Что такое дорожная карта проекта и как ее создать

Roadmap — это страница или слайд с изображением пути, который проходит компания или команда от точки А до точки Б. Дополнительно в карту можно включить:

1. Постановку проблемы. Расписать проблему и то, как она влияет на проект, компанию или команду.
2. Факты и идеи для развития проекта. Статистика, которая подтверждает успех проекта или варианты того, в каком направлении нужно двигаться.
3. Описание действий, которые помогут команде эффективно работать. Это могут быть инструменты, система мотивации или организационные моменты.
4. Список сотрудников или участников команды. Укажите, кто за какую задачу будет отвечать и нести ответственность.
5. Описание шагов, которые выходят за рамки проекта, но при этом являются необходимыми для продолжения работы. Например, для урегулирования вопросов по застройке нужно получить в государственном учреждении градостроительный план.

Зачем нужна roadmap проекта

В ходе изучения проекта в дорожную карту собираются все данные, а информация структурируется так, чтобы с ней могли ознакомиться все заинтересованные стороны.

Например, вы обратились в компанию для разработки сайта. Чтобы не задавать вопросов и не отвлекать программистов и дизайнеров от работы, можно изучить карту: посмотреть, на какой стадии проект и есть ли какие-то проблемы.

Определение целей

Эффективная карта помогает команде и заинтересованным лицам понять основные цели проекта и за счет этого согласовать бюджет. Roadmap — это хороший помощник для руководителей проекта, которые принимают решения и не могут отслеживать каждое мелкое изменение в производственном процессе.

Карта также помогает бороться с неопределенностью, когда сотрудники не могут расставить приоритеты в задачах. На старте часто встречаются ситуации, когда внутри команды не до конца выстроено распределение ролей. Так есть вероятность, что каждый сотрудник взвалит на себя больший, чем реально требуется, объем работы — не понимая, что некоторые задачи можно делегировать. Подобная ситуация может привести к «катастрофе»: сотрудники не справляются со стрессом и не успевают закончить задачи к назначенному сроку.

Единое видение проекта

У всех участников есть единое понимание целей и задач проекта. Если в процессе возникают вопросы — дорожная карта помогает проанализировать промежуточные результаты и внести небольшие изменения. При этом о них сразу же узнают все заинтересованные стороны.

Например, если у вас в ходе выполнения задачи возникли проблемы со сроками из-за поставщика, можете изменить даты в roadmap, оповестив таким образом всех участников процесса о смещении графика.

Изолирование команды от лишних замечаний

Сторонние участники проекта — к примеру, инвесторы или заказчики — часто вмешиваются в ход работы. Это может вызывать дискомфорт у команды, которая занимается реализацией и не должна вести переговоры или заниматься решением чужих вопросов.

Например, дизайнер не должен слушать рекомендации клиента по выбору цветовой гаммы, которая уже была согласована.

Дорожная карта помогает заинтересованным лицам наблюдать, не вмешиваясь при этом в производственный процесс и регулируя вопросы только на верхних уровнях.

Преимущества и недостатки дорожной карты

Рассмотрим преимущества и недостатки roadmap.

Преимущества

Наличие карты помогает:

1. Каждому члену команды следовать установленному плану с четким пониманием сроков, масштабов и целей проекта.
2. Руководителям проектов сообщать всем о планах и изменениях, а также управлять ожиданиями заинтересованных лиц.
3. Определять приоритетные на конкретный момент работы над проектом задачи и оперативно принимать решения, тем самым эффективнее распределяя нагрузку между всеми участниками.

Недостатки

Проблемы в использовании дорожных карт:

1. Если вы не будете обновлять roadmap — с большой вероятностью пропустите появляющиеся проблемы или нарушите сроки.
2. Руководители команды не должны подробно разбираться в деталях — иначе они могут столкнуться с системными проблемами в ходе решения краткосрочных задач и растянуть сроки выполнения.
3. Если на старте проекта некоторые задачи были плохо оценены — во время реализации вам придется потратить незапланированные деньги.

