Алексей Сидоров
Как привести в порядок вашу CRM и подготовить её к аналитике
Вступление от mybi connect.
Привет! С начала нашей деятельности мы уделяем особое внимание правильному сбору и обработке данных. Написали много статей и о том, как получить их из API, как они распределяются в таблицах БД и как их использовать далее. Но не менее важным этапом для качественной аналитики является именно правильная организация исходных данных. Любая аналитическая система подчиняется правилу «мусор на входе — мусор на выходе» (Garbage in — Garbage out). Это означает, что даже самый совершенный алгоритм не сможет выдать достоверные результаты, если исходные данные будут некорректными. Мы уже обсуждали эту тему в обширной публикации семь лет назад, и, судя по всему, она не теряет своей актуальности и сейчас.
Наш партнер Роман, специалист по внедрению аналитики с использованием выгрузок из mybi connect, подготовил для вас новую статью о том, какие простейшие действия необходимо сделать в CRM, чтобы аналитика была более качественной. Привет! Меня зовут Роман Вельдяксов, я помогаю руководителям тратить меньше времени на рутину, чтобы заниматься важными задачами. Одним из наиболее утомительных аспектов повседневной работы является постоянная проверка CRM: изучение карточек сделок, выявление причин неудач, а также анализ звонков и задач. Вся эта работа направлена на получение данных, необходимых для обоснованных решений. Я думаю, дальше перечислять смысла нет — слишком много времени и усилий уходит на сбор информации для анализа и принятия решенияИ это только один менеджер, а сколько нужно сделать действий, чтобы сравнить всех менеджеров и найти точки роста? Именно поэтому я предлагаю использовать дашборды — они позволяют сразу видеть нужные показатели и не тратить время на фильтрацию. С их помощью можно получить обобщенный обзор ситуации и оперативно принимать решения. Если появляется вопрос по конкретной сделке — вы переходите в карточку сразу из дашборда. На первый взгляд, создание дашборда кажется отличным решением, но есть нюанс, тот самый принцип: хаос на входе — хаос на выходе. Если CRM ведется беспорядочно, дашборд вам не поможет — он просто покажет неточные или бессмысленные данные. Перед запуском любого дашборда я всегда провожу ревизию CRM. В этой статье поделюсь опытом — с чего начать и как подготовить систему к аналитике. Чем раньше вы наведёте порядок, тем лучше. Если у вас уже тысячи сделок, оформленных «как попало», и каждый месяц добавляются сотни новых, — вы сами себе мешаете построить аналитику. Ключевым этапом является аудит CRM, включающий проверку таких элементов, как воронки продаж, карточки сделок и лидов, а также данные о контактах и компаниях. Только после того, как эти компоненты приведены в порядок, можно переходить к построению информационного дашборда. Основные рекомендации по воронкам и карточкам сделков/лидов Аналогичные рекомендации можно применить и к другим сущностям, которые используются в CRM: контакты, задачи, товары. Комментарий mybi connect: Стоит отметить, что разового аудита часто бывает недостаточно и, если принципы настройки и ведения CRM не зафиксированы в качестве процесса или набора правил, то с течением времени и сотрудников в отделе продаж — даже «идеальная» CRM придет в беспорядок. Далее пройдем по частным рекомендациям и их влиянию на наш дашборд. В комментарии менеджер может записывать особенности клиента, текущий статус переговоров, напоминание. Комментарии помогут руководителю понять что происходит со сделкой, а новому сотруднику быстрее подхватить работу. Чем полезно для аналитики: в дашборде можно будет видеть, сколько сделок без комментариев у каждого менеджера. Когда клиентов много, можно легко забыть с кем-то из них связаться и упустить заказ. Поэтому в каждой сделке нужна задача (или следующий шаг, который мы планируем по этой сделке). Это может быть: Чем полезно для аналитики: вы сможете видеть количество просроченных задач у сотрудников, и «подвисших» сделок без задач. Кроме того, открывается широкое поле для анализа времени и скорости выполнения задач менеджерами. У вас есть поля в карточке сделки, которые менеджеры должны заполнять, но они их не заполняют (город, тип клиента, бюджет). Менеджеры не видят в этом большой пользы для своей работы, но для аналитика это возможность рассмотреть все показатели в разрезе данного поля.Например, город. Было бы вам полезно знать, из каких городов у вас больше всего заявок и продаж? Думаю, да. Обладая такими сведениями, можно оптимизировать рекламные кампании, приостанавливая показы в тех городах, где продажи минимальны. Но если менеджеры заполняют поле «город» через раз, то никакой статистики вы не увидите.Решение — сделать обязательным заполнение нужных полей. CRM не даст менеджеру сохранить сделку, пока он не заполнит нужное поле.Чем полезно для аналитики: вы будете видеть данные в нужных вам разрезах Когда поля заполняются вручную, появляются варианты: «москва», «Мск», «Масква». Замените ручной ввод на выпадающие списки. Так вы сократите количество ошибок.Если у вы используете поле «Бюджет» и он пока не определен, сделайте список из вариантов «от ... до ... » Помимо того, что вы сможете прослушивать диалоги менеджера в сделке, вы сможете увидеть в дашборде — сколько пропущенных звонков у менеджера, сколько в среднем менеджер разговаривает на исходящих и входящих звонках. Особенно это полезно для компаний, у которых есть колл-центр или менеджеры работают на холодных исходящих звонкахВы ожидаете, что менеджер весь день говорит по телефону, а по аналитике его время диалогов — 1,5 часа в день. Зато у другого менеджера — 4,5 часа. Сразу появляется повод для управленческих решений. Названия этапов в совершенном виде Зафиксируем, чтобы дашборд помог вам принимать управленческие решения, данные в CRM должны быть верные, логичные и без ошибок.Начните с этих 7 пунктов и вы увидите насколько проще станет управлять продажами в вашей компании. Если вы хотите внедрить дашборд или навести порядок в CRM, напишите, буду рад помочь. Комментарий mybi connect. После корректной настройки и ведения CRM следующий шаг аналитика для построения дашбордов — корректный сбор данных в БД, к которой будет обращаться дашборд. В этом процессе тоже есть тонкости и подводные камни, этому мы посвятим нашу следующую статью, оставайтесь на связи!
Что важно настроить в CRM перед созданием дашборда
Заключение
