ТОП-5 неочевидных инструментов для оптимизации продаж

Что же касается автоматической отправки писем и сообщений из шаблонов, чаще всего они используются для:

· Сбора обратной связи о сотрудничестве после того, как сделка с клиентом завершена.

· Получения обратной связи в процессе продажи по КП, например, через 3 дня после того, как КП было отправлено, а сделка не переместилась на следующую стадию в воронке.

· Для назначения даты и времени следующей встречи или звонка с возможностью выбрать из свободных слотов.

· Информирования клиента о получении платежа и старте дальнейших работ с вашей стороны.

· Информирования клиента, о том, что его заказ передан на доставку.

· Follow-up письма и сообщения, которые не предполагают их изменения менеджерами.

Все шаблоны писем и сообщений могут содержать персонализированную информацию, которая подставляется из карточки клиента, и могут быть отправлены как вручную, так и автоматически.

Автоматизация документооборота

На самом деле, это частный случай автоматизации взаимодействия между сотрудниками и подразделениями, но в связи с особой популярностью мы вынесли его в отдельный пункт рейтинга. А еще на этом примере мы покажем, как можно «докрутить» любую автоматизацию взаимодействия.

Итак, главная суть автоматизации документооборота в том, чтобы документы на застревали на столах и этапах согласования, и всегда можно было понять, где находится тот или иной документ и понять историю правок по нему.

Что представляет собой автоматизация документооборота

В первую очередь, это процесс, который автоматически запускается по установленным правилам. В случае продаж, чаще всего автоматизируют внесение правок «под клиента» и визирование нового документа, подготовка сопровождающих документов (напр. ТТН) и подготовка закрывающих документов (напр. Акт выполненных работ). Соответственно, моментом, когда запускается новый процесс будет это переход сделки на стадию «Подписание документов», «Оплата получена» и «Работы выполнены».

Давайте рассмотрим на примере:

1. При переводе сделки на стадию «Подписание документов», запускается соответствующий процесс. Пусть, у нас он будет включать в себя стадии «Создание договора», «Согласование договора с клиентом», «Договор согласован», «Визирование договора». Этот процесс может иметь внутри себя микропроцессы, как, например, в нашем случае, визирование. Итак, что происходит на протяжении всего процесса:

a. Договор можно создать прямо из карточки клиента по добавленному ранее в Битркис24 шаблону.

b. Далее, опять же, из карточки клиента, договор высылается ему на согласование. Если клиент согласен со всеми пунктами, менеджер переводи сделку на стадию «Договор согласован», после чего руководителю приходит уведомление о необходимости подписать договор. Здесь также можно использовать электронную подпись, которая доступна в Битрикс24.

c. Если же клиент хочет изменить что-то в договоре, это будет уже не наш стандартный договор, и его нужно будет визировать. Поэтому менеджер переводит сделку на стадию «Визирование», запускается новый микро-процесс, где документ получает визы от всех необходимых лиц в заданной последовательности. Здесь также можно настроить уведомления с привязкой к срокам, чтобы не растягивать визирование. Например, выделив по 2 часа на каждую визу, соответственно, визирующее лицо будет получать уведомления в момент перевода сделки на тот этап, за который это лицо отвечает, за час до окончания срока и так далее.

Также договор добавляется в реестр договоров.

2. После того, как договор согласован и подписан и компанией, и клиентом, из карточки клиента выставляется и отправляется счет на оплату. Когда оплата получена, запускаются не только новые процессы по работе над заказом, но и при необходимости процесс по подготовке сопроводительных документов, например, ТТН: «Платежка получена», «Подготовлен ТТН», «Подписан ТТН», «Передан ТТН», «Получен ТТН».

3. Если речь идет об оказании услуг, после того как услуга оказана, подобный процесс запускается в разрезе Актов выполненных работ: «Работы завершены», «Подготовлен Акт», «Подписан Акт», «Передан Акт», «Получен Акт».

Поскольку сегодня речь идет о продажах, мы рассмотрели документооборот на примере исходящей документации. То же можно сделать и для входящих документов.

Распределение заявок по менеджерам в зависимости от типа продукта или суммы сделки

Часто в компаниях с клиентами разных сегментов работают разные менеджеры. Для того, чтобы не распределять, какой клиент уходит к какому менеджеру, вручную, удобно использовать автоматическую приоритезацию.

Чаще всего клиентов делят в зависимости от группы продуктов или суммы сделки.

Так, к примеру, можно настроить Битрикс24, чтобы сделки с продуктом А уходили на менеджера Иванова, а с продуктом В — на Петрова.

Или же так, чтобы сделки с прогнозной суммой более 1 000 000 руб. уходили только на Сидорова, а менее 1 000 000 руб. — всем остальным менеджерам в порядке очереди, настроенной также по определенным правилам.

Как итог сегодняшнего рейтинга, хочется сказать, что вне зависимости от индустрии и размера бизнеса, в любой компании работают люди, а поэтому человеческий фактор присутствует в любой компании. Одна из главных задач автоматизации — уменьшить влияние человека и сократить количество ошибок. Конечно, на уровне настроек, автоматизация у всех компаний разная. Однако, на уровне инструментов, не всегда стоит изобретать свой собственный велосипед — часто имеет смысл присмотреться к тому, что уже используют другие компании.

Сегодня мы поговорили о том, что чаще всего используют для автоматизации и оптимизации продаж. На очереди еще много интересного, поэтому подписывайтесь. Увидимся совсем скоро!