Как сохранить продуктивность в условиях удаленной работы?
Одни столкнулись со сложностями в технической части, другим тяжелее далась организационная сторона вопроса. В то же время, некоторые организации по разным причинам продолжат работать дистанционно даже после снятия ограничительных мер.
В этом случае кратковременной мобилизации ресурсов будет недостаточно для поддержания эффективности работы компании и продуктивности сотрудников. Компания Ricoh собрала список советов, которые помогут оперативно организовать удаленную работу и при этом сохранить высокий уровень производительности.
Сделайте удаленную коммуникацию эффективной
Удаленная работа не хуже и не лучше офиса. Оба подхода имеет свои плюсы и минусы и в большей или меньшей степени подходят для каждой конкретной компании. При резкой смене привычного окружения сотрудники часто теряются. Если раньше можно было подойти к коллеге и задать вопрос лично, потратив несколько секунд, теперь приходится договариваться о звонке и ждать ответа. Для того, чтобы уровень эффективности компании не упал важно наладить коммуникацию между членами команды. Для этого в первую очередь необходимо, чтобы каждый сотрудник имел доступ к эффективной коммуникационной платформе.
Сегодня многие разработчики предоставляют свои продукты на льготных условиях или даже бесплатно. Например, Microsoft на 6 месяцев сняла ограничения на использование бесплатной версии корпоративной платформы Teams. Выбор площадки для корпоративного общения сильно зависит от множества параметров — размера компании, рода деятельности, подготовленности ИТ-инфраструктуры и необходимого функционала. Так, эксперты не рекомендуют пользоваться сервисом Zoom для конфиденциальных звонков, так как у приложения слабые механизмы информационной безопасности. При этом для регулярных планерок — это оптимальный вариант конференц-коллов.
Некоторые компании, чтобы воссоздать привычную рабочую атмосферу, создают виртуальные аналоги офисов. Это возможно сделать, например, на платформе Discord. Функционал геймерского мессенджера позволяет создать отдельные комнаты, аналогичные кабинетам в офисе, добавить переговорку и даже кухню.
Обеспечьте сотрудников доступам к привычным процессам
Один из главных минусов удаленной работы по сравнению с офисом — это отсутствие на домашних устройствах доступа к важным приложениям, данным и даже процессам.
С переходом на удаленку многие компании отошли от классических офисных приложений к их облачным аналогам. К привычным Word и Excel добавилась приставка online, а из физических хранилищ данных пользователи перешли на Dropbox, SharePoint Online и Google Диск.
Частая ошибка руководителей при переходе на удаленку — уверенность, что доступ к инструментам равен доступу к процессу. Однако это не совсем одно и то же. Если у сотрудника есть доступ к приложению для работы с документами, это далеко не всегда значит, что он может полноценно вести документооборот. Многие, например, сталкиваются с проблемой невозможности печати файлов напрямую из облачных хранилищ. Сотруднику приходится раз за разом совершать лишние действия, из-за чего страдает его эффективность.
Ricoh предлагает простое и универсальное решение — облачную платформу Ricoh Smart Integration. С ее помощью сотрудник может с любого, в том числе мобильного, устройства печатать документы из популярных хранилищ: Dropbox, Google Диск, SharePoint и Office 365.
Что крайне важно для небольших компаний, интеграция RSI не требует привлечения внешних ИТ-специалистов. Для печати даже не нужно устанавливать специальные драйверы. Принцип работы с документами в облаке практически такой же, как в классических файловых менеджерах, поэтому сложностей при взаимодействии с платформой у пользователей не возникает.
Решение также позволяет оцифровывать информацию с бумажных носителей в редактируемые файлы за счет технологии распознавания символов (Optical Character Recognition). Отсканированные документы можно моментально выслать по электронной почте нескольким адресатам, а также сохранить на сервере или в облаке. Встроенные функции автоматизации избавляют от необходимости вручную присваивать документам имена — после предаврительной настройки система делает это автоматически. Также она может определять формат документов и сортировать их по нужным папкам. Это помогает поддерживать порядок в системе и избавляет сотрудников от рутинных задач. RSI предоставляется по подписке и не требует предварительных затрат, что сегодня особо актуально.
Контролируйте результат, а не сотрудника
В условиях удаленной работы многие руководители непроизвольно превращаются в так называемых «чайка-менеджеров». Другими словами, с завидной регулярностью и, главное, неожиданно для сотрудника налетают с расспросами о статусе задач и требуют подробных отчетов по тому, что и когда было сделано.
Важно понимать, что на удаленке значимость и влияние базовых правил менеджмента кратно возрастает. О формате общения и отчетности обязательно надо договориться на берегу. Задача руководителя состоит в том, чтобы выстроить эти процессы максимально эффективно. Таким образом, как сотрудник, так и менеджер будут тратить минимум времени на коммуникацию по текущей работе и при этом давать друг другу полную информацию. Ключевой показатель эффективности сотрудника — не количество и подробность отчетов, а результат, который он приносит.
Вместо этого лучше придумать развлекательную онлайн-программу для команды. К примеру, можно регулярно организовывать видеоконференцию, чтобы вместе попить чай, посмотреть фильм или заняться спортом. Принуждение в условиях удаленки — это исключительно негативный фактор. Нужно наладить эмоциональное общение с сотрудниками, чтобы они проще перенесли адаптацию к новым условиям.
