Черта профессионалов: почему корпоративная почта является важной частью ведения бизнеса
Как создается корпоративная эл. почта
По сути, корпоративный почтовый ящик — это стандартная почта. Но в адресе корпоративного ящика вместо типичного наименования бесплатного почтового сервиса (@gmail, @mail, @yandex) стоит доменное имя сайта компании.
На наглядных примерах показываем как это выглядит в работе:
- marmishko_v@kindservice.ru
- noreply@site-name.ru
- support@vsesumki.com
Непосредственно до @ в адресе указывают:
- фамилию и инициалы сотрудника, если это почтовый ящик для рабочей переписки;
- целевую информацию, если почта сервисная (рассылка, служба поддержки клиентов и пр.).
Использовать корпоративную почту стоит по нескольким объективным причинам, подробнее о которых ниже.
Плюсы использования корпоративной почты
Укрепление делового имиджа
При обмене визитками или в рабочей переписке больше доверия у собеседника вызовет почтовый адрес, расположенный на корпоративном домене. Партнер увидит, что вы заботитесь даже о незначительных имиджевых деталях, а клиент посчитает, что компания с таким вниманием к мелочам не может предлагать некачественные товары и услуги.
Также стоит упомянуть про маркетинговую сторону вопроса. В текущее время пользователи перенасытились всевозможными онлайн-предложениями. Чтобы входящее письмо из имейл-рассылки открыли, оно должно быть говорящим:
- от кого;
- о чем;
- какую пользу несет.
Корпоративный адрес отправителя вкупе с точно сформулированной темой рассылки отвечает на все три вопроса. Всего за 5 секунд вы показываете, что бережно относитесь к времени своих клиентов и цените их лояльность. Данный аспект повысит вероятность того, что письмо откроют и начнут читать.
Естественно, чтобы письма работали, их содержание тоже необходимо продумать. Проработайте приветствие, сделайте аккуратное форматирование, разместите на видном месте логотип компании и настройте деловой шаблон подписи.
Упорядочение рабочих процессов
Если объединить корпоративные учетки работников в единой системе электронной почты либо системе CRM, то можно легко отследить всю их деловую активность. Простой шаг, но он поможет:
- улучшить коммуникацию между сотрудниками и клиентами;
- упростить принципы эксплуатации электронной почты;
- в целом облегчить процесс достижения бизнес-целей.
Известные почтовые системы предоставляют гибкие опции настроек отслеживания того, как конкретно эксплуатируется корпоративная почта. Помимо этого, использование платных сервисов обеспечивает упорядоченность писем в электронных ящиках. Каждый email попадает в определенную папку, а цепочки писем соответствуют хронологии переписки.
Корпоративную электронную почту проще интегрировать в прочие онлайн-инструменты бизнеса — это упростит процессы управления, а также оптимизирует рабочие процессы в целом. Как правило, почтовые сервисы предлагают настроить отслеживание цепочек писем, относящихся к конкретным рабочим проектам, в т. ч. тех, что касаются работы с клиентами. Появляется удобная возможность интеграции почтового сервиса с программным обеспечением, которое применяется в управлении проектами, а также с CRM и платформами автоматизации маркетинговых кампаний.
Письма с корпоративного сайта приходят без сбоев
Нередко письма с сайта отправляют на стандартную почту вида noreply@site-name.ru. Если физические настройки не заданы, т. е. данной почты не существует, то email-оповещения из форм обратной связи, из чата и из корзины идут мимо почты администратора. Происходит так потому, что почта компании имеет верификацию. Это значит, что почтовая служба может получить в почтовом ящике отправителя подтверждение, что данное письмо пришло с конкретного адреса. Говоря иначе, все отправленные письма попадут адресатам, минуя папку «Спам». Произойдет это благодаря тому, что почтовая система убедится в принадлежности почтового ящика именно вашей компании.
Достигается данный результат посредством использования протокола Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) для корпоративных почтовых систем. Протокол работает в двух направлениях:
- Контролирует правильность настроек, затем одобряет отправку электронных писем для конкретных устройств.
- Направляет исходящие письма на указанные email, затем проверяет и подтверждает успешную доставку.
Техническая безупречность настройки процессов обмена информацией гарантирует, что важные оповещения не пропадут и будут доставлены вовремя.
Более того, функциональность почтового клиента позволит создавать целевые маркетинговые кампании и обеспечит оптимальную автонастройку для задач с использованием email-рассылок. По итогу, пользуясь корпоративной электронной почтой, вы сможете эффективно организовать маркетинговые процессы, а значит напрямую улучшить контакт с потенциальными и непосредственными клиентами на пользу бизнесу.
Как компании выбрать почтовый сервис
На текущий момент максимально востребованы три платных почтовых сервиса, которые отвечают за работу с корпоративной электронной почтой. Это Gmail (Google Workspace), «Яндекс Почта» (Яндекс 360), «Почта Mail.ru» (Mail.Ru Group). В каждом из них есть уникальные достоинства, однако в среднем предлагаемые перечни опций имеют выраженное сходство. По стандарту, оплатив подписку на почтовые бизнес-аккаунты, ваша компания получает:
- Доступ к «облаку» 24/7;
- Доступ к встроенным приложениям для синхронизации работы над документами и встречами;
- Доступ к инструментам отслеживания данных и корпоративной системы.
Выбор в пользу того или иного конкретного сервиса не играет большой роли. Главное правильно задать внутренние настройки — а вот это уже работа, которую лучше делегировать специалистам.
