Отчетность ИП на УСН в 2025 году: что и когда сдавать

На упрощенке предприниматели сдают декларацию и в течение года ведут КУДиР. Но это не вся отчетность, если ИП нанимает сотрудников. МБК рассказывает, что сдавать, чтобы избежать штрафов и блокировки счета.

Основная отчетность для ИП на УСН

Годовая декларация

Это основной отчет для ИП на упрощенке, который сдают раз в год. В форме отражают, сколько заработали и потратили за прошедший налоговый период.

Декларацию сдают все предприниматели, даже если не вели бизнес весь год, не получали доходов или работали по патенту, но совмещали с УСН. В этих случаях предоставляется нулевая декларация — с прочерками в графах дохода и налога.

Книга учета доходов и расходов (КУДиР)

В течение года предприниматели ведут КУДиР, чтобы фиксировать поступления и платежи, а в конце года правильно рассчитать налог. Книгу не сдают вместе с декларацией. Если у налоговой возникнут вопросы после камеральной проверки, инспекторы запросят ее для уточнений.

Правила заполнения:

1. Все по хронологии. Каждый платеж — по дате, по документам: чекам, актам, накладным.
2. Учет по кассовому методу. Сначала деньги получили или потратили, потом записали.
3. Суммы только в рублях, округление до целого.

КУДиР нужно хранить минимум 5 лет. Даже если закроете бизнес, выбрасывать книгу нельзя до истечения срока.

Дополнительная отчетность для ИП на УСН

6-НДФЛ и расчет по страховым взносам

Это основные формы для предпринимателей, которые в течение квартала платили физлицам — сотрудникам или подрядчикам по договорам ГПХ.

В 6-НДФЛ отражают сколько заплатили физлицам, удержали НДФЛ и перечислили в бюджет. В расчете по страховым взносам (РСВ) отражают начисленные и перечисленные государству страховые взносы за персонал и сторонних исполнителей.

Если не рассчитывались с персоналом, отчеты сдавать не нужно. Но если была хотя бы одна выплата с начала года и уже подавали формы, в следующих кварталах отчитываетесь. Потому что 6-НДФЛ и РСВ заполняют накопленным итогом с начала года.

Персонифицированные сведения (ПСФ)

Небольшой отчет, в котором ИП указывают личные данные и выплаченные суммы за персонал.

ЕФС-1

Это единый отчет, который сдают в Социальный фонд России (СФР). В зависимости от ситуации ИП заполняют и отправляют разные разделы. Всего в форме два раздела. В первом приводят сведения о трудовой деятельности, стаже и пенсионных взносах. Второй сделан для отражения взносов на травматизм.

Уведомление об исчисленных налогах и взносах

Каждый налог и взносы платить отдельно не нужно. У предпринимателей открыты единые налоговые счета (ЕНС), с которых налоговая самостоятельно распределяет средства по нужным фондам.

Например, по итогам мая ИП посчитал: 17 000 ₽ — страховые взносы, 3200 ₽ — НДФЛ. Ближе к сроку уплаты предприниматель пополняет ЕНС на 20 200 ₽, после чего налоговая распределяет средства.

Проблема в том, что без квартальных отчетов налоговая не знает, что и на какие цели распределять. Поэтому придумали уведомление об исчисленных налогах и взносах, которое сдают внутри квартала. В форме указывают, какие суммы и на что распределить в этом месяце.

ИП подаст уведомление, в котором укажет, что 17 000 ₽ списать на страховые взносы, а 3200 ₽ — на НДФЛ.

Штрафы за несдачу отчетности

За нарушение сроков сдачи годовой декларации или расчета по страховым взносам штрафуют на 5% от исчисленной суммы за каждый полный и неполный месяц просрочки. Например, если за квартал за сотрудников должны заплатить взносы на 30 000 ₽, за опоздание на 7 дней придется заплатить 1500 ₽. При этом штраф не может быть менее 1000 ₽ и более 30%. По 6-НДФЛ такие же правила, но выписывают по 1000 ₽.

Если налоговая запросит у ИП книгу учета доходов и расходов, а ее не окажется, выпишут штраф 10 000-30 000 ₽. За ошибки тоже предусмотрена ответственность, если они привели к занижению налоговой базы. Придется заплатить 20% от недоимки, но не менее 40 000 ₽.

Штраф за опоздание с ЕФС-1 зависит от раздела. Если было кадровое мероприятие и нужно было сдать подраздел 1.1, выпишут штраф на 300–500 ₽ за каждого работника. За просрочку подраздела 1.2 такие же правила, но сумма фиксированная — 500 ₽.

Если опоздаете со вторым разделом, оштрафуют, как с декларацией и РСВ: на 5% от исчисленной суммы за каждый полный и неполный месяц просрочки.

По персонифицированным сведениям штрафуют на 200 ₽ за каждого сотрудника или исполнителя по договору ГПХ. Например, если в штате 10 сотрудников, за опоздание заплатите 2000 ₽.

С 11 дня просрочки налоговая имеет право заблокировать расчетные счета. Вы не сможете рассчитываться с поставщиками, снимать деньги и выполнять другие операции. Ограничения снимут на следующий рабочий день после предоставления отчета или декларации.

Больше статей в блоге МБК.