Избавиться от задач в почте и наладить коммуникацию между отделами: «Административный рабочий стол» (АРС) на базе 1С

Однако через полгода его тестирования стало ясно, что проще разработать собственный инструмент, чем интегрировать со всеми существующими в компании базами. Даже после нескольких доработок многим сотрудникам приходилось использовать минимум в 2, а то и 3 программы, что расходилось с требованием настроить работу в одном окне. Поэтому от этого модуля отказались, но заимствовали из него некоторые идеи для ТЗ.

Извилистый путь внедрения

Чтобы вы не запутались, давайте еще раз обозначим, как компания пришла к собственному «Административному рабочему столу».

1. 1 этап. DocsVision — начальный инструмент для документооборота
2. 2 этап. Создание реестра бизнес-процессов. На текущий момент их более 720 и они охватывают без преувеличения все аспекты работы компании.
3. 3 этап. Модуль «Простые процессы» и настройка взаимосвязанных задач.
4. 4 этап. Изменения в системе оплаты труда — внедрение управления через KPI, среди которых процент выполненных в срок задач.
5. 5 этап. Разработка платформы обучения на базе 1С.

И вот он — тот самый момент, когда всё необходимое для объединения этой информации есть, но самого инструмента еще нет. Но дальнейший путь уже намечен:

1. Интеграция всех задач на базе 1С;
2. Разработку виджета рабочего стола;
3. Воспитание культуры работы с инструментом.

И вот как это было.

Время реализации

Создали новую IT-стратегию и начали реализацию АРС. Техническая реализация оказалась не таким сложным этапом, как могло бы показаться. Она заняла всего около трёх месяцев.

Вот что делали после разработки ТЗ:

1. Провели мозговой штурм с программистами. Сформулировали идеи и обсудили технические решения с командой разработчиков, чтобы понять, как лучше реализовать задуманные функции.
2. Внедрение. Сюда входила интеграция нового инструмента в существующую инфраструктуру компании. Команда разработчиков постаралась, чтобы система правильно работала в реальных условиях и отвечала требованиям бизнеса.
3. Тестирование и отладка. Проверяли, как система работает в различных сценариях, устраняли найденные ошибки и недочеты, проводили тесты на производительность и безопасность.

После первоначального запуска последовали юзабилити-тестирование и детальные доработки, включая разделение задач на виды и оптимизацию интерфейса. Эту работу вели в течение 1 года, чтобы сделать инструмент более удобным и эффективным. Появились новые функции, такие как кейсы и рейтинги в обучении, базовые отчеты для руководителей и другие улучшения. С тех пор система АРС работала практически без изменений. За последние 5-7 лет в виджете не было глобальных обновлений.

Сегодня для оптимизации бизнес-процессов больше не нужно тратить годы на разработку своих решений. Всё можно сделать быстрее с помощью готовых инструментов. Именно этим занимается студия LABA. Мы выполняем автоматизацию и помогаем компаниям оптимизировать работу, используя проверенные технологии. Это позволяет не только сократить время на внедрение, но и улучшить ключевые процессы без лишних затрат. Вместо того чтобы всё разрабатывать с нуля, вы можете доверить это нам — и уже скоро увидите результаты — пишетСергей Савин, основатель студии разработки LABA

Создание корпоративной культуры: как привить новую систему

Внедрение нового инструмента в «Центре Кровли» было непростой задачей, особенно в плане изменения корпоративной культуры. Начали с обучения руководителей, объясняя им ценность нового продукта и демонстрируя примеры успешного использования. Ответственные лица, такие как исполнительный директор, курировали запросы от различных департаментов: административного, ИТ, службы персонала и других.

Внедрение показателя «Исполнительская дисциплина» стало ключевым шагом. Он рассчитывался на основе процента выполненных вовремя задач. Изначально ставили планку в 50 %, затем постепенно увеличивали её до 70 %. Для ИТ и административной службы подняли планку до 95 %, так как их эффективность напрямую влияет на работу всей компании. Когда показатель «исполнительская дисциплина» вошел в систему оплаты труда, это значительно повысило мотивацию сотрудников, что неудивительно. В качестве одной из креативных мер был введен штраф за просроченные задачи.

Проблемы и решения: как справлялись с вызовами

Внедрение новой системы не обошлось без трудностей.

