Как автоматизировать работу HR
При этом, помимо основных действий, сотрудники HR-департамента выполняют большое количество вспомогательных и «сервисных» операций, которые необходимы для того, чтобы основной процесс шел гладко.
В этой статье обсудим ключевые аспекты и процессы текстом, а демонстрация того, как это работает в реальности состоится 24 и 25 апреля в формате бесплатного цикла вебинаров.
Подбор сотрудников
Ключевая и самая острая задача HR-департамента. Часто все осложняется сжатыми сроками для поиска сотрудника, не совсем определенными критериями к кандидату и не слишком большим бюджетом. При этом инициатором выступают не сами HR, а руководители сторонних отделов, от которых в первую очередь важно получить конкретные требования к кандидатам. Для этого удобно использовать шаблоны задач со вшитым «брифом», где будут указаны все требования, которые необходимо собрать от заказчика вакансии. На следующем этапе, когда будет проходить первичный отбор кандидатов для собеседования с HR, удобно использовать именно этот список критериев, который будет у специалиста всегда под рукой.
Далее в Битрикс24 создаются карточки кандидатов, в которых хранится вся информация о них, а также есть возможность связаться с ними: позвонить, написать в мессенджере или почте, в том числе, с использованием редактируемых шаблонов. Такую отправку сообщений можно автоматизировать, к примеру, когда кандидат будет определяться в отказ по одной из настроенных предварительно причин, ему будет автоматически отправляться сообщение с заданным именно для этой причины отказа текстом.
Также удобно и назначать время для собеседования: достаточно просто поделиться с кандидатом свободными слотами в календаре, чтобы он самостоятельно мог выбрать подходящее для себя время.
Вся история коммуникаций будет сохраняться там же, в карточке, что позволит, быстро вернуться и «поднять» интересующую информацию, дозаполнить исходя из нее карточку кандидата, а также сделает процесс выбора тех, кто пройдет на следующий этап более простым.
Сам процесс и стадии отбора кандидатов удобно уложить в воронку, где на каждой стадии можно назначать своего ответственного, настроить автоматическую постановку задач, например, для проверки тестового задания, таким образом не только организовав сам процесс, но и получив доступ к удобной навигации ко всему, что касается конкретного кандидата и вакансии.
Таким образом, настройка процесса найма в Битрикс24 позволит:
· Собирать более четкие и точные требования к кандидатам.
· Организовать сам процесс подбора и найма сотрудников.
· Сделать более простой и прозрачной оценку кандидатов.
· Упростить и уменьшить количество служебных и повысить качество коммуникаций.
Оформление и вывод сотрудников
Еще один процесс, который часто отнимает у HR-департамента большое количество сил и времени. В то же время, если грамотно выстроить эти процессы, это значительно поможет сотрудникам в их работе.
Так, процесс документального оформления новых работников можно уложить в бизнес-процесс Битрикс24, как и вывод и обеспечение всем необходимым сотрудника, где он сможет уже самостоятельно, или с помощью HR-специалиста или руководителя, проходить все необходимые этапы, знакомиться со всеми важными и нужными документами и регламентами.
Адаптация и обучение
Многие компании уже используют стандартизированные процессы адаптации сотрудников на новом рабочем месте, что также удобно реализовывать с помощью Битрикс24. Для этого, в зависимости от того, насколько это сложный и длительный процесс, удобно использовать либо задачи с чек-листами, куда будет встроено все необходимое, так и отдельные большие процессы.
К примеру, если при найме вы сначала обучаете сотрудника, затем он проходит своего рода экзамен, возможно даже в несколько этапов, можно выстроить процесс, где сотрудник будет стадия за стадией проходить аттестацию, в которые также будет включено ответственное за каждую из итераций лицо, чтобы помощь сотруднику успешно справиться с задачей.
Таким образом, автоматизация HR-процессов поможет и нанимающей и нанимаемой стороне быстро и успешно влиться в работу и получать первые результаты в скором времени после выхода сотрудника на новое место.