Как выстроить эффективную систему управления организацией?
В вопросе о построении нашей собственной системы управления мы решили опереться только на свой опыт без копипаста и рерайта, чтобы поделиться опытом своей компании и нашим мнением насчет множества советов от интернет-гуру.
1. УЧИТЕСЬ У ЛУЧШИХ
Можно «протоптать» свой уникальный путь к успешной компании, но мы бы советовали экономить время и ресурсы. Перераспределите их в пользу изучения опыта других игроков рынка и не стесняйтесь учиться. Жизненно необходимо не распылить средства среди многих консалтинговых компаний и индивидуальных коучей. Выбирайте внимательно с опорой на рекомендации, честные отзывы, информацию об опыте выбранного эксперта.
Что еще вам поможет в обучении:
Корпоративная библиотека с книгами в разных форматах и на разные темы.
Периодические тренинги для сотрудников от приглашенных специалистов.
Внутренняя система наставничества — передачи опыта от мастеров начинающим.
Система обучения и развития персонала. 2. СОЗДАЙТЕ ПОНЯТНЫЕ ДЛЯ ВСЕХ «ПРАВИЛА ИГРЫ» Когда вы выбрали концепцию и эффективную систему управления для своего бизнеса, при помощи внешних консультантов или самостоятельно его отстроили, не забудьте зафиксировать все правила в письменном виде. Ваши «правила игры» не должны передаваться из уст в уста, меняясь по ходу передачи. Они должны быть простыми, понятными и завизированными на высшем уровне. Тогда вы сможете предоставлять доступ к ним для всех и апеллировать к конкретным документам при необходимости. Это устойчивая и эффективная система управления в своей основе. Особенно важными правила игры остаются в коммуникациях. Чтобы упредить (или победить) хаос, важно создать для сотрудников комфортную среду общения. С правил коммуникации начинается порядок в компании. Что поможет вам: Система внутренних документов. Общее место для хранения информации с доступом у каждого сотрудника. Вводные курсы для новичков по передаче им «правил игры». 3. ИСПОЛЬЗУЙТЕ СОВРЕМЕННОЕ И УДОБНОЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ В погоне за скоростью и эффективностью мы не боимся пробовать новое программное обеспечение. Например, для внутренней коммуникации пользуемся Битрикс 24, учет товара ведем в ERP, в 2021 году занялись внедрением системы автозаказа на складах компании. Зачем мы это делаем? Это обеспечивает нашей компании скорость реакции. На поверку это же защитило нас от множества «ковидных» потрясений, организации удаленной работы сотрудников на время локдауна или обеспечения удаленного доступа к документам на сервере в кратчайшие сроки. Что поможет вам: Рекомендации коллег о личном опыте использования ПО. Готовность двигаться и меняться. Понимание того, что мы живем в неустойчивом и очень скоростном мире. 4. БУДЬТЕ ТВЕРДЫМИ В ПРИНЯТЫХ РЕШЕНИЯХ Чем тверже вы на этапе внедрения, тем надежнее эффективная система управления и тем легче поддерживать ее работоспособное состояние в дальнейшем. Будьте готовы отстаивать, настаивать и обучать своих сотрудников работе по-новому. И осознайте, что опыт у всех разный и, возможно, кто-то вообще не готов принять и использовать ваш опыт и наработки. Если вы отступаете от своих же «правил игры», они становятся историей и вскоре отправляются в глубокий архив. На их место приходят другие правила, причем, в большом количестве, что значит хаос. Но при всей непреклонности важно сохранить слух. Вы будете получать прямую или косвенную обратную связь, причем, не всегда она будет неправильной, скорее всего, у ваших сотрудников будут появляться и хорошие идеи. Учитесь вычленять из отзывов главное и стремитесь к совершенствованию управленческой структуры бизнеса. Что поможет вам: Банк идей, куда смело может внести лепту каждый. Право вносить предложения по изменению правил для всех. Понятная система отправки всех предложений (да, они будут стоящими и не совсем). 5. РАЗРАБОТАЙТЕ СИСТЕМУ ПООЩРЕНИЙ СОТРУДНИКОВ Конечно, здорово, когда поощрения затрагивают материальную сторону благосостояния сотрудников, но не стоит ограничиваться только этим. Поощряйте инициативу, хорошие идеи, смелость и ответственность тех, кто не боится их проявлять. При всей банальности статей типа «25 способов нематериального вознаграждения сотрудников» оттуда иногда можно вычленить и полезные пункты. Например, никто не отменял желание признания опыта, заслуг и сообразительности у коллег. Поэтому, например, у нас, кроме системы премирования, активно используется: Внутреннее подведение итогов кварталов и года с награждениями лучших в различных номинациях. Совместное празднование важных для компании дат. Одна из самых оригинальных из всех виденных нами доска почета (готовы показать всем желающим). Система сбора обратной связи и поощрения сотрудников за стоящие идеи позволит вам держать руку на пульсе и поддерживать свою эффективную систему управления на плаву за счет своевременных изменений.
