Диаграммы Ганта: инструмент для планирования проекта

• лучшее управление ресурсами: не все диаграммы Ганта включают в себя ресурсы, но многие, и на то есть веская причина. Наблюдая за ресурсами, необходимыми для каждой задачи, менеджеры могут отслеживать, кто чем занимается, кто может взять на себя больше, а кто уже загружен под завязку. Это упрощает перераспределение ресурсов и членов команды по мере необходимости, что помогает избежать потенциальных проблем в проекте.
• изменения в реальном времени и гибкость: первые разработанные диаграммы рисовались вручную. Поэтому всякий раз, когда происходили изменения, весь чертёж нуждался в переделке. К счастью, все изменилось. Онлайн-диаграммы Ганта упрощают редактирование и корректировку, когда проект сталкивается с препятствиями, или когда необходимо добавить задачи. Мгновенные обновления держат всех в курсе и обеспечивают гибкость.

• Сочетание планов друг с другом: управление проектами беспорядочно. При таком количестве различных компонентов, работающих вместе, может быть трудно все отслеживать, а еще труднее увидеть общую картину. Но диаграммы Ганта легко отображают все связанные задачи, а также их временные рамки. Это позволяет менеджерам проектов, заинтересованным сторонам или членам команды видеть, что было достигнуто и что еще нужно сделать. Графики добавляют прозрачности планам проекта и гарантируют, что в процессе ничего не будет упущено из виду.

Шаги по планированию проекта с помощью диаграммы Ганта

При создании диаграммы вам необходимо выполнить ряд основных шагов. Мы изложили их ниже.

1. Создайте проект

Начните с вашего проекта. Какова цель и сроки? Возможно, у вас уже есть предполагаемая дата окончания. Или, может быть, это то, что вам нужно выяснить в следующих шагах.

2. Определите задачи и подзадачи

Каковы компоненты проекта? Как вы достигнете этих целей? Задачи — это действия, которые входят в проект, и вам необходимо распределить их, чтобы достичь целей проекта.

3. Выберите даты начала и окончания

Если у вас нет даты окончания проекта, вы можете рассчитать её, исходя из оценки задач. Определив временные рамки, вы можете добавить проекты и задачи в реальный график, который обеспечит визуальное представление не только компонентов проекта, но и его временной шкалы.

4. Добавьте зависимости

Теперь вы можете приступить к выяснению порядка выполнения задач. На диаграмме Ганта порядок, в котором должны быть выполнены задачи, часто обозначается стрелками. Также важно не забывать учитывать время задержки между зависимостями в случае каких-либо заминок.

5. Определите вехи

Вехи — это контрольные точки проекта. Как таковые, они не могут быть привязаны к конкретному времени, а скорее к конкретному достижению. Хотя вехи не являются необходимостью, они помогают поднять моральный дух и продуктивность. Потому что кто не хочет небольшого признания за их упорный труд? Контрольные точки также гарантируют, что проект идет по плану, и могут быть полезной лакмусовой бумажкой для проверки того, насколько хорошо проект был спланирован.

6. Распределите ресурсов и владения

Кто и что на самом деле приведет к завершению задач и проектов? Назначая право собственности, вы не только гарантируете выполнение задач, но и то, что никто не будет слишком перегружен или недоиспользован в процессе. Это предупредит выгорание сотрудников. А также предотвратит сбои и задержки из-за путаницы в том, кто над чем работает.

7. Добавьте другие необходимые данные

В дополнение к ресурсам проекта некоторые программы для построения диаграмм Ганта позволяют добавлять дополнительные данные. Бюджеты, часовые пояса вашей команды, место выполнения задачи, файлы PDF — всё, что может иметь отношение к успеху вашего проекта. В традиционные диаграммы Ганта было бы слишком беспорядочно включать такие данные, но с современными онлайн-диаграммами все это возможно. И может быть невероятно полезным в зависимости от ваших потребностей в планировании.

8. Наблюдайте и изменяйте

Наконец, проект запланирован, но работа еще далека от завершения. Теперь менеджеру проекта необходимо внимательно следить как за диаграммой Ганта, так и за теми, кто выполняет проект, корректируя планы по мере продвижения работы.

Возможно, выйдет из строя какое-то оборудование, что приведет к переносу даты начала. Или, возможно, команда возьмется за другой проект, который имеет повышенный приоритет. Возможны изменения в финансировании. А может, клиент передумает?

Изменения неизбежны, но, к счастью, современные диаграммы Ганта не требуют, чтобы вы начинали с нуля. Внесите необходимые изменения и держите свою команду в курсе последних событий.

Используйте диаграммы Ганта в своих интересах

Диаграммы Ганта — это простой способ визуализировать планы проекта, отслеживать прогресс и прогнозировать будущие возможности. А используя диаграммы вместе с инструментами, которые лучше подходят для вашего рабочего процесса, вы можете работать более продуктивно с меньшими усилиями. Останется только автоматизировать процессы.

Чтобы ближе ознакомиться с видом и функциями диаграммы, взгляните на шаблон в Google-таблице или ознакомьтесь с подробной инструкцией создания графика в Excel.