Как правильно и эффективно проводить планерку
Евгения Галяева — бизнес-практик по стратегическому развитию, созданию эффективных команд ТОП-менеджеров и увеличению прибыли компании. Основатель Galyaeva Gengroup. Автор трансформационной программы «Генеральная уборка бизнеса» рассказала про основные принципы, которые помогут каждому руководителю правильно и эффективно проводить планерку.
Планерка является частью важного этапа в управлении бизнесом — реализации в жизнь стратегических и тактических планов компании. И прежде чем собирать руководителей подразделений, подчиненных, должен быть разработан план достижения желаемой цели компании. Только тогда любая планерка будет действительно эффективной, ведь ее основная задача — координация действий нескольких сотрудников или подразделений в рамках выполнения одной общей задачи.
Сегодня многие компании «страдают» таким синдромом, как отсутствие правильных координаций при одновременном огромном количестве чатов в мессенджерах. Руководители подразделений часто не обладают навыком планирования деятельности и координации задач между своими подчиненными. Роль управленца они видят лишь в том, чтобы отправить новые поручения во множество чатов и после эмоционально «контролировать» — почему что-то не сделано? В результате эффективность работы персонала, а следом за ней и прибыль компании неизбежно снижается, а недовольство и неудовлетворение сотрудников возрастает.
Существует несколько видов планерок в зависимости от цели проведения и размера компании. Ключевое, что ожидается от планерки в качестве результата — это скоординированность сотрудников или руководителей подразделений в рамках действий на определенный промежуток времени (например, день или неделю) или выполнения одной задачи (например, запуск нового магазина или нового вида выпускаемой продукции).
Планерка планерке рознь
Планерки ни в коем случае нельзя путать с совещаниями и мозговыми штурмами, задача которых накидать идей или выработать решение по какой-либо проблеме. Существует 3 принципа, которые позволяют сделать планерки максимально эффективными:
- должна проводиться в одно и то же время, в один и тот же день недели;
- должна быть четко ограничена по времени, она не может затягиваться;
- должен быть один и тот же регламент, то есть вопросы, которые на ней рассматриваются должны быть одни и те же.
В этом случае планерка становится привычным «пульсом» организации и обеспечивает не только рост слаженности и эффективности персонала, но и уверенность и эмоциональную стабильность в коллективе.
«Запуск дня»
Один их самых эффективных видов планерок — это «Запуск дня». Такое небольшое собрание должно проводиться перед началом рабочего дня в любом линейном подразделении. Например, его должен уметь проводить администратор магазина с продавцами, руководитель отдела продаж с менеджерами, супервайзер с горничными, администратор зала ресторана с официантами. При этом очень хорошие результаты в виде согласованной работы с высоким боевым духом команды можно ожидать, если проводить планерку «Запуск дня» с соблюдением следующих принципов:
- Должна проводиться с утра, в хорошем темпе, за 15 минут до старта рабочего дня.
- Не должна идти дольше 12-15 минут.
- Обязательно проводится стоя. .
- В начале планерки руководителю необходимо направить внимание своих сотрудников на цель компании. При этом совсем не обязательно ее цитировать целиком. Достаточно напомнить всем одной фразой, для чего все здесь собрались.
- После чего необходимо подвести итоги вчерашнего дня, назвав план и факт по основным показателям. Общие данные называет руководитель, каждый сотрудник обозначает свой план и факт.
- Следующим вопросом нужно поставить план в цифрах по основному показателю на новый день целиком по подразделению и разделить его между каждым сотрудником.
- Самый важный этап — это быстрая координация по основным большим задачам на день, в которых придется участвовать сразу нескольким сотрудникам из своего и смежных подразделений (например, проведение инвентаризации с бухгалтерией, большой банкет, приход большой партии товара и прочее). Руководитель дает полное понимание такой задачи и активно добивается, чтобы каждый его сотрудник понял и принял свою роль.
- Не должны обсуждаться индивидуальные вопросы или проблемы, по которым еще не выработано решение. Для этого существуют другие виды совместной работы с сотрудниками.
- Никогда не подвергаются критике личные ошибки одного из сотрудников и не выясняются причины его неисполнительности или недисциплинированности. Для этого также существуют другие форматы взаимодействия руководителя и сотрудника.
- В конце утренней планерки обязательно должны обсуждаться хорошие новости за прошлый день: выдающийся результат или проблемная ситуация, для которой было названо решение. По хорошим новостям руководитель также ожидает информацию от каждого сотрудника и завершает «Запуск дня» своей приятной новостью, которая касается результатов его команды целиком. Это помогает всем поднять настроение и настроить на рабочий лад. Каждый сотрудник начинает чувствовать себя членом единой команды, единого большого организма.
- Хорошо, если руководитель будет завершать планерку «якорной», мотивирующей фразой. Например, «Стартуем в новый, успешный день, всем продуктивного дня!».
Планерка необходима для поднятия боевого духа
Еще одним важным нюансом является то, что благодаря планерке руководитель действительно включает в работу всю команду. Он не только координирует всех, но чуть-чуть подзаряжает сотрудников, добавляет энергии, скорости, настраивает на производственный лад. На планерке происходит включение каждого участника команды в общую работу. Руководитель направляет его внимание от других сфер жизни в сторону производства. Именно поэтому планерки должны проводиться до старта рабочего дня.
Часто руководитель отказывается от проведения планерок по той причине, что сам не чувствует в себе достаточной уверенности и понимания, зачем это необходимо. Он встречает много несогласий и недовольства на первых этапах по этому поводу и отступает под этим напором. И тогда наступает эра незаинтересованности, невовлеченности, медленной раскачки дня, которая лишает компанию до 70% возможных результатов.
На внедрение планерок от руководителя действительно потребуется определенный объем мужества и настойчивости. Однако внедрив хотя бы один инструмент — «Запуск дня», руководитель для своих подчиненных сразу переходит в разряд «неприкасаемых» и уважаемых. Шефа, который точно знает, что он хочет, и умеет организовать работу, не смотря на все «но» или «зачем это нам», по итогу уважают и ценят гораздо больше, чем того, кто постоянно идет на уступки и соглашается со слабостями своей команды. Ведь рядом с успешным руководителем всегда вырастают профессионалы своего дела, а это влияет на доход компании целиком и на доход каждого сотрудника в частности.
