Как мы научились отслеживать результативность менеджеров отдела продаж

В своих поисках мы прошли четыре больших этапа, расскажем о каждом подробно.

Этап 1. Ручной, без автоматизации. Когда в нашей компании менеджеров было немного (примерно столько же сколько клиентов и сделок) для нас не составлял сложности ручной сбор информации обо всех платежах и анализ результатов.

Этот метод был чрезвычайно прост и полностью удовлетворял потребности, однако имел свои недостатки –ктуализация требовала дополнительной работы, а с ростом сотрудников и объема продаж стала просто неудобной.

Заполнение таблицы вручную отнимало много времени и приводило к ошибкам

Этап 2. Самописная система аналитики. Когда компания переросла масштаб ручных отчетов мы написали собственную систему аналитики, в ней информация подтягивалась из amoCRM (в том числе появились сводные данные по активности менеджеров).

Главным плюсом системы была автоматическая отправка отчета на почту руководителя. Система работала неплохо, но все уткнулось в невозможность доработки и постоянные сбои. Было обидно, особенно учитывая, сколько на нее было потрачено времени и сил.

Первая сторонняя система аналитики с конструктором

Этап 3. После не оправдавшей ожидания рукописной системы аналитики мы добрались до интеграции amoCRM и Google-таблиц. Это принесло новые возможности построения отчетов. По сути – безграничные, потому что на основе данных можно было строить любой требуемый дэшборд. Облачная структура гугл позволяла обновлять данные в реальном времени, а функционал формул аналогичен Excel. Но и этого нам оказалось мало.

Преимущество Google-таблиц – в неограниченных возможностях построения отчетов

Этап 4. Наконец мы дошли до заключительного (на данный момент) этапа развития нашей системы отчетов. Как и на втором этапе (рукописной системы аналитики) мы сделали встроенный отчет по продажам, и интегрировали его в amoCRM. По структуре наш отчет повторяет отчеты, которые были в Google-таблицах, но функционально намного удобнее.

И вот почему:

1. Встроен в amoCRM;
2. Актуальные данные не на основе бюджетов сделок, а на основе конкретных платежей;
3. Детализация по каждой цифре;
4. Отправка в телеграм-чат;
5. Расчет полной выручки и маржинальной прибыли.

Основной отчет по продажам разделен на пять частей.

• В первой (Маржа) показаны плановые ожидания и показатели каждого менеджера по продажам, а также процент выполнения. Здесь указаны именно фактические суммы с учетом маржинальной доли по каждому типу сделки.
• Далее – столбец с бонусом. Сюда выводится цифра, которую получит менеджер по итогам месяца.
• Маржа ожидание – это раздел, в который подтягиваются данные о предполагаемых платежах. Можно отследить, какие уже оплачены, а какие просрочены и прогнозировать результаты работы отдела.
• Еще один столбец – это фактическая выручка, где указаны полные суммы платежей, поступившие в компанию.
• Наконец, в разделе "Ушли в архив" можно увидеть суммы по сделкам, которые не дошли до продажи.

Теперь подробнее о том, что именно мы отслеживаем, почему и какие особенности есть у нашего отчета.

1. Платежи. Это главная особенность аналитики, которой заменяем выгрузку в 1С и другие системы финансового учета.

amoCRM по умолчанию учитывает лишь бюджет сделки – это полная сумма, которую заплатит клиент. Однако, как показывает практика, почти всегда эта сумма разбивается на меньшие платежи. И они, в свою очередь, могут быть сильно растянуты во времени. Поэтому, чтобы учитывать реальные показатели каждого менеджера, отчет строится именно на основании информации о планируемых и совершенных платежах.

С помощью виджета, который позволяет вносить платежи в карточке amoCRM, каждый менеджер указывает о договоренностях с клиентом, а также факт оплаты. По этой информации строится аналитика выполнения плана.

В сделке указываются все платежи по проекту: размер, сумма, дата, комментарий и факт оплаты. Если платеж просрочен – система выделит его цветом.

