Внедрение CRM для HR агентства

Предпроектный аудит

Наша работа с HR агентством «West Media» началась с комплексного предпроектного аудита (ППА), во время которого мы полностью погрузились в работу компании, оцифровали запрос на автоматизацию и прописали комплексное решение.

1. Во время ППА мы познакомились:

— Со структурой компании и её IT-инфраструктурой;

— Подразделениями, отделами и нюансами взаимодействия между ними;

— Цепочкой коммуникации менеджеров с клиентами;

— Продуктом компании;

— ЦА и ее потребностями;

— Точками касаний. Что отправляется клиенту? Это могут быть промо-материалы, письма, sms-сообщения, сообщения в мессенджерах и тд;

— Каналами коммуникации.

2. Только познакомившись со всеми аспектами работы компании, — мы подготовили предпроектное задание, то есть дорожную карту того, каким образом должна быть настроена CRM:

— Какие в ней должны быть выделены бизнес-процессы и по каким направлениям;

— Как эти бизнес-процессы будут связаны между собой;

— Какие сущности будут принимать участие в работе;

— Каким образом будут попадать заявки в систему;

— Какие сервисы и виджеты должны быть дополнительно интегрированы и сколько они стоят;

— Какая телефония подходит и почему.

Именно так компания действительно понимает, что и как будет устроено в рамках её CRM системы: какие задачи она поможет закрыть, как она поможет оптимизировать и автоматизировать работу в компании. Это очень важно для того, чтобы по окончанию проекта ожидания клиента совпали с реальностью.

3. Далее проект-менеджер REON провёл защиту аудита перед руководителем «West Media», обосновал все этапы работы и их стоимость. После чего компания приняла окончательное решение о продолжении работы с нашей командой, и мы стартовали работу по внедрению CRM системы.

Реализация проекта

Свою работу мы начали с классического этапа, а именно переноса в CRM систему оцифрованных бизнес-процессов в виде воронок продаж:

1. Первая воронка «Холодные» была оцифрована для обработки заявок соискателей.В данном бизнес-процессе принимают участие сразу 3 сотрудника:

— РОП, который распределяет входящие заявки по менеджерам

— Менеджеры, которые проводят собеседования и собирают все необходимые документы от соискателя

— HR, который производит проверку документов и составляет заключение по кандидатам

2. Вторая воронка «Сделочные» была отдельно выделена для ввода в должность и интеграции кандидата в компанию.

Каждый этап воронки продаж мы детально проработали:

— назвали этапы согласно технологиям продаж

— прописали действия и цели сотрудников, которые необходимо выполнить на текущем этапе (перевести сделку на следующий этап сотрудник сможет только после выполнения описанных задач)

— назначили ответственных за сделки

— прописали автоматическую постановку задач на каждом этапе с нужным дедлайном

— прописали типы задач, чтобы можно было отслеживать, на что больше всего времени уходит у сотрудников во время продажи

— прописали специфическую нишевую информацию, необходимая для квалификации клиента и перенесли её в CRM в виде полей

— поставили триггеры и автоматизации на этапах воронки продаж (sms-уведомления, email и тд)Внедрение CRM для HR агентства

1. На основе прописанной карты проекта, мы приступили к базовой настройке CRM:

— добавили в систему сотрудников

— разграничили права

— добавили обязательные и необязательные поля

— перенесли и настроили конверсионные воронки продаж

— настроили карточки сделок / контактов / компаний

— импортировали базу соискателей в систему

2. Подключили к amoCRM IP-телефонию «Zadarma» для автоматической фиксации всех звонков в системе.

Ранее компания работала с телефонией «Mango», однако система работала некорректно в стране клиента. «Zadarma» максимально закрыла необходимые функционал для «West Media».

Посредством облачной АТС мы настроили запись всех разговор с клиентом с последующим переносом в карточку сделки. Пропущенные звонки также попадают в систему в статусе «незавершённые», а у менеджеров высвечивается задача перезвонить и перевести сделку на следующий этап воронки.

3. Подключили конструктор скриптов «HyperScript» для улучшения коммуникации с кандидатами.

При каждом проходе скрипта система автоматически собирает статистику, превращая ее в сводные отчеты по эффективности скрипта в целом, отдельных его шагов, эффективности работы сотрудников, процента достижения целей.

4. Подключили виджет «SMS.RU» для массовой отправки сообщений.

Дополнительно мы настроили шаблоны sms-сообщений на английском языке для отправки соискателям.

5. Провели интеграцию c сервисом UniSender для осуществления персональных и массовых email-рассылок.

Данным сервисом уже 4-ый год мы пользуемся сами, поэтому с уверенностью рекомендуем его нашим клиентам! В UniSender вы сможете создавать красиво оформленные письма с помощью встроенных шаблонов, делить клиентов на целевые группы и создавать цепочку прогревающих писем. Автоматизации в CRM настроены таким образом, что при переходе клиента на определенный этап воронки, — он автоматически добавляется в необходимую группу рассылки.

6. Провели интеграцию WhatsApp через Wazzup.

Все отклики из данного мессенджера автоматически попадают в CRM, создается карточка кандидата, а менеджеру ставится задача связаться. Таким образом, ни одна заявка не будет потеряна, и сотрудник не сможет забыть её обработать.

Также сотрудникам не нужно использовать сторонние приложения и гаджеты, чтобы общаться с соискателями через WhatsApp. Вся коммуникация происходит внутри диалогового окна CRM системы.

7. Подключили парсер от amoCRM для сбора заявок от соискателей через LinkedIn.

8. Дополнительно мы провели 4 обучения по корректной работе в amoCRM: отдельно для руководителей и сотрудников компании.

Во время обучения руководства мы затрагиваем такие темы как аналитика, отчетность, контроль работы менеджеров. Для персонала мы освещаем другие аспекты работы в системе: сделки, задачи, воронка продаж, списки и тд.

Все обучение записывается и в дальнейшем передается руководству компании для быстрого ввода в должность новых сотрудников.

Результаты внедрения CRM для HR агентства

Запрос на автоматизацию работы «West Media» был полностью реализован с помощью функционала amoCRM. Компания получила эффективную систему для успешного поиска, отсева и ввода в должность кандидатов.

По результатам сдачи проекта, руководитель проекта поставил нам NPS 10 из 10.

После сдачи проекта с HR компанией мы не прощаемся! Ещё в течение 1 месяца мы бесплатно сопровождали «West Media», консультировали руководство по всем возникающим вопросам и вносили необходимые правки в работу системы. Нам важно не просто настроить CRM, а научить администраторов и руководство эффективно работать в ней!

Поэтому REON даёт пожизненную гарантию на внедрение CRM! Если после сдачи проекта что-то не работает по нашей вине — моментально исправим. Всегда.