Управленческая, оперативная и бухгалтерская отчетность. Можно ли автоматизировать с помощью BI?
Цели любого бизнеса — рост прибыли и масштабирование. Для достижения этих целей нужно поддерживать прозрачность всех процессов и точность ведения отчетности, так как на ее основе становится возможным принятие правильных управленческих решений.
Но часто происходит так, что отчетность в компании формируют неделями или месяцами. Это связано с тем, что каждое структурное подразделение обычно собирает данные для отчетов вручную из разрозненных информационных систем, Excel — таблиц и других источников.
Для того, чтобы снизить риски ошибок в отчетах, стандартизировать их форму и ускорить их предоставление, можно автоматизировать отчетность с помощью BI-системы.
BI-отчеты — это наборы дашбордов с таблицами, графиками, диаграммами и виджетами. Они объединяют информацию о финансовых результатах и показателях эффективности всех подразделений, предоставляя ее в наглядной форме.
В материале подробнее рассказываем о том, какие виды отчетов бывают в компании, и насколько BI может снизить риски ошибок при подготовке финансовой, управленческой или бухгалтерской отчетности. Отчетность компании делится на группы в зависимости от вида, содержания, назначения, степени обобщения данных. Рассмотрим подробнее каждый вид корпоративной отчетности, разберем, какие из них можно автоматизировать с помощью BI и покажем примеры дашбордов с отчетами в BI-системах. Дашборд — это представление наиболее важных метрик с помощью таблиц, графиков и диаграмм, сгруппированных по смыслу на одном экране в понятной для пользователя форме. Современные BI-платформы предоставляют self-service инструменты для аналитики данных, позволяющие бизнес-пользователям из разных подразделений компании самостоятельно создавать визуализации на основе данных, собирать их в дашборде и анализировать информацию в разных разрезах: по времени, подразделениям, сотрудникам, продуктам и т. д.
Оперативные отчёты используются для оперативного контроля и мониторинга текущих целевых показателей хозяйственных операций. Каждая компания сама определяет состав оперативной отчетности в зависимости от специфики деятельности и целей. Это может быть выписка с лицевого счета, отчет о движении денежных средств в кассе за день, мониторинг отгрузки, оценка выполнения плана продаж и т. д. Создание и настройка оперативной отчетности обычно реализована на этапе документирования хозяйственных операций в информационной системе и не автоматизируется с помощью BI.
На основе объединенных данных из оперативных отчетов формируется аналитическая отчетность. В рамках аналитических отчетов рассчитываются аналитические показатели: рентабельность, ликвидность, маржинальность, ROI, ROE, отклонения, сравнения по периодам/продуктам и другие. К аналитическим отчетам относятся, например, отчеты по динамике запасов, дебиторской задолженности, LFL — like-for-like и ABC-XYZ анализ, план-факт анализ продаж, сегментация клиентов. Этот вид отчетов дает операционным директорам на местах информацию, необходимую для принятия решений и планирования деятельности компании и подразделений. Дашборды в BI-инструментах не только помогают автоматизировать сбор данных для создания аналитической отчетности, но и визуализируют показатели в виде понятных графиков и диаграмм. Кроме того, с помощью BI можно выгружать данные в удобных форматах или автоматически рассылать отчеты по email для всех сотрудников.
Стратегические отчеты готовятся для топ-менеджмента компании и сфокусированы на оценке и анализе долгосрочных целей и стратегий бизнеса. В отличие от аналитической отчетности, стратегическая отчетность охватывает более широкий спектр показателей и факторов, которые могут повлиять на будущее компании. Она включает в себя не только данные компании, но и внешние экспертные данные, статистику рынка и информацию о деятельности конкурентов. Это может быть: Стратегические отчеты помогают выявить и оценить потенциальные риски, которые могут помешать выполнению стратегических инициатив, а также сформировать прогнозы роста и развития продуктов и услуг. Такой вид аналитики называется предиктивная аналитика. Предиктивная аналитика — продвинутая аналитика, в ходе которой пользователь получает ответ на вопрос «Что будет дальше?». Для предиктивной аналитики используют математические модели, машинное обучение, интеллектуальный анализ данных и другие области искусственного интеллекта, которые прогнозируют неизвестные события в будущем. Больше о видах аналитики мы рассказываем на нашем курсе Qlik Beginner >> В зависимости от содержания отчетность делится на бухгалтерскую (финансовую), управленческую, налоговую. Налоговая отчетность представляет собой набор документов, содержащих информацию только о расчете и уплате налогов физическими лицами, индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами. В состав налоговой отчетности входят налоговая декларация и налоговый расчёт авансового платежа. Так как налоговая отчетность строго регламентирована, она формируется по установленной ФНС форме непосредственно в информационных системах — источниках данных о налогах. С помощью BI налоговую отчетность создавать нельзя.
