В этом году я… Почему чек-листы – лучший инструмент для планирования

Малыми шагами

Разумно, что мы ориентируемся на результат, а не на процесс, но часто от того, насколько качественно проработан путь достижения цели зависит качество полученного результата. Даже если мы достигаем цель в одиночку, без привлечения кого-либо, перед тем как приступать, важно понимать, как именно мы будем двигаться к цели: какие шаги совершать, какие способы для этого использовать и когда это делать. Таким образом будет не только проще идти к цели, но и оперировать самим процессом и даже корректировать саму цель.

Для этого удобно использовать декомпозицию. Она позволяет дробить что угодно большое на маленькие части. Главное, что стоит понимать про декомпозицию — каким методом дробить и до какой степени.

Как декомпозировать цели и задачи

Существует множество способов декомпозиции, самые популярные из них следующие:

· По этапам. Здесь мы последовательно разбиваем весь процесс на более мелкие действия. Это один из самых часто используемых и удобных методов, т.к. он позволяет помимо получения более мелких задач и конкретного их описания спланировать сроки реализации каждого их действий. Помимо прочего, в данном случае мы можем проанализировать результат на каждом из этапов и скорректировать свои дальнейшие действия.

· По ролям или ответственным. Если в достижении цели задействовано несколько лиц, этот способ также применяется достаточно часто. Преимущество в том, что в нем вы можете запустить выполнение нескольких действий параллельно и одновременно, что ускорит достижение результата. Однако эти действия должны быть не зависимыми друг от друга. Например, если речь идет о подготовке новогоднего подарка клиентам, вы можете запустить одновременно выбор и согласование основного подарка, которые выполняет маркетолог, и разработку дизайнером открытки, т.к. и основной подарок и открытка будут присутствовать в наборе в любом случае, и они не обязательно должны быть взаимосвязаны.

· По виду операции. Часто такая декомпозиция перекликается с декомпозицией по ролям и по этапам, т.к. в командах за разные операции отвечают разные сотрудники, и большинство действий происходят последовательно. Можно сказать, что это некий симбиоз декомпозиции по этапам и ролям. Вернемся к примеру с новогодними подарками. Здесь мы будем производить операции разработки концепции, создание перечня клиентов, согласования, поиска поставщика, заказ продукции, комплектовки и доставки до клиентов. Каждую из операций мы также декомпозируем, но уже по другому принципу.

До какой степени декомпозировать — еще один важный вопрос. Здесь все зависит в первую очередь от стиля управления в компании. Если вы больше склоняетесь к либеральному стилю, где у сотрудников много свободы действий, будет достаточно укрупненно поставить задачи без каких-то дополнительных деталей. Но такое управление встречается в компаниях достаточно редко. Если же вы используете авторитарный и демократичный стили, имеет смысл разбивать задачи до конкретных действий, которые могут быть выполнены одним сотрудником в течение 1 рабочего дня.

Как реализовать это все технически

Разумеется, для разных уровней есть разные инструменты. Если рассматривать на примере Битрикс24, декомпозиция выглядит следующим образом:

1. Сама цель формируется в виде Задачи. Можно использовать и Проект, однако он скорее годится для совсем крупных целей, например, «Реализация маркетинговой стратегии 2025», «Крупный клиент 1» и т.д. В любом случае, в Проектах вы будете работать с Задачами, которые будут более конкретно описывать цель.

2. Крупные блоки внутри задачи (по выбранному критерию декомпозиции) помещаются в Подзадачи к основной Задаче. Это могут быть, к примеру, Подзадачи «Организационная часть», «Лендинг» или «Анонсирование» в задаче «Конференция 02.02.2025»

3. Поскольку на предыдущем уровне были сформированы также крупные задачи, их дальше необходимо разбивать на более конкретные Подзадачи второго уровня. Например, в «Анонсировании» у нас будут Подзадачи «Медиаплан», «Партнеры», «Ивент-агрегаторы», «Соцсети» и «Рассылка».

4. Далее продолжаем декомпозировать Подзадачи 2 уровня на 3 уровень. Получаем в «Рассылке» подзадачи «Контент», «Визуал», «Верстка», «Тестирование», «Утверждение», «Запуск» и «Контроль эффективности».

5. Такие Подзадачи уже почти максимально декомпозированы, а значит в них можно вшить чек-листы, которые помогут исполнителям точно ничего не упустить при их выполнении. К примеру, это могут быть разные уровни утверждения в соответствующей задаче: у руководителя отдела маркетинга, коммерческого и генерального директора. В задачу «Визуал» для дизайнера можно поместить перечень всех необходимых изображений: титульное с ресайзами, фото спикеров и т.д. В задачу «Тестирование» можно поместить форматы, где необходимо протестировать рассылку: веб, мобильный, почтовые клиенты с их перечнем. И так далее.

Принцип следующий: если речь идет о коротком действии, которое выполняет один человек — оно идет в чек-лист, если это что-то более крупное — в подзадачу.

Может показаться, что само такое описание цели занимает слишком много времени, что отчасти является правдой. С другой же стороны, это позволит планомерно достигнуть цели, совершив минимальное количество ошибок и недочетов, исправление которых отнимет еще больше ресурса. Кроме того, такие сложносоставные структуры можно сохранить как шаблоны в Битрикс24, чтобы в будущем развернуть их всего в несколько кликов.