Все идет по плану: как научиться планировать на короткий и долгий срок?
О том, как прокачать в себе этот навык и взять жизнь под свой контроль, рассказала Виктория Коршунова — личный тренер мышления, ICF-коуч, предприниматель.
Планирование: когда начинать
В планирование лучше всего погружаться, начиная со школы. У современных школьников весьма напряженный график, который включает домашние задания, дополнительные занятия, хобби, тренировки. А ведь есть еще дела по хозяйству, друзья, хобби. Чтобы все успевать и учиться на «отлично», без планирования не обойтись.
За несколько лет учебы вы сможете прокачать полезный навык и затем успешно применять его в бизнесе, личной жизни и для самореализации.
Два типа планирования
Различают долгосрочное и краткосрочное планирование. Долгосрочное — это та цель, к которой вы идете. Оно включает более крупные события и более долгие временные рамки.
Краткосрочное же — это планирование на каждый день или на неделю. Здесь менее масштабные задачи, но которые требуют досконального выполнения. Стоит отметить, что они редко корректируются. В то время как в долгосрочном планировании можно пересматривать задачи в зависимости от возникающих обстоятельств и вообще изменений во внешней среде.
Выберите планировщик
Что касается самого процесса в деталях, определитесь, где вы будете осуществлять планирование. Сейчас существует множество форматов, которые помогают планировать свой день — от обычных ежедневников до приложений, канбан-досок и приложений.
Выбирайте тот вариант, который вам будет наиболее удобен. Не нужно использовать сразу несколько видов — один планировщик соберет ваши цели, мысли и шаги в едином пространстве. Это и комфортно, и оптимально в плане затраченного времени.
Принцип обратной декомпозиции
В планировании отлично работает принцип обратной декомпозиции, когда мы идем не к точке В, а ОТ точки В — то есть в обратном направлении.
Допустим, есть главная цель — Олимпиада, и она же является точкой В. В течение 4-летнего цикла ей предшествуют крупные события и подготовка к ним: Чемпионаты мира, Чемпионат Европы, Чемпионат России и т.д. Потом менее крупные соревнования. И так мы приходим к ежедневному планированию — тренировкам, сборам, правильному питанию, то есть ко всему тому, что подчинено главной цели.
По такому принципу можно действовать и в бизнесе. Есть объект, и так же, в обратном порядке, от больших шагов к меньшим, составляется дорожная карта реализации проекта.
Сделайте систему ежедневного планирования
Она включает 3 основных пункта:
1. Составить список задач. Записывайте их в течение дня в режиме реального времени, а вечером перенесите получившийся список в планировщик, разделите по срочности и по приоритетности. Выделите разными цветами дату и время, когда должна быть выполнена та или иная задача. Далее определите соисполнителей, которые необходимы, и также внесите их другим цветом. Важно! Нельзя просто вписать задачу. Необходимо отметить, КОГДА и КТО ее исполнит, и если это необходимо, ГДЕ.
2. Запланировать резервное время. Обязательно определите, сколько вам понадобится времени на решение той или иной задачи. Есть такое правило 60/40, где 60 — точно запланированные дела, а 40 — все непредвиденное и форс-мажоры. Обязательно оставляйте промежутки между основными задачами. Если образовалось свободное время или, наоборот, возникло незапланированное мероприятие, у вас всегда есть возможность что-то сдвинуть.
3. Подвести итог в конце дня. Вычеркнуть то, что сделано, перенести то, что не сделано. Менее приоритетные задачи удобно писать под чертой: вы будете знать, что их можно спокойно сдвинуть на завтра, если сегодня времени или сил не хватило.
Планирование должно учитывать все сферы жизни
При планировании никогда не забывайте о друзьях, семье, хобби. Оставляя это за пределами своего графика, мы потом начинаем себя корить. Если вы привыкли жить по плану, и по этому плану у вас поход в театр, то вы просто идете туда и чувствуете себя комфортно, так как ваш привычный ритм и график не страдает.
Если планирование только встраивается в вашу жизнь, благодаря такому подходу вы не «сгорите» на работе и не забудете о том, что есть и другие важные сферы, которым следует уделять внимание, чтобы не возникло перекосов.
Возвращаясь к правилу 60/40, отдавайте 40 процентов времени личной жизни и тому, что любите — семье, детям и развлечениям. В долгосрочном планировании туда должны входить отпуск, поездки, дни рождения и т.д.
Планирование — это удобный инструмент, без которого сложно обойтись в современном мире. Освойте его, и ваша жизнь станет более упорядоченной, спокойной и эффективной.