Главное Свежее Вакансии   Проекты
Продвинуть свой проект
😼
Выбор
редакции
254 0 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Электронная подпись для предпринимателя: чек-лист и инструкция по применению

О том, как правильно применять ЭЦП, рассказывает заместитель руководителя направления «Удостоверяющий центр» СКБ Контур Сергей Казаков.

b_5d0b765044b91.jpg

Доступ к электронным услугам, интернет-отчетность, электронный документооборот, электронные торги, все сервисы для бизнеса, где нужен защищенный обмен документами, имеющими юридическую силу, — везде нужна электронная подпись.

Россия идет по этому пути с 2002 года, и сделано за это время очень много. Вот только самые общие цифры статистики:

  • В России 4 447 217 действующих юрлиц. Из них 92% имеют хоть какую-то электронную подпись.
  • С 2002 года государство планомерно переводит отчетность в электронный вид. По данным на 4 квартал 2018 года, 81,3% налогоплательщиков — юридических лиц и индивидуальных предпринимателей — сдают отчетность в ФНС через интернет.
  • С 2009 года в России идет масштабная реформа госзакупок, в частности перевод в электронную форму. С 2019 года больше 80% конкурентных закупок по 44-ФЗ проходят в электронном виде. Из З89 485 юрлиц и ИП — поставщиков госзаказчиков — подпись есть также у 92%.

Для каких операций предприниматель может применить подпись

Есть сферы, где без электронной подписи просто не обойтись.

Например, отчетность через интернет. Основная сфера применения электронной подписи — сдача электронной отчетности. Большинство категорий бизнеса обязаны представлять отчетность в ФНС, ПФР, ФСС и другие контролирующие органы через интернет. Для отправки документов через интернет потребуется квалифицированный сертификат электронной подписи (далее — КЭП), выпущенный на сотрудника, который обладает полномочиями подписывать электронную отчетность организации.

Второе ― участие в электронных торгах. За редким исключением закупки бюджетных организаций проводятся в формате электронных аукционов и конкурсов — это требование 44-ФЗ «О контрактной системе». Также только в электронном формате могут организовывать торги компании с госучастием, монополии и другие юрлица — субъекты 223-ФЗ «О закупках отдельными видами юридических лиц».

С помощью КЭП участники госзакупок регистрируются в Единой информационной системе госзакупок, подписывают заявки и контракты в случае победы в закупке. Кроме того, компании с госучастием и коммерческие компании, которые тоже проводят часть своих закупок на электронных площадках.

Третье ― работа с государственными информационными системами. Многие ведомства и госорганы предоставляют услуги или принимают сведения от юрлиц только в электронном виде. Например, электронная подпись понадобится, чтобы работать на этих порталах: ЕФРСБ, ЕФРСФДЮЛ, ЕАИС ФСТ, ЦБ РФ Финансовые рынки, Росимущество, Главгосэкспертиза, Мой Арбитр, Роскомнадзор, Госуслуги и других.

Еще одна популярная сфера использования электронных подписей — электронный документооборот, обладающий юридической силой. Все больше организаций, особенно с большим количеством контрагентов, переходят на электронный документооборот, оценив плюсы этой технологии. Она позволяет быстро обмениваться любыми документами, в том числе бухгалтерской «первичкой», сокращать издержки на обработку и передачу документов.

Гарантом юридической силы электронных документов без подписания дополнительных соглашений между участниками документооборота является только КЭП. Кроме того, государство установило обязанность использовать квалифицированную электронную подпись для счетов-фактур.

Рекомендации для предпринимателей, которые собираются оформить подпись (чек-лист)

Правила и список документов для выдачи квалифицированного сертификата электронной подписи прописаны в статье 18 63-ФЗ «Об электронной подписи». Удостоверяющий центр при выдаче сертификата принимает решение, исходя из этих требований, но нюансы все-таки есть. Вот несколько рекомендаций:

1. Точно определите, для чего и кому нужна КЭП. Например:

  • для работы с онлайн-кассой не подойдет сертификат для ЕГАИС ФСРАР или Росаккредитации.
  • подпись для сдачи участия в закупках должна быть оформлена только на сотрудника, имеющего доверенность на участие в торгах от лица организации.

Если в чем-то сомневаетесь, лучше уточнить у специалиста УЦ в момент подачи заявки на сертификат.

2. Убедитесь, что в ЕГРЮЛ актуальные сведения о компании. Юрлицо должно иметь достоверные сведения о своем местонахождении, о своих владельцах и руководителях (эти сведения мы вносим в сертификаты). Конкретные факты и причины, по которым УЦ должен отказать в выдаче сертификата:

Компания исключена из ЕГРЮЛ.

По мнению ФНС, имеются недостоверные сведения о местонахождении, о руководителе или управляющим компании.

Нечеткие или неполные сканы и копии документов.

Отдельно хочется дать рекомендации о том, как защититься от мошенников:

  • Если вы владелец сертификата ЭП, не передавайте закрытый ключ электронной подписи или его копию другим лицам. Носитель, на который записан сертификат ЭП, нельзя передавать даже заместителю, бухгалтеру или самому добросовестному сотруднику. Возможно, у вас получится установить виновника произошедшего, но ответственность за его действия понесете вы. Это правило чаще всего нарушается в отношении подписи руководителей компаний.
  • Соблюдайте гигиену рабочего места. Обеспечьте информационную безопасность компьютера, на котором будут использовать электронную подпись. Это необходимо, чтобы злоумышленники не могли получить закрытый ключ ЭП через компьютер. В частности, установите надежный пин-код на носитель ЭП, и антивирус. Не запускайте программы из непроверенных источников. Эти требования указаны в памятке, которую выдают УЦ.
  • Отслеживайте изменения полномочий сотрудников, владеющих подписями: для уволенных работников — отзывать подписи; для сотрудников, у которых изменились полномочия — отзывать сертификат или закрывать/открывать им доступ в системы, в которых они лишились/приобрели полномочия.
  • Снижайте возможность мошенничества с вашими бумажными документами. Например, скан копии паспорта руководителя не должен быть доступен третьим лицам. Если его получат мошенники, они смогут выпустить поддельную доверенность и получить ЭП на имя руководителя, сотрудника или юрлицо.
  • Регулярно сверяйтесь с бюджетом в части уплаты налогов, чтобы неверные данные можно было быстро заметить.
0
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Популярные за неделю
Показать следующие
Комментарии
Первые Новые Популярные
Комментариев еще не оставлено
Выбрать файл
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать
Комментарии