Типы дорожных карт

Различают два типа roadmap:

1. Каскадный тип, или Waterfall.Четкая последовательность этапов без возможности возврата к предыдущим стадиям.Пример каскадного типа
2. Гибкий, или Agile. Гибкая модель управления проектами. Она предполагает разбивку процесса на циклы (спринты) для достижения краткосрочных целей.Вариант гибкого типа.

Виды дорожных карт

В этом разделе разберем виды дорожных карт, которые помогут вам понять цель проекта, корректно расписать задачи и добавить соответствующие метрики.

1. Продуктовые. Это стратегия развития продукта или линейки товаров. Например, запуск нового продукта — линейка игровых ноутбуков. В карте будут указаны сроки запуска, доведение до менеджеров информации по отличиям и преимуществам товаров, рекламные акции.

1. Технологические. Это план внедрения технологий в процесс производства или в компанию. Например, вы хотите поставить конвейер в производственном цехе, чтобы автоматизировать работу и минимизировать процент брака через исключение человеческого фактора — ранее этот процесс выполняли люди.

1. Отраслевые. Схемы, которые описывают развитие отрасли и сегментов рынка. Например, вам нужно оценить влияние рынка. В карте можно указать анализ конкурентов и используемых технологий, провести исследования по экономическим показателям и определить сильные и слабые стороны отрасли и ее потенциал.

1. Корпоративные. Карта показывает процесс развития компании и достижения долгосрочных целей. К примеру, компания хочет зайти на новый рынок. В карте можно указать показатели объема продаж, дохода и охвата — как тех, что актуальны сейчас, так и тех, которых организация хочет добиться. Также нужно прописать сроки и инструменты, помогающие бизнесу достичь результатов.

1. Образовательные. Это план обучения, повышения квалификации или системы мотивации для сотрудников. Например, в карте можно прописать варианты обучения для сотрудников и указать преимущества каждого из способов.

1. Проектные. Карта описывает этапы или временные рамки проекта. К примеру, руководитель хочет мониторить выполнение определенной задачи, но сторонние лица при этом не должны детально следить за процессом. Можно создать отдельную карту, в которой будут подробно описаны подзадачи и указаны исполнители.

Сервисы для создания дорожной карты

В этом разделе рассмотрим специализированные приложения, которые помогут вам настроить несколько roadmap и оперативно отслеживать изменения и ход выполнения всех задач. Также с их помощью вы сможете вести все дела по проекту в одном приложении, не переключаясь между несколькими сервисами.

Примечание. Карту можно создать в Excel, Google Таблицах, Jira или Trello, а также визуализировать план проекта с помощью инфографики. Это простые инструменты — шаблоны для данных сервисов вы можете найти в интернете.

RoadMunk

RoadMunk — сервис для создания визуализации проектов.

Цена:

1. Бесплатной версией можно пользоваться 14 дней.
2. В сервисе представлено 5 тарифов. Стартовый стоит 19 долларов в месяц, он рассчитан на одного пользователя и простые визуализации, чтобы показать карту на презентации.

Особенности:

1. Готовые шаблоны в двух вариантах — с временной шкалой и в виде списков.
2. Сервис позволяет приглашать пользователей по ссылке.

Плюсы:

1. Удобный интерфейс.
2. Доступ к API.
3. Есть расширение для Google Chrome.
4. Экспорт файлов в форматах PNG, HTML, CSV.
5. Интеграция с Jira. Это программа, которая помогает командам вести проекты по разработке ПО и отслеживать ошибки.

Минусы:

1. Сервис на английском языке.

Craft.io

Craft.io — инструмент для управления проектами.

Цена:

1. Есть демоверсия.
2. Бесплатный доступ — 14 дней.
3. Приобрести лицензию для малого бизнеса можно за 39 долларов в месяц. Есть доступ к настройкам дорожной карты, созданию стратегии, интеграциям и управлению участниками.
4. Тариф для среднего бизнеса стоит 89 долларов в месяц. К этой лицензии добавляются расширенные инструменты для создания единой рабочей платформы: настройка брендирования, сбор обратной связи, возможность для каждого участника делиться своими идеями по проекту.

