редакции
Чем проще управлять: временем или хаосом?
Конечно, такой подход в чем-то помогает — мы структурируем свою занятость, планируем важные дела и встречи, знаем, когда примерно у нас будут свободные часы. Но мы часто забываем, что невозможно запланировать всё. Дни, когда все будет идти по расписанию, без форс-мажоров и внезапных задач, можно пересчитать по пальцам одной руки.
Представьте обычный рабочий день. У вас в расписании — составление плана на следующую неделю, встреча с командой в обед и разбор коммерческих предложений от партнеров. Вы не спеша начинаете с плана, но вам поступает срочный звонок из автосервиса, ваш менеджер просит помощи, потому что плохо понял задачу, а ребенок скидывает сообщение о том, что нужно перечислить денег за школьную экскурсию.
Казалось бы, эти отвлекающие факторы занимают не так много вашего времени. Но пока вы разбираетесь с ними, пока возвращаетесь к своей задаче, пора уже переходить к следующей. В итоге вы не готовы к встрече с командой, приходится ее перенести. Не все участники команды могут подождать, и встреча переносится на завтра. Так все ваше расписание «ломается», вам нужно выстраивать его заново, и вы испытываете стресс.
Знакомо? Так проходит типичный день человека, который собрался управлять собственным временем. Стресс не только негативно влияет на настроение, но и приводит к переработкам. Ведь если нас вдруг отвлекли, и мы не успели выполнить свои задачи, то мы делаем вывод, что поработали неэффективно, и стараемся это наверстать в тот же день. А переработки, конечно, не приводят ни к чему хорошему — сил остается меньше, и последующие задачи вы делаете не так эффективно, как могли бы.
Хаос-менеджмент против тайм-менеджмента
Все чаще на смену понятию «тайм-менеджмент» (управление временем) приходит «хаос-менеджмент» — управление хаосом. Что это такое? Хаос — это обычное состояние дел, когда запланировано одно, но приходится срочно делать другое, а еще прилетают задачи по третьему.
В общем-то, это стандартный рабочий день современного человека. Если смотреть на него с позиции тайм-менеджмента, такое положение дел ведет к огромному стрессу, потому что ничего не успевается, не вписывается в заданные рамки и переносится на другие дни.
Хаос-менеджмент — это нечто другое. Такой процесс управления делами учит не подчинять себе хаос, а попробовать подружиться с ним. Ведь мы не можем предвидеть будущее и не знаем, с какими дополнительными задачами нам придется столкнуться сегодня. Основные принципы хаос-менеджмента:
- Мы никогда не контролируем всё происходящее. Даже за свои собственные задачи мы не можем ручаться на 100% — ведь всегда может произойти форс-мажор. Нужно просто принять этот факт.
- Детальные почасовые планы на день не работают. Да, будет круто, если вы запланируете основные задачи — командную планерку, тренировку, встречу с друзьями. Остальные дела можно накидать в формате простого списка — так, вы не будете стрессовать из-за того, что приступили к разбору почты не в 15:00, а в 15:30.
- Вы никогда не сделаете все запланированное. Часто вся наша жизнь превращается в бесконечный чек-лист: выполнить рабочие задачи, посмотреть бесчисленное количество фильмов, встретиться со всеми бывшими одноклассниками... Примите тот факт, что времени никогда не хватит на всё, просто потому что большая часть этих задач не приоритетна для вас. Подумайте, так ли вам нужно читать очередную умную книгу, или вы просто хотите «не отстать» от ваших коллег, которые ее обсуждают?
- Не всегда рушащиеся планы — это зло. Когда вы опаздываете на встречу, стоя в километровой пробке, вы можете злиться на весь мир, а можете использовать неожиданно появившееся время для прослушивания полезного подкаста или звонка близким. Позвольте себе быть не роботом, а живым человеком, который может жонглировать своим временем и распределять задачи.
- Так ли важны все задачи? Если в вашем списке вот уже полгода стоит и нервирует вас «Записаться на курсы рисования», подумайте, а может, это и не так уж вам нужно? Просто вовремя избавляйтесь от неприоритетных задач и вы увидите, насколько это помогает бороться со стрессом.
- Если в ваши планы вдруг внедряется хаос, то не стоит нервничать и пытаться его победить. Просто перестройте свое расписание, а потом понаблюдайте — в какие моменты ваши планы рушатся чаще всего? Если вы постоянно отвлекаетесь на звонки с утра — лучше ставить на это время мелкие задачи, которые не требуют концентрации. Если вы часто опаздываете на встречи из-за пробок — имеет смысл перевести некоторые из них в онлайн-формат. И так далее.
