Главное Авторские колонки Вакансии Вопросы
Выбор редакции:
274 0 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Оптимизация бизнес-процессов при взаимодействии с зарубежными партнерами

Конкуренция становится все свирепее с каждым годом, компании и организации конкурируют друг с другом, стремясь достичь одних и тех же целей: увеличить объемы своих продаж, максимально снизить издержки производства, увеличить рентабельность, освоить новые ниши, привлечь и удержать как можно больше клиентов.
Мнение автора может не совпадать с мнением редакции

Для осуществления данных задач специалисты постоянно в поиске и внедрении самых разных приемов и механизмов, которые могут быть добыты любыми способами: от «заимствования» у конкурентов до самостоятельного изобретения долгим путем проб и ошибок. Относительно недавно российский менеджмент накрыла волна размышлений о внедрении и осуществлении различных форм оптимизации бизнес-процессов.

Что помимо оптимизации бизнес-процессов?

Идеальной, конечной точкой оптимизации процессов может являться новомодное слово «реинжиниринг», что представляет из себя абсолютный пересмотр и передел бизнес-процессов, но, проще говоря, мы скажем «построй свой бизнес с нуля». Предполагается, что за кратчайшие временные сроки компания настолько переформирует свой подход и способ организации деятельности, что итогом станет тотальное улучшение основных показателей. Если вам кажется, что эта идея звучит не очень жизнеутверждающе и мотивационно, то вам не кажется, так как в России еще не были встречены успешные кейсы реинжиниринга. Задача очень рискованная, ведь на кон ставится существование всей компании.

Менее страшным и более приземленным для компаний как раз будет являться оптимизация бизнес-процессов. Она основывается не на моментальном результате с большими жертвами в виде различных ресурсов, а на поступательном улучшении организации деятельности для достижения желаемых целей.

Мы можем выделить главные цели, ради которых прибегают к внедрению оптимизации процессов:

  • Повышение качества процессов разного типа: производство товаров, обслуживание клиентов и т.д.
  • Оптимизированное взаимодействие отделений корпорации
  • Увеличение скорости процессов разного типа: поставки, сервисное обслуживание и т.д.
  • Сокращение ошибок во время реализации процессов
  • Создание ранее не существовавших бизнес-процессов

Оптимизацию процессов можно осуществлять на трех уровнях:

Уровень 1. «Карты процессов» компании

Что подразумевает под собой самый верхний уровень? Полный и целостный взгляд на деятельность организации, попытка проследить закономерность и взаимосвязь всех процессов: производство, складирование, продажи, планирование и т.д. Каким может быть кейс решения задачи на данном уровне? Например, у вашей компании несколько проблем — понижение объема продаж, утечка клиентуры. С помощью анализа «карты» мы увидим, что в данной организации отсутствуют элементы изучения рынка и поиска новой клиентской базы. Вы упустили период преобразования рынка и появление новых конкурентов, вы держались за уже наработанных клиентов. Благодаря данному анализу была обнаружена проблема и составлен план ее решения: с целью постоянного мониторинга рынка и конкурентов, продвижения компании, был создан маркетинговый отдел.

Уровень 2. Описание отдельного процесса

Здесь подразумевается отражение и понимание логики реализации конкретного процесса, который может быть чем угодно, например, оформление заявки клиента и т.д. Возьмем такой кейс — большие траты на сервисное обслуживание. После детального анализа этого процесса стало понятно, что сервисная служба занимается обслуживанием только смонтированного компанией оборудования, но квалификация сотрудников службы позволяла работать и с оборудованием конкурентов. Компания пришла к активным продвижениям услуг вне своей организации, что дало возможность заработка также на полученных самостоятельно заказах.


Уровень 3. Конкретные операции и функции

Здесь подразумевается анализ действий определенного сотрудника. Например, низкая скорость производства единицы товара. Рабочий после операций над деталями складывает их на пол, что создает дискомфорт следующему за ним в данном процессе, ведь очень неудобно с самого низа поднимать детали. Данная загвоздка при суммировании показывает результат в виде значительных временных потерь. Постройка стеллажа с полками стала отличным решением в данном кейсе.

Важно помнить, что любые изменения, которые вы хотите внедрить, не получится осуществить без работы с сопротивлением людей, а также без структурированной организации процесса внедрения изменений. Огромное количество бизнес-проектов, которые потерпели неудачу, провалились именно из-за отсутствия организованной работы с персоналом, а именно с их отрицанием и сопротивлениям новшествам и нововведениям. Как только вы преодолели страх работников перед новым, их сопротивления, можно на 90% быть уверенным, что поставленные вами планы и задачи будут реализованы в полном объеме.

Что такое RPA?

Еще одним пунктом в оптимизации бизнес-процессов может стать RPA − robotic process automation, или роботизация бизнес-процессов. Роботизация считается одним из главных трендов всего мира на данный момент, а одним из основных барьеров внедрения можно считать недостаточную осведомленность организаций о возможностях данного процесса. Потребность и выгода от внедрения роботизации проста — автоматизация рутинных бизнес-задач. Вы сможете автоматизировать обработку заказов, взаимодействие с клиентами, процессы по закупкам, операционные задачи, финансы и бухгалтерию.


Что можно роботизировать?

Подписание документов

Благодаря этому вы сможете ускорить обработку заказов. Если дистрибьютор проводит 20.000 отгрузок, ему нужно подписать 20.000 первичных документов. Без роботизации сотрудникам вручную придется выгружать, загружать, проверять, подписывать каждый документ по отдельности. Автоматизированная система соберет, проследит корректность структуры и данных документа, подпишет и отправит нужному адресату.

Архивация

Во время каждой налоговой проверки бухгалтеру нужно из десятков тысяч документов предоставить определенные о проведенных поставках, которые запрашивает ФНС. Быстро эту задачу решить не получится. Решение проблемы заключается в создании электронного архива и роботизированной системы с нужными данными. Необходимые документы автоматически окажутся в архиве. По запросу ФНС документов будет достаточно оформить запрос по фильтрам.

  • Сверки взаиморасчетов
  • Трансформация документов
  • Сбор данных для отчетов

Важно помнить, что оптимизацией бизнес-процессов можно заниматься весьма долго, но в итоге не получить значительного результата. Поэтому прежде чем приступить к оптимизации какого-либо процесса, требуется понимать, какой результат мы хотим получить. Это сможет задать определенный ход работе, а также поставить ограничения в виде четких временных рамок. Оптимизацию процессов можно отнести к инструментам интенсивного пути развития. Благодаря ей ваша компания сможет эффективно использовать внутренние ресурсы и резервы.

0
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Комментарии
Выбрать файл
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать

Spark использует cookie-файлы. С их помощью мы улучшаем работу нашего сайта и ваше взаимодействие с ним.