Особенности:

1. В структуре заложен метод OKR — система постановки целей, которая помогает добиться вовлеченности сотрудников и выстроить эффективный рабочий процесс за счет измеряемых метрик.
2. Универсальный инструмент с широкими настройками, который отлично подойдет IT-компаниям для ведения любых проектов.

Плюсы:

1. Современный интерфейс.
2. Простые настройки.
3. Сбор аналитических данных.
4. Интеграция с Zapier, Google Drive, Jira, GitHub, GitLab, Azure DevOps, Pivotal Tracker.
5. Импорт файлов CSV.

Минусы:

1. Интерфейс не русифицирован.

ClickUp

ClickUp — пространство для ведения рабочих задач: загрузка документов, отслеживание спринтов, анализ целей и многое другое.

Цена:

1. Бесплатная версия, в которой есть доступ к созданию любых задач и облачному хранилищу в 100 мегабайт.
2. Подписка для одного участника стоит 5 долларов в месяц, то есть за 10 участников команды вы будете платить по 50 долларов ежемесячно. При этом предоставляется неограниченный доступ к облачному хранилищу.

Особенности:

1. В одной программе можно вести проект, отслеживать цели и выполнение спринтов, отправлять email, общаться в чате с командой, получать уведомления, настраивать напоминания и создавать документы и таблицы.

Плюсы:

1. Простой интерфейс.
2. Интеграция с 1000 приложений.
3. Есть разные варианты отображения досок: канбан, таймлайн, диаграмма Ганта, майнд-карты и многое другое.

Минусы:

1. Нет русского языка.

ProductPlan

ProductPlan — сервис для создания дорожных карт.

Цена:

1. Бесплатный доступ предоставляется на 14 дней.
2. Тариф стоит 39 долларов в месяц для одного редактора и неограниченного количества зрителей.

Особенности:

1. Удобный инструмент для визуализации проектных работ.
2. Есть возможность приглашать участников команды и делиться картой с помощью ссылки.

Плюсы:

1. Простой интерфейс.
2. Интеграция с Jira, GitHub, GitLab, Azure DevOps, Pivotal Tracker, Trello.
3. Экспорт в XLS.
4. Импорт файлов в CSV и XLS.
5. Доступ к API.

Минусы:

1. Только английский язык.

GanttPRO

GanttPRO — инструмент для управления проектами.

Цена:

1. Есть демоверсия.
2. Бесплатный период длится 14 дней.
3. Тариф для личного использования стоит 15 долларов в месяц.
4. Лицензия для команды обойдется в 8,9 долларов за каждого участника.

Особенности:

1. Есть отчетность по затраченному времени и анализу бюджета.
2. Русская версия сервиса.

Плюсы:

1. 4 шаблона визуализации задач: диаграмма Ганта, таблица, доска или таймлайн.
2. Настройки и фильтры для отслеживания и планирования задач.
3. Есть уведомления.
4. Импорт документов Excel, MS Project и Jira.
5. Экспорт в формате PNG, PDF или XLS.
6. Доступ к API.
7. Интеграция с Google Disk, Jira, Slack.

Минусы:

1. Пользователи жалуются на медленную работу техподдержки.

Hygger

Hygger — рабочее пространство для управления проектами. Подходит для Agile команд.

Цена:

1. Есть бесплатная версия с 100 мегабайтами в облачном хранилище.
2. Тариф для малых предприятий стоит 7 долларов в месяц за одного пользователя. Предоставляется неограниченный доступ к хранилищу данных.
3. Лицензия для крупных компаний стоит 14 долларов в месяц за пользователя. Тариф позволяет адаптировать рабочее пространство под ваши цели, а также настроить совместный доступ к платформе.

Особенности:

1. 5 видов дорожных карт: продукт, стратегия развития, портфолио, маркетинг и запуск нового продукта.

Плюсы:

1. Простой интерфейс.
2. Интеграция с Google Disk, Jira, Intercom, GitHub.
3. Широкий набор настроек для выделения и отслеживания задач.
4. Есть возможность добавлять сотрудников и вести с ними переписку внутри сервиса.
5. Учет времени и сбор статистики.

Минусы:

1. Сервис на английском языке.

Taskworld

Taskworld — пространство для управления проектами любой сложности.