Сопротивление сотрудников

Это было одной из главных проблем. Многие продолжали работать по старинке и игнорировали нововведения. Даже среди топ-менеджеров иногда возникали сомнения и нежелание адаптироваться к изменениям. Были и забавные случаи, которые теперь вспоминаются с улыбкой. Один из сотрудников систематически накапливал просроченные задачи, и никакие меры, будь то штрафы или беседы, не могли его исправить. В конце концов было решено применить нестандартный подход: за каждую просроченную задачу нарушитесь должен был приносить шоколадки. Эти сладкие угощения затем раздавались коллегам в его же отделе. Такая мера вызвала у него чувство стыда, и результат оказался положительным — просроченные задачи начали уменьшаться.

Несовершенный интерфейс

Проблемы с интерфейсом системы также дали о себе знать. Для их решения был разработан процесс создания тематических запросов. Если возникала проблема с задачей на рабочем столе, сотрудники могли инициировать изменение, отправив тематический запрос:

1. Если что-то было не так с процессом — запрос поступал к менеджеру процесса, который вносил необходимые коррективы;
2. Если же проблема касалась интерфейса — запрос направлялся к программистам, которые системно исправляли ошибки.

Кроме того, была введена процедура «Запуск требования на автоматизацию», которая помогала избежать конфликтов ТЗ между пользователями. Все просьбы об автоматизации обрабатывались отдельной командой, которая специализируется на бизнес-процессах, их логике и IT-архитектуре. Любой сотрудник может предложить доработки, но изменения вносятся только после оценки и согласования.

Как система автоматизации задач выглядит сейчас

Итак, вот подробное описание ее структуры.

Откуда берутся задачи для сотрудников?

Задачи могут поступать из различных источников.

1. Административные задачи через приказы. Они возникают на основе официальных приказов, изданных руководством. Например, приказ о необходимости провести проверку безопасности или обновить внутренние документы.
2. Задачи от руководителей. Руководители могут ставить задачи своим подчиненным напрямую. Это может быть что угодно: от выполнения срочного отчета до проведения анализа данных.
3. Протоколы совещаний. По итогам совещаний создаются протоколы, в которых фиксируются результаты встреч и задачи, которые из них вытекают. Изначально задачи просто передавались на исполнение, но оказалось, что требуется дополнительный контроль. Поэтому теперь все задачи согласовываются и отображаются на рабочих столах сотрудников.
4. Горизонтальные коммуникации. К ним относятся целевые запросы между различными отделами. Например, запрос на починку сломанного оборудования в службу ИТ или просьба к бухгалтерии предоставить нужный документ.
5. Модуль управления простыми процессами. Этот модуль помогает управлять взаимосвязанными задачами между различными службами. Примером может служить прием нового сотрудника. Когда кадровая служба завершает прием на работу, запускается процесс, который охватывает все необходимые действия: от настройки рабочего места до подготовки ИТ-ресурсов и бухгалтерских документов. Задачи формируются автоматически в соответствии с установленным чеком-листом.

Как построен интерфейс?

АРС представляет собой удобный и функциональный интерфейс, разделенный на несколько блоков управления, собранных в меню

Вот ключевые блоки:

1. Согласование

Он используется для утверждения различных документов и решений всеми ответственными. Например, если нужно утвердить новый внутренний регламент или изменение в процессе.

2. Ознакомление

Здесь отображаются административные задачи, в курсе которых обязательно должен быть сотрудник. Если был утвержден какой-то документ, сотрудник получает задачу ознакомиться с ним.

3. Исполнение

Этот блок предназначен для выполнения задач. Задачи могут поступать через инструмент планирования или быть назначены руководителем. Каждая задача имеет срок выполнения, контролера, проверяющего выполнение, и номер для отслеживания в реестре. Система позволяет изменять сроки выполнения при наличии обоснования.

4. Контроль исполнения

Когда сотрудник завершил задачу, она переходит к контролеру для проверки.

5. Запросы

Этот блок управляет горизонтальными коммуникациями, где сотрудники могут делать или получать запросы. Здесь происходит переписка, и все запросы также переходят в раздел контроля исполнения после выполнения.

6. Задачи ПП

Здесь управляются задачи, связанные с выполнением простых процессов разными службами. Например, этапы интеграции нового сотрудника в компанию.