Можно посмотреть, сколько денег уже поступило, а также сколько и когда планируется. Здесь же – сколько платежей просрочено и не состоится, потому что сделки ушли в архив.

Если нажать на любой показатель в отчете, появится детализация всех платежей. Отсюда можно перейти к конкретным сделкам

2. Тип сделки. Вторая важная особенность нашего учета – это сегментация сделок по разным типам. У нас это Лицензии; Работы; Техподдержка и т.д. Помимо удобного фильтра в CRM, такое поле еще дает возможности для улучшения отчета:

1. Настройка разного типа маржинальности для разных типов сделки. Например, лицензии для нас обеспечивают только половину маржинальной прибыли, поэтому в показатели идет 50% суммы. Это же учитывается и при расчете бонуса менеджера;
2. Аналитика по работе менеджера с разными типами сделок. Если один продавец лучше закрывает сделки по внедрению, это повод направлять на него больше таких лидов. Кто-то может лучше работать на допродажах, а кто-то на продлении лицензий: все это можно учитывать и корректировать работу отдела.

Если нажать на значок плюса возле аватарки менеджера, развернется подробная информация о результатах по каждому типу сделки.

3. Сравнительная таблица. Казалось бы понятная функция для сводной аналитики отдела продаж, однако в amoCRM, такого пока нет. В нашем отчете можно сравнить сотрудников по их результатам и прогнозам.

4. Бонус виден сразу. Элементарная прозрачность для менеджеров – они видят, сколько получат по итогам своей работы, и для этого не нужно обращаться к дополнительным формулам. Расчет происходит по прогрессивной шкале. В зависимости от процента выполнения плана, увеличивается и размер бонуса. Если менеджер не выполнил и половины от установленной цифры, он останется только с окладом. После – чем больше продал, тем больше получит.

Столбец с бонусом позволяет менеджеру видеть свой результат, а также его сравнение с результатами коллег

Что мы еще отслеживаем с помощью отчета.

1. Активность менеджеров. Большой сводный отчет о действиях сотрудников. Сюда попадает информация о письмах, звонках, выполнении задач и смене статусов. Такую информацию можно получить в amoCRM по каждому менеджеру, но не в форме общей таблицы. А так – можно сравнить и проанализировать ситуацию. Например, если менеджер показал плохие продажи, и у него была низкая активность – значит, вероятно, он сам виноват в своих показателях. А если, наоборот, низкие продажи совпадают с большой активностью, скорее всего, он что-то делает не так и его нужно переучивать (ведь с мотивацией все в порядке).

Сводная табличка по работе менеджеров покажет, кто и как работает

2. Сводная информация по сделкам в работе. Здесь можно посмотреть, сколько у каждого менеджера в работе сделок и какой у них статус, а также - сколько сделок закрыто в архив. Когда видна вся информация, можно перераспределить нагрузку и повысить показатели всего отдела.

Отчет по сделкам поможет оценить ситуацию в отделе продаж на основании статусов.

Отчет в телеграм-чате.

Чтобы в любой момент посмотреть показатели отдела, надо просто запросить отчет прямо в телеграм-чат по продажам. Для этого настроен специальный бот, который по команде присылает картинкой актуальные данные. Функцией может воспользоваться любой сотрудник, состоящий в чате.

Отчет по сделкам поможет оценить ситуацию в отделе продаж на основании статусов.

Дэшборд в кабинете.

Еще один способ быстро получить информацию – посмотреть на экран, установленный в офисе. На него также выводится отчет, а мгновенный доступ есть у всего отдела.

Как мы говорили в начале, аналитика продаж в отделе – дело индивидуальное. Однако, если вы решите попробовать нашу систему, встроенный отчет можно установить и настроить самостоятельно через наш маркетплейс.

Единственное – его нужно будет наполнить данными (внести информацию о платежах в сделки), а также настроить, если еще нет, систему сегментации по типу сделки.