Цена:

1. Есть демоверсия.
2. Бесплатный доступ дается на 15 дней.
3. Тариф стоит 10 долларов в месяц за одного пользователя. Вы сможете вести до 100 проектов и использовать 100 гигабайт в облачном хранилище.
4. Подписка для крупных компаний стоит 22 доллара в месяц на каждого сотрудника. Здесь можно вести до 250 проектов, приглашать до 50 гостей и использовать 1 терабайт в облачном хранилище.

Особенности:

1. Помогает отслеживать действия участников и внесенные изменения.
2. Календарь в сервисе можно синхронизировать с Google и Outlook.

Плюсы:

1. Удобный интерфейс.
2. Есть отчеты и сбор аналитики по спринтам.
3. Учет времени.
4. Экспорт в CSV, PNG, XLS, PDF.
5. Доступ к API.

Минусы:

1. Только на английском языке.

Aha!

Aha! — популярное приложение для создания дорожных карт.

Цена:

1. Бесплатный доступ дается на 30 дней.
2. Начальный тариф стоит 59 долларов в месяц для одного пользователя. Вы можете разработать стратегию, создать дорожную карту, расставить приоритеты в задачах и получить отчеты о прогрессе.
3. Тарифы для компаний стоят от 99 долларов в месяц для каждого участника проекта.

Особенности:

1. Широкий набор возможностей по управлению проектами: roadmap, сбор отзывов от клиентов, голосование за идеи, специальные инструменты для программистов и многое другое.

Плюсы:

1. Удобный интерфейс.
2. Интеграция с GitHub, Slack, SalesForce, Zendesk и другими.
3. Доступ к API.
4. Есть мобильное приложение.
5. Создание CJM и ее анализ.
6. Разработка презентаций на основе данных, которые собраны в сервисе.
7. Есть возможность создать карту по шаблону.

Минусы:

1. Сервис на английском языке.

ProjectManager

Project Manager — программное обеспечение для управления проектами.

Цена:

1. В бесплатной версии можно создать до трех проектов и использовать 2 гигабайта в облачном хранилище.
2. Тарифы для компаний начинаются с 14 долларов в месяц за одного участника. Вы получаете безлимитный доступ к хранилищу и можете использовать весь функционал сервиса.

Особенности:

1. Подходит как для Waterfall команды, так и для Agile.

Плюсы:

1. Простой интерфейс.
2. Экспорт в формате XLS, MPP, XML, CSV.
3. Настройка и контроль бюджета.
4. Управление командой.
5. Отчетность.
6. Учет времени.
7. Интеграция с 1000 приложений.
8. Управление ресурсами.
9. Доступ к API.

Минусы:

1. Сервис на английском языке.

Этапы создания дорожной карты

Теперь разберем этапы создания roadmap, которые помогут вам создать эффективную стратегию, организовать работу и предусмотреть риски.

Целевая аудитория

Итоговая версия карты напрямую зависит от того, для кого она изначально предназначена — клиентов, инвесторов или команды. От этого будет зависеть как сам вид roadmap, так и основные задачи, ресурсы и тому подобное.

После того, как вы определите целевую аудиторию, пропишите ее ожидания и предпочтения. Все данные должны быть учтены в дорожной карте — они помогут достичь поставленных целей и избежать лишних вопросов и форс-мажоров. Эффективная roadmap убеждает всех участников в успехе проекта.

Цели и задачи проекта

Вам нужно сформулировать ключевые цели и задачи проекта. На этой стадии не нужно углубляться в детали — достаточно будет кратко описать последовательность действий, которые помогут реализовать проект.

Формат дорожной карты

Исходя из того, на кого нацелена карта и для каких целей она служит, и нужно выбрать ее формат. Это может быть таймлайн, канбан-доска, список задач или гибридный вариант.

Также на этом этапе вам необходимо решить, какой тип вы будете использовать — Waterfall или Agile. Это нужно для того, чтобы правильно рассчитать бюджет и временные рамки.

Участники команды и сторонние лица

Переходите к набору команды: кто будет участвовать в проекте, какой будет у них доступ к доске и за какую задачу они будут отвечать. Важно обговорить все детали и закрепить за каждым четкий список обязанностей.