Бухгалтерская отчетность — это систематизированная информация о финансовом состоянии, результатах деятельности и изменениях в финансовом положении компании. Бухгалтерские отчеты формируются на основании аналитической отчетности и подтверждаются результатами инвентаризации. В бухгалтерскую отчетность может входить: BI позволяет визуализировать отдельные метрики и проводить аналитику по финансовым данным компании: рассмотреть показатели в динамике, оценить отклонения и обратить внимание на критические показатели прибыли и убытков. Управленческий учет — это система анализа финансовых показателей компании, которая используется для принятия руководством управленческих решений. Структура отчета для руководителя включает в себя гораздо больше информации, чем бухгалтерский или налоговый учет. Это все данные, которые нужны для принятия стратегических решений: аналитика по налогам, доходам, затратам, продажам, производственным процессам, персоналу, а также общая или в разрезе подразделений. В зависимости от специфики деятельности компании управленческая отчетность может включать в себя разные показатели, необходимые только для внутренних нужд, поэтому ее форма не так строго регламентирована. Основные объекты управленческого учета: Разработка дашборда для руководителя в BI помогает автоматизировать управленческую отчетность. Финансовые данные из 1С, данные по продажам из CRM, планы в Excel и другая информация объединяются в дашборде и предоставляются руководителю в форме наглядных визуализаций расходов, маржинальной прибыли, доходов, динамики продаж и себестоимости. На дашбордах можно отследить: В зависимости от уровня обобщения и детализации данных отчеты делятся на несколько типов: Первичная отчетность — это документы, которые формируются в информационных системах и фиксируют конкретные операции и факты хозяйственной деятельности. К ним относятся накладные, счета-фактуры, акты и другие первичные документы, они же оперативные отчеты. Cводная отчетность — обобщает данные первичной отчетности и представляет агрегированную информацию по отдельным подразделениям или направлениям деятельности компании. Например, это может быть сводный отчет о продажах за определенный период. Сводная отчетность полезна для анализа и сравнения результатов работы различных подразделений компании. Консолидированная отчетность — это отчетность, которая объединяет показатели нескольких юридических лиц или подразделений компании в одну общую структуру. Такой вид отчетности помогает оценить финансовое состояние группы компаний в целом.
По назначению отчетность может делиться на внутреннюю, предназначенную для нужд компании, и внешнюю, к которой относится, например, налоговая и бухгалтерская отчетность. Для предоставления отчетов внешним пользователям BI-платформа позволяет выгрузить их в нужном формате (xls, pdf) или открыть доступ к конкретным дашбордам и листам по ссылке. ***
Интерактивная отчетность в BI позволяет оцифровать бизнес-цели компании, контролировать их достижение в реальном времени, не дожидаясь ежемесячного сведения стандартных отчетов. Дашборды дают возможности многомерного анализа, финансового моделирования и прогнозирования сценариев с учетом влияния внутренних и внешних факторов.
Можно настроить отчеты в соответствии с требованиями компании, руководителей или внешних инстанций Автоматизированный сбор данных из разных источников сокращает количество ошибок в расчетах бизнес-метрик при подготовке отчетов Визуализация позволяет объединить сотни строк данных в одном дашборде, делая их понятными для любого пользователя В BI-решениях возможна гибкая настройка шаблонов финансовой и управленческой отчетности под потребности бизнеса Можно «проваливаться» в данные с помощью функциональности drill down и изучать информацию в разрезе лет, месяцев, регионов, продуктов, менеджеров и т. д. Современные self-service BI платформы позволяют пользователю собирать отчеты способом drag and drop (перетаскивание) без привлечения ИТ
BI-система может помочь автоматизировать разные виды отчетов:
Как классифицируется отчетность, и можно ли ее автоматизировать с помощью BI?
Какие существуют виды отчетности?
1. Оперативная отчетность
2. Аналитическая отчетность
3. Cтратегическая отчетность
Какие бывают отчеты по содержанию?
1. Налоговая отчетность
2. Бухгалтерская отчетность (бухгалтерский учет, финансовая отчетность)
3. Управленческая отчетность (управленческий учет)
Как отчеты классифицируются по степени обобщения данных?
1. Первичная отчетность
2. Сводная отчетность
3. Консолидированная отчетность
Какие бывают отчеты по назначению?
Отчетность в BI:
Надоели громоздкие таблицы и сводные отчеты в Excel?