердить проектную документацию со смартфона, находясь на объекте.

В результате, компания быстрее реагирует на изменения и требования клиентов.

СЭД оптимизирует работу сотрудников

Плюсы работы в СЭД для руководителей понятны, а вот рядовые сотрудники компаний МСБ к новым системам относятся с недоверием — вдруг только работы от них прибавится? Но на самом деле все как раз наоборот.

В небольшом бизнесе с ограниченным штатом один исполнитель может быть занят в нескольких процессах, отсюда высок риск совершить ошибку в документе или забыть про что-то важное. СЭД помогает разнести потоки документов разных процессов, а также напоминает об истекающем сроке. Да и искать документ в системе намного проще, чем копаться в куче файлов и папок.

Внедрить СЭД может любая компания

Многие предприниматели опасаются, что внедрение СЭД — длительный и сложный процесс. Это еще один миф. Современные СЭД разработаны с учетом потребностей малого и среднего бизнеса, существуют даже облачные решения, которые можно начать работать практически сразу. Более того, вендоры СЭД часто предлагают обучение и поддержку, что делает переход на новую систему максимально плавным и безболезненным.

Бумажный документооборот дороже электронного

На первый взгляд, кажется, что внедрение СЭД — это дорогое удовольствие, особенно для малого бизнеса. Но если посчитать все затраты на бумагу, принтеры, картриджи и место для хранения документов, добавить сюда время сотрудников на поиск и пересылку документов, то становится ясно — бумажный документооборот тоже обходится недешево.

Компания, перешедшая на электронный документооборот, должна ежегодно покупать лицензии на работу в СЭД, но некоторые вендоры предлагают более выгодный вариант — бессрочные лицензии. В долгосрочной перспективе они обходятся дешевле временных.

А еще можно перевести в электронный вид не только управленческие документы, но и кадровые — комбо двух систем позволяет сэкономить до 800 000 ₽.

Вместо заключения

Можно с уверенностью сказать, что СЭД подходит не только крупным корпорациям, но и компаниям МСБ:

— такие системы упрощают работу, снижают затраты и повышают эффективность работы сотрудников;

— современные системы электронного документооборота легко внедрять и работать в них;

— в долгосрочной перспективе это вложение, которое окупается благодаря экономии ресурсов и времени;

— упрощение документооборота, повышение прозрачности и контроль за процессами делают СЭД незаменимым инструментом для бизнеса любого размера.