Для сторонних лиц нужно настроить соответствующие доступы и прописать варианты внесения изменений и последовательность действий в случае форс-мажора.

Стратегия

Затем вам нужно обсудить идеи и расставить приоритеты: какие задачи будут выполнены первыми, а какие будут реализованы параллельно. Исходя из типа карты, вы сможете определить порядок задач и прописать стратегию.

Например, можно разбить большую задачу на короткие спринты в одной roadmap или подготовить отдельные проектные карты для подрядчиков.

Ключевые показатели и ресурсы

Далее вы определяете ключевые метрики, которые помогут вам измерить прогресс и выполнение задач. Также для каждой задачи нужно расписать ресурсы, используемые в работе. Например, разработчику потребуется определенный набор программ, стоимость которых вы должны снести в бюджет.

Временные рамки

Для каждой задачи нужно указать временные рамки: к пример, спринт — до двух недель, более сложные задания — от четырех недель до года.

На данном этапе важно правильно оценить план работ и не занижать количество времени, отводимое на решение задачи. Лучше всего заложить запас в несколько дополнительных дней или недель — и выполнить поручение раньше срока.

Программное обеспечение

А теперь нужно выбрать ПО и подключить к нему всех участников проекта. В сервисе, который вы будете использовать, должны быть не только карты и возможность управления процессами, но также и сбор данных и настройка оповещений.

Бюджет

В бюджет будут входить не только инструменты и ресурсы, которые понадобятся для реализации проекта, но и стоимость услуг специалистов. Исходя из выбранного типа карты, можно рассчитать определенный уровень затрат или запланировать бюджет, который вы сможете корректировать в процессе.

Например, в ходе реализации вы заметили, что выбранный ранее инструмент вам не пригодился и денежные средства не были потрачены. Их можно перераспределить на другие задачи.

Советы по созданию эффективной дорожной карты

Дорожная карта помогает оптимизировать рабочий процесс, поэтому рассмотрим несколько полезных советов по ее эффективной настройке:

1. Избегайте воды и лишней детализации. Карта должна содержать четкую и точную информацию.
2. Указывайте реальные цели и сроки. В противном случае вы получите перерасход бюджета и задержку реализации проекта.
3. Сотрудники должны делиться прогрессом и оповещать команду об изменениях. Так все участники смогут поддерживать плавные переходы от одной задачи к другой.
4. Определите доступ для всех участников — команду не должны отвлекать сторонние лица. За решение внешних вопросов отвечает руководитель.
5. Сервис для roadmap должен уведомлять сотрудников о сроках и напоминать о подзадачах.
6. Чтобы получить эффект от дорожной карты — не забывайте регулярно обновлять информацию.
7. В начале работы с картой вы можете использовать шаблоны, которые помогут вам внести всю информацию о проекте.
8. Не забывайте просматривать карту, чтобы заранее выявлять потенциальные риски.

Хорошие примеры дорожной карты проекта

Выше мы рассмотрели шаблоны карт с таймлайном, теперь разберем другие вариации визуализации roadmap.

Здесь показана карта проекта. Задачи оформлены в канбан-доску: выполненные, основные, ближайшие и будущие задания. К карточкам добавлены теги, чтобы каждый участник команды мог понять цель задачи.

Заключение

В этой статье мы рассмотрели дорожную карту, узнали, где ее используют и как с ней правильно работать.

Roadmap — это полезный инструмент, но он нужен не каждой компании. Если у вас небольшой по масштабам проект, — например, работа с соцсетями или исправление ошибок в приложении — создавать карту необязательно. В этом случае достаточно завести простую табличку или документ, где вы будете фиксировать выполненные задачи.

А чтобы собрать информацию о клиентах — регистрируйтесь в нашем сервисе SendPulse, настраивайте чат-боты в мессенджерах Facebook Messenger, ВКонтакте, Instagram, WhatsApp и Telegram, содавайте одностраничные сайты в конструкторе лендингов и отправляйте email рассылки. А также добавляйте бесплатную CRM-систему и подключайте Viber, SMS и push уведомления.