Планирование руководителя: Как навести порядок в задачах и устранить хаос
«Сроки срываются, задачи теряются, работа по проектам тормозится и как следствие падает продуктивность. С такими проблемами я, как и большинство из вас жил долгие годы. Полгода назад, я задался целью — выстроить эффективную систему работы с задачами для себя и команды, которая действительно будет работать». В этой статье директор по развитию Соли — Василий Карпук, делится основными правилами планирования задач и проектов в компании.
Я выстраивал всё на инструментах Битрикс24, ведь сапожник должен быть в сапогах, но подойдёт практически любой современный таск-трекер: Trello, Todoist, Weeek, Flow, Asana и пр. Очень важный момент! Я уже много лет — человек календаря, поэтому все события обязательно планирую там и это существенно упрощает работу.
Проблемы, с которыми столкнулся
Думаю, что тут себя узнали многие. Хорошая новость — выход есть! Правда, он не волшебный, а требует дисциплины и умения инвестировать в планирование. Выделил вечер, разобрал все задачи, свёл в один инструмент — Битрикс24 и навёл в них порядок. Это сложно, так как надо расставить сроки, даже если они уже сгорели. Тут я поступил следующим образом: Планирование и обратная связь Ключевой этап, который является главным фундаментом успеха моего эксперимента. Я выделил 1 час в день, чтобы научиться вдумчиво планировать расписание, оценивать задачи и понимать сколько из них, я смогу выполнить на самом деле за день. Ежедневно я иду по задачам, в которых выполняю разные роли: наблюдатель, помощник, постановщик задачи и ответственный.Наблюдатель и помощник- Смотрю изменения, отвечаю на комментарии, ставлю подзадачи, если есть вопросы, на которые не могу ответить сразу.- Проверяю просроченные задачи и прошу ответственных актуализировать сроки исполнения.Постановщик- Смотрю изменения по задаче, очень подробно отвечаю на вопросы, корректирую процесс выполнения и даю пояснения;.- Смотрю просроченные задачи, выясняю в чём причина и когда задача будет выполнена, после обсуждения актуализирую срок. ОтветственныйВажнейший этап планирования рабочего дня.- Проверяю изменения, комментарии и даю обратную связь;- Смотрю задачи, которые просрочил сам, анализирую причины, ставлю актуальные сроки;- Смотрю задачи на сегодня, планирую работу по ним. А теперь несложная математика. Обычно время на выполнение задачи занимает от 30 минут до 2-х часов: 2 часа в день точно занимают клиентские задачи30 минут −1 час — планирование30 минут- 3 часа — внутренние встречи и совещания И оказалось, что сделать за день я могу не больше 4-5 задач, а не 20-30, как я думал раньше. 4. Задачи, которые не вошли в рабочий день.Провести время с семьёй или с этими увлекательными задачами? Когда регулярно задумываешься над этим выбором, то начинаешь планировать лучше, а каждый новый проект оцениваешь крайне критично.Сейчас таких задач стало меньше, но периодически вылезают и неплохо отрезвляют. Те задачи, которые проиграли по увлекательности семье и футболу переносятся на завтра или другой актуальный срок. А завтра начинается новая игра в осознанность. Таким образом, новая система позволила мне разгрести завал вечно просроченных задач, наладить процесс контроля за исполнительской дисциплиной, а главное, существенно ускорить выполнение связанных со мной проектов, благодаря регулярной обратной связи при взаимодействии с коллегами. 1. Почта. У письма в моём ящике может быть три состояния:- мгновенный ответ, если написание письма занимает менее 5 минут;- задача, если над ответом надо как следует подумать;- событие, если это встреча; 2. Звонки. Долго пытался планировать их через календарь, но через задачи стало работать лучше; 3. Вопросы от коллег в чатах, задачах или живых вопросах — уходят в задачи; 4. Запланировать событие — это задача. Звучит глупо, но без такой фиксации часто теряю; 5. Всё, что заканчивается словами «потом обсудим», «надо будет не забыть» и т. д. 6. Всё, что я не буду делать прямо сейчас — задача. В следующей статье опишу пошаговый процесс планирования и работы с задачами в Битрикс24, с инструментами, фильтрами и тегами.
Как я решал проблемы
С чистого листа!
Правила работы с задачами
Главные тезисы
Бонус-трек о том, что у меня становится задачами
