Бухгалтерский аутсорс или «Бесперспектива минус»

Часто, при выборе способа ведения бухгалтерии, предприниматели обращаются в аутсорсинговые компании. На первый взгляд это выглядит достаточно хорошим решением. В офисе такой компании сидит несколько специалистов, все шкафы и столы изобилуют разнообразными бумагами по профилю деятельности, приемлемая стоимость и иллюзия профессионализма и качества. Однако, так ли всё радужно на самом деле?

Случаи бывают разные

Недавно к нам в Скрепки пришел клиент, назовём его М., с острой проблемой навести порядок в бухгалтерском учёте, да и просто его вести, для начала. За свою деятельность он уже успел перепробовать все возможные варианты от приходящего бухгалтера, до аутсорсинговой компании. Последнее время это был довольно распространённый симбиоз: человек в штате на «первичке» и бухгалтерская компания на учёте и сдаче отчётности. Но, как говорится, что-то пошло не так. Ситуация для нас понятная и часто встречаемая, так что сразу предложили сотрудничать. Мы прекрасно понимали, с чем именно столкнёмся при переходе на сопровождение в Скрепки, но этот случай оказался особенным.

Ведение бухгалтерского учёта — что это?

Большинство предпринимателей, обращаясь в стороннюю компанию или к частному специалисту за ведением бухгалтерского учёта, представляют, что они будут отдавать бухгалтеру какие-то бумажки, а он уже сам знает, что с ними делать. Так это и должно работать! НО! Не работает!

К сожалению, это частая история, когда «специалисты» от бухучёта подменяют понятия, преподнося своему клиенту сдачу отчётности, как полноценное ведение бухгалтерского и налогового учёта, с соответствующей стоимостью «услуги». Не ну а что? Клиенту же какая разница?

Отвечаем: огромная!

Для любого предпринимателя законодательно закреплена обязанность вести и бухгалтерский и налоговый учёт, и сдавать соответствующую отчётность. Отсутствие любого из вышеперечисленного влечет наложение штрафов, блокировку счетов и прочие малоприятные последствия. В нашем случае, за ведение учета выдавалась банальная выгрузка выписки из банка в 1С. Просто скачать из банк-клиента и подгрузить в 1С! Такую "смелость" мы встретили впервые. Тем, кому интересно, мы можем подробнее рассказать, в чём тут отличия, но поверьте – это не ведение учёта!

Кадры решают всё

Избитый лозунг, но ведение кадрового учёта действительно может решить всё, как минимум многое. В случае с М., ему был передан файл формата .pdf, содержащий информацию о последней начисленной заработной плате сотрудникам и сделанных удержаниях в «фонды». На нашу просьбу предоставить базу данных, в которой велся кадровый учёт, мы получили гениальнейший по своей несуразности ответ: кадры мы вели в табличке Excel и удалили её сразу по отправке pdf-файла. (немая пауза)

В какой табличке? Как вы там кадровую работу учитывали? А можно нам такую же табличку, а то мы «мучаемся» с этой 1С-кой? Для сведения предпринимателей: одно «посещение» вашего офиса трудовой инспекцией обходится в 50 000+ руб. – есть очём задуматься.

«Базовые ценности»

Сразу скажу, что в случае с М. и его «бесперспективой минус» базу нам удалось получить сразу, так как находилась она на одном из его офисных компьютеров. Сохранность базы – отдельная тема для разговора. Тем не менее, зачастую при попытке получить у обслуживающего бухгалтера свою базу данных предприниматели слышат такие ответы: сначала ты мне за неё заплати (WTF?), её только что случайно уничтожил вирус, у меня сломался компьютер и прочие, не отличающиеся оригинальностью, «отмазки».

Возвращаясь к обязанности предпринимателя вести учёт и сдавать отчётность, хочу напомнить, что некорректное его ведение подлежит штрафу (от 10 000 руб.), не говоря уже про его полное отсутствие.

Начинайте сразу сочинять «трогательные истории» для налоговиков.

Та самая перспектива или свет в конце тоннеля

Что же со всем этим делать? Как быть, если те «специалисты», которые должны решить проблемы с ведением бухгалтерского учёта и сдачей отчетности не только их не решают, а зачастую усугубляют? Есть ли выход?

Дорогие коллеги-предприниматели! Всё печально, но не без перспективы!

Вот пять простых шагов, которые помогут избежать неприятностей с бухгалтером

• Для начала, обязательно подписывайте договор с обслуживающим вас бухгалтером, вне зависимости от его организационно-правовой формы. Внимательно читайте все пункты и подробно прописывайте обязанности и ответственность сторон.
• Помните, что необходимо ведение бухгалтерского, налогового, кадрового учёта и сдача соответствующей отчётности, а не что-то одно.
• Попробуйте попросить выгрузить вашу базу 1С и посмотрите на реакцию. Часто, уже на этом этапе можно многое для себя выяснить.
• Следите за сохранностью вашей базы данных. Узнайте, как построено резервное копирование, защита от несанкционированного доступа и так далее. Это тоже важно.
• Попросите стороннюю компанию провести анализ состояния дел в вашей бухгалтерии. Часто это можно сделать бесплатно, даже если это потребует оплаты – оно того стоит.

Вы держитесь там!

А если остались вопросы – с удовольствием на них ответим!

Ваши Скрепки.