Персонифицированные сведения о физических лицах с 2023 года: кому и как заполнять
Общая информация о новом отчёте.
Федеральная налоговая служба утвердила бланк нового ежемесячного отчета, который заменит старую форму СЗВ-М. Бланк значительно отличается от упраздненного пенсионного отчета. Налоговики его дополнили сведениями о заработке застрахованных лиц.
Его форма, формат и порядок заполнения утверждены приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Номер по КНД — 1151162.
Если СЗВ-М сдавали в ПФР, то «Персонифицированные сведения о физических лицах» нужно будет отправлять в налоговую инспекцию.
Важно! Форма персонифицированных сведений — это сокращенный раздел 3 расчета по страховым взносам, который страхователи теперь будут сдавать ежемесячно.
Бесплатно сдать отчетность во все контролирующие органы через оператора ЭДО.
Кто должен и в какие сроки представлять новый отчет.
Сдавать персонифицированные сведения должны плательщики страховых взносов, производящие выплаты и иные вознаграждения физлицам:
- организации, в том числе иностранные, которые работают в России, и их обособленные подразделения;
- предприниматели;
- адвокаты, частные детективы, нотариусы и другие специалисты частной практики;
- главы КФХ;. физлица без статуса ИП.
В отчете нужно будет показывать персональные данные всех застрахованных лиц и суммы выплат, начисленные в пользу каждого из них в отчетном месяце.
В отчет включают следующих физлиц:
- сотрудники по трудовым договорам;
- исполнители по гражданско-правовым договорам на оказание услуг, выполнение работ;
- исполнители по договорам авторского заказа;
- авторы произведений по договорам об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности.
Если ИП не выплачивает доходы другим физлицам, отчет можно не сдавать.
Включить человека в отчет нужно, даже если в отчетном периоде в его пользу не начисляли выплаты и вознаграждения. В этом случае строка 070 в электронном отчете остается пустой, а в бумажном заполняется прочерком.
Срок — до 25-го числа месяца, который идёт после отчётного. Первый отчётный период — январь 2023 года, а значит, первый отчёт с учётом переноса с выходного дня нужно сдать до 27 февраля 2023 года.
Тем, кто применяет экспериментальный налоговый режим АУСН, новый отчёт сдавать не нужно.
На бумаге можно отчитываться, только если застрахованных лиц не больше 10. Если работников 11 и больше, отчёт по персонифицированным сведениям сдают только в электронном виде.
Прежний ежеквартальный расчёт по страховым взносам (РСВ) тоже остаётся, но сдавать его нужно будет по новой форме начиная с отчётности за первый квартал 2023 года. Расчёт за 2022 год нужно сдавать по старой форме.
Как заполнить отчёт «Персонифицированные сведения о физических лицах».
Форма состоит из титульного листа с данными работодателя и листа с персональными данными физлиц и начисленными суммами.
Если нужно отправить уточнённый отчёт, это можно сделать до того, как сдадите расчёт по страховым взносам (РСВ) за соответствующий период. Например, поправить данные за январь 2023 года можно до сдачи РСВ за первый квартал 2023 года. В уточнённые отчёты включают только сотрудников, информацию по которым нужно изменить.
Общие правила заполнения персонифицированных сведений:
- Все страницы, начиная с титульного листа, должны иметь сквозную нумерацию в формате «001», «002», «003» и т. д.
- В каждом знакоместе можно указать только одну цифру или знак.
- Если заполняете форму на компьютере, используйте только шрифт Courier New высотой 16−18 пунктов.
- Суммы заполняйте в рублях и копейках. Отрицательные значения не допускаются.
- Не используйте двустороннюю печать и не скрепляйте листы степлером.
- Если заполняете отчёт на бумаге вручную, пишите заглавными печатными буквами, ставьте прочерки в незаполненных полях и используйте ручку только чёрного, синего или фиолетового цвета. Корректирующие средства использовать нельзя.
Рассчитать зарплату с учетом всех местных и региональных коэффициентов с надбавками.
Титульный лист.
Укажите ИНН и КПП в соответствии с учредительными документами. ИП не заполняют поле с КПП, а указывают в поле ниже свой номер ОГРНИП, узнать его можно на сайте ФНС, раздел «Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП».
Номер корректировки — «0» при первичном отчёте. Далее по порядку в зависимости от числа корректировок «1», «2» и т. д.
Период, за который представляются сведения, заполните в соответствии с кодами. В обычных ежемесячных отчётах это будут цифры от «01» до «12» в зависимости от месяца, за который отчитываетесь. Отдельные коды предусмотрены для случаев, когда отчёт сдают при реорганизации, ликвидации, снятии с учёта.
Код налогового органа можно узнать на сайте ФНС, в разделе «Определение реквизитов».
Например, если ИП отчитывается по месту жительства, нужно указать код «120».
Наименование организации или ФИО ИП укажите как в учредительных документах или паспорте.
Ниже укажите номер контактного телефона, количество страниц отчёта и приложений, ФИО руководителя организации или ИП.
Простой автоматизированный сервис для руководителя, бухгалтера и владельца компании.
Персональные данные физических лиц и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу.
В этом разделе нужно заполнить отдельный блок с полями 010−070 со сведениями по каждому застрахованному лицу, которые работают у вас по трудовым или гражданско-правовым договорам.
Строку 010 заполняйте только в корректировочных отчётах, если нужно отменить сведения по физлицу, которые были указаны в строках 020−060 предыдущего отчёта: ИНН, СНИЛС, фамилия, имя, отчество. В таком случае в этой строке проставьте признак отмены «1», а в строке 070 — прочерк.
Если одновременно с отменой неправильных персонифицированных сведений нужно отправить правильные, дополнительно заполните новый блок с данными в строках 020−070.
Если исправить нужно не данные сотрудника, а сумму, строку 010 в уточнённых сведениях заполнять не нужно. В этом случае нужно заполнить блок строк 020−070.
В строке 020 укажите ИНН физлица, если есть.
В строке 030 укажите СНИЛС физического лица.
В строки 040, 050 и 060 впишите фамилию, имя и отчество физлица в соответствии с паспортом.
В строке 070 укажите сумму выплат и других вознаграждений, которые начислены за отчётный месяц физическому лицу.
В отчёт нужно включить и тех физлиц, которым в отчётном месяце ничего не начисляли, но с ними есть действующие договоры:
- трудовые;
- гражданско-правовые на работы или услуги;
- авторского заказа;
- об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности;
- издательские лицензионные;
- лицензионные о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности.
В строке 070 при этом будет стоять «0».
Система подготовит платёжки на зарплату, налоги и взносы за сотрудников.