Пример создания корпоративной базы знаний с помощью ntile.app

Преимущества такой платформы исходят из ее целей, а именно:

1. Клиентская поддержка.
2. Инструмент для обучения персонала.
3. Ответы на самые часто задаваемые вопросы.
4. Организация совместной работы.
5. Организация и хранение корпоративной информации.

Стоит отметить, что для многих компаний проблемой является не только внедрение, но и обслуживание такой базы. Ведь через несколько месяцев такая площадка превращается в информационную свалку, где хранятся ссылки на когда-то полезные ресурсы, направления развития компании, шаблоны документов,устаревшие инструкции, неактуальные планы и т.д.

Чтобы решить данную проблему и организовать эффективную базу знаний в кратчайшие сроки, вы можете использовать эффективный шаблон в сервисе ntile.

Пример корпоративной базы знаний на платформе ntile.app

Шаблон готовой базы знаний вы можете найти в магазине по ссылке:

https://b.ntile.app/kb

Первым этапом является составление базовой структуры вашей базы. Типичная структура обычно отражает все актуальные страницы, которые содержат важную внутреннюю информацию. Обычно это:

1. Главная страница
2. Список продуктов и услуг, которые предлагает компания
3. Список сотрудников
4. Используемые сервисы, регламенты работы и инструменты для сотрудников. В подкатегории можно добавить полезные видео или инструкции.
5. Шаблоны типовых документов для заполнения.
6. Список часто задаваемых вопросов.
7. Раздел корпоративной библиотеки, а также курсов, которые могут повысить компетенцию работников.
8. Архив.

Отдельно можно добавить список компаний-контрагентов, а также раздел для обучения персонала. В нашем шаблоне эту функцию выполняют страницы “Сервисы и регламенты”, а также “Корпоративная библиотека” и “Полезные курсы”.

Реализация эффективной структуры

1. На главной странице мы добавляем историю, стратегию развития, приоритетные направления и всю остальную информацию, которая отражает политику компании. Далее идут три страницы, связанные между собой:

2. Услуги и продукты компании. Здесь указываются приоритетные направления, инструменты, которые задействуются в разработке, а также список сотрудников, которые вовлечены в процесс.

В столбце “Задействованы” и “Инструменты” мы можем добавлять сотрудников, которые работают над проектом, и используемые инструменты. В таблице отображаются все актуальные продукты.

Если же какой-либо продукт больше не является приоритетным, мы меняем его статус на “Неактуальное направление”. После этого он перемещается в соответствующую папку в архив.

В разделе “Описание шаблона” подробно описывается, как реализовать взаимосвязь между страницами, а также организовать выборку в зависимости от индивидуальных предпочтений.

3. Список сотрудников. Персонал, текущий статус (В штате, ушел, в отпуске, на больничном), должность, в каких проектах задействован. Как только мы меняем статус на “Ушел”, анкета перемещается в архив.

Также, мы можем выбрать в каких проектах задействован работник в соответствующем столбце. При этом в таблице “Услуги и продукты компании” под каждым продуктом будет отображаться имя сотрудника, который работает над проектом.

4. Сервисы и регламенты. Тут указываются все полезные инструменты, ссылки на интересные статьи и видео уроки. При необходимости мы можем прикрепить любой инструмент к соответствующему проекту через столбик “Услуги и продукты компании”.

Благодаря этому каждый сотрудник, который работает, например, над Android приложением будет знать, какие инструменты помогут в его работе и какие технологии ему следует изучить.

5. Шаблоны документов. В этой таблице мы добавляем название документа, а внутри прикрепляем соответствующий файл и описание. Если шаблон становится устаревшим, мы меняем его статус и добавляем в архив.

6. F.A.Q. Список вопросов, которые могут заинтересовать сотрудников или клиентов, а также указание авторства. Если мы снимаем галочку с поля “К прочтению”, вопрос перемещается в архивную папку и больше не отображается в таблице.

7. Корпоративная библиотека. Если изменить статус книги на “В архиве”, она автоматически исчезает из списка и переходит в архивный раздел. Также если сотрудник взял книгу, то это можно отобразить в соответствующей графе. И когда мы смотрим на таблицу “Список сотрудников”, то увидим кто именно и какую книгу взял в текущий момент времени.

На архивном разделе основана концепция данной базы знаний. Вся ненужная информация хранится именно здесь. Это позволяет держать разделы чистыми от ненужных файлов, проектов, анкет сотрудников, книг и т.д.

Часто бывает, что информация уже неактуальна, но удалять ее нельзя, так как она может быть полезна в будущем. Именно для этого предназначен архив. При этом вы всегда можете следить за этим разделом и удалять, либо же восстанавливать любую информацию. Данную концепцию можно сравнить с принципом “Корзины” в операционной системе.

Но самым главным преимуществом является простота администрирования и внедрения данной базы знаний. Вы можете настраивать связи между разделами, добавлять новые выборки или редактировать текущие на основе готового примера. Фактически, этот шаблон совмещает в себе элементы CRM-системы, CMS и даже HRM.