Есть и несколько второстепенных блоков, например:

1. Задачи СПД («Списки постоянных дел»). Эти задачи связаны с регулярными операциями, такими как еженедельные отчеты. Система автоматически напоминает сотрудникам о необходимости выполнения регулярных действий.
2. Обучение. В этом блоке содержатся задачи, связанные с обучением. Когда новый сотрудник проходит обучение, ему приходят задачи, которые включают доступ к обучающим материалам и тестам.

Кто обучает новых сотрудников использованию виджета?

Новые сотрудники могут обучаться работе с АРС двумя способами:

1. Руководитель или наставник. Он показывает новичку АРС, объясняя логику процесса и основные функции системы.
2. Служба квалификации. Это специальный отдел, который помогает новому сотруднику в процессе адаптации, включая обучение работе с административным рабочим столом пользователя в 1С. Обучение может проводиться как лично, так и удаленно, например, через Zoom.

Результаты внедрения «Административного рабочего стола»

Когда речь идет о внедрении новых систем и инструментов в компании, всегда интересно посмотреть на реальные результаты. Давайте рассмотрим, что же изменилось благодаря АРС.

1. Ускорение согласования документов: из месяцев в дни

Ранее процесс согласования документов, таких как приказы, распоряжения и стандарты, мог затягиваться на месяцы. Например, внедрение приказа могло занимать до 2 месяцев, что серьезно тормозило работу. Но с появлением АРС и его виджетов для мониторинга задач ситуация кардинально изменилась. Теперь мы можем видеть, на каком этапе находится документ, кто еще не утвердил его, и оперативно взаимодействовать с ответственными сотрудниками. Благодаря этому, нормативный срок согласования приказа сократился до 3 дней.

2. Анализ процессов и постоянное улучшение

АРС также открыл новые возможности для анализа внутренних процессов. Теперь есть инструмент, который позволяет детально изучать тематические запросы сотрудников. Например, можно проанализировать, с какими проблемами чаще всего обращаются к программистам, и на основе этих данных формировать планы по улучшению — от настройки систем до полной автоматизации. Такой подход помогает компании адаптироваться к изменяющимся условиям и совершенствоваться, используя обратную связь от сотрудников.

3. Аналитические отчеты: бизнес-процессы под микроскопом

АРС позволяет не только собирать данные, но и проводить глубокий анализ самих процессов. Можно замерять время выполнения задач, и такие отчеты часто дают неожиданные результаты. Например, если у трех из пяти участников процесса время выполнения задачи составляет всего одну секунду, это сигнал, что задача может быть либо бессмысленной, либо сотрудникам не хватает понимания, как с ней работать. В ответ на такие случаи мы разработали «Справку» — интерфейс, который помогает новым сотрудникам быстрее освоиться и понять, что от них требуется. Анализируя подобные задачи в системе 1С, мы можем выявить слабые места, предложить изменения и оптимизировать процессы, что особенно важно при вводе в должность новых сотрудников.

Советы по внедрению автоматизации задач

Если вы тоже хотите реализовать что-то подобное, вам будут полезны несколько советов.

1. Не внедрять изменения чисто административно. Если хотите, чтобы инструмент быстро прижился в коллективе, делайте его командным продуктом. Вовлекайте команду на этапе разработки, и тогда продукт станет частью повседневной работы.
2. Интеграция с другими системами. Убедитесь, что новый инструмент легко интегрируется с уже существующими системами. Это упростит процесс перехода и сделает использование АРС максимально удобным для сотрудников.
3. Обучайте постепенно. Не пытайтесь внедрить всё и сразу, не вводите KPI по 80-90% задач в срок сразу после появления инструмента. Начните с самых простых и понятных функций, чтобы сотрудники могли постепенно привыкать к новой системе. Это снизит стресс и повысит уровень принятия нововведений.
4. Развивайте культуру обратной связи. Регулярно собирайте и анализируйте обратную связь от пользователей системы. Это позволит своевременно выявлять проблемы и вносить необходимые корректировки.

Больше кейсов и внутрянки по разработке пишу у себя в канале. Подписывайтесь, если было полезно. Ко мне можно прийти на первичную консультацию, это бесплатно. Отвечу на ваши вопросы и расскажу, как провести автоматизацию бизнеса в 1С с учетом особенностей вашего бизнеса и IT-инфраструктуры.