Хаос-менеджмент учит главному — мы никогда не сможем полностью контролировать наше время. В четко выстроенные планы всегда будут внедряться другие факторы, которые сломают красивое и четкое расписание. Всё, что вы можете сделать — это гибко перестраиваться и отмечать закономерности хаоса, чтобы в будущем лучше к ним подготовиться.
Несколько техник для лучшего решения задач
Итак, мы приняли факт, что хаос-менеджмент эффективнее тайм-менеджмента. Но позволить хаосу полностью себя поглотить — не лучшее решение. Поэтому поделимся несколькими проверенными техниками, которые сделают выполнение задач эффективнее.
Расставляем приоритеты по матрице Эйзенхауэра
Каждой задаче можно присвоить приоритет по важности и срочности. Так, по матрице Эйзенхауэра задачи бывают:
- Важные и срочные — их нужно выполнить в первую очередь. Например: подготовить план к обеденному совещанию.
- Важные и несрочные — можно запланировать их на ближайшее время. Но из-за того, что планируемая дата сдвинется на 1-2 дня, не стоит бить тревогу. Например: подобрать отель для летнего отдыха.
- Неважные и срочные — скорее всего, их выполнение не требует вашего личного присутствия и их можно делегировать. Например: купить билеты на предстоящий концерт — с этим вполне справится ваш супруг, мама или подруга.
- Неважные и несрочные — нужно хорошенько подумать, а актуальны ли эти задачи вообще. Может, стоит исключить их из своего списка, чтобы они не нервировали вас? Например: прочитать книгу, которую посоветовал коллега — если вы до сих пор ее не купили, наверное, не так уж она вам и интересна.
Стремитесь к тому, чтобы в вашем списке было как можно меньше «важных и срочных» дел. Когда их не станет, можете себя поздравить — вы приблизились к званию гуру хаос-менеджмента.
Едим слона по кусочкам
При чем здесь гастрономические изыски? Представьте, что выполнить крупную задачу — то же самое, что съесть слона. За один присест вы это не сделаете, а по кусочкам — пожалуйста. Разделите объемную задачу на «кусочки» и ставьте в план их, а не всю задачу целиком. Так вы сможете лучше прикинуть свое время и не будете бросать все силы на выполнение только одного масштабного дела.
Например, вам нужно подготовиться к отпуску. Это очень объемная задача, и вы рискуете в ней «закопаться». Разделите эту задачу на пункты: подбор отелей, покупку билетов, составление списка вещей и т.д. Так вы лучше поймете, сколько времени вам потребуется на полноценную подготовку.
А лягушку съедаем в первую очередь
Очередная история из высокой кухни — лягушек есть противно, и мысль об этом может отравлять нам весь день. Но если мы съедим лягушку с утра, то немного помучаемся, но зато остальной день будет свободен от негативных мыслей.
Таким образом, все самые сложные и нудные задачи лучше планировать на первую половину дня. Так вы и не будете портить себе настроение мыслями о неизбежном, и избавитесь от искушения намеренно затянуть дела, чтобы перенести сложную задачу на завтра.
Как еще повысить свою производительность
Несколько простых приемов — возможно, они у вас сработают:
- Ставьте четкие цели для каждой задачи — вы должны знать, что получите в результате.
- Так же четко представляйте, как и какими инструментами вы будете выполнять задачу, что вам для этого понадобится.
- Не пытайтесь сделать несколько задач одновременно. Если возникла срочная задача, сначала справьтесь с ней.
- Если задача требует повышенной концентрации и она очень важна, отключите на время внешние раздражители.
- Если к решению задачи имеют отношения другие люди, чаще общайтесь с ними. Возможно, они испытывают трудности или вовсе выполняют не те действия, которые сейчас нужны.
- Не бойтесь делегировать несложные задачи. Так вы освободите время только для тех дел, которые требуют вашего повышенного внимания.
- Уделите внимание организации ваших процессов. Будет удобнее, если все нужные контакты, документы и списки будут под рукой.
- Умейте говорить «нет», если задача совсем не вписывается в ваши планы.
- Выберите и используйте удобный планировщик задач. Не так важно, как вы ведете свой список дел: в блокноте, на канбан-доске, в заметках телефона, или в одном из многочисленных todo-приложений. Все зависит от индивидуальных привычек и сложности цели. Но если не управлять делами, дела начнут управлять вами.
И главное — не давайте стрессу от невыполненных задач поглотить вас. Смиритесь с тем, что хаос неизбежен, и учитесь быть более гибкими при планировании.