Как мы перестали работать по 20 часов в сутки, стали успевать больше и создали «Спасибо, Таня!»

За три года я превратился в машину решения задач. Теперь я получаю удовольствие от того, что мне сразу отвечают на письмо, или с первого раза понимают мою просьбу, или от того, что договор подписан и больше не надо его переделывать. Моя жизнь стала напоминать тетрис, в котором падение фигур ускоряется после каждой очищенной линии. Знакомо? Если ты начинающий или продолжающий предприниматель — добро пожаловать в клуб!

Должно же быть какое-то решение…

Неужели все задумано именно так? А где удовольствие и кураж от собственного дела? Где та самая романтика, когда ты сосредоточен на стратегии развития компании, новых идеях и продуктах? Честно говоря, я прочитал невероятное количество статей и послушал очень много мнений, пока не наткнулся на книжку Тима Феррисса 'The 4-Hour Workweek'. Книга произвела на меня огромное впечатление, я начал переосмысливать все рабочие процессы и логику своей занятости. Основной лейтмотив книги изложен в картинке ниже.

Flowchart from '4 hour workweek' by Tim Ferriss

Приняв решение работать с ассистентами, я начал нанимать на разовые работы специалистов из Индии, Пакистана, Филиппин через платформы типа Upwork и Freelancer. Это немного ускорило решение совсем долгих и объемных задач, но мелкие обязательства все равно задавливали меня количеством, как муравьи оленя.

Я решил нанять одного ассистента на постоянную работу, чтобы ввести его в курс большинства вещей, которые делал сам. Еще я хотел попробовать говорить с ним по-русски, чтобы избежать двойного испорченного телефона. Это было лучшее управленческое решение за последние годы моей жизни!

Мы начали работать с ассистентом из Украины. Первые дни ушли на то, чтобы обсудить и научиться использовать необходимые инструменты: Google Documents, Xero, Slack, Trello, Telegram, Transferwise, Wordpress, Airtable, Evernote, YouTube и тд. Для постановки задач я записывал короткие скринкасты на 5 минут, где показывал как использовать инструмент. Это оказалось гораздо лучше, чем объяснять что-то по скайпу, или описывать текстом. Человек может пересмотреть скринкаст, поставить на паузу, повторять действия с экрана.

Постепенно повышая сложность задач, мы составили полуавтоматический график повторяющихся дел, и выработали подход к решению разовых и срочных задач. В процессе работы у меня поменялся ассистент, но сохранившаяся база знаний в виде скринкастов, инструкций и доски с задачами в Trello помогла совершить безболезненную передачу дел.

Спустя несколько месяцев, многие друзья и коллеги узнали про изменения в моей жизни и стали просить рекомендаций по найму ассистентов и постановке задач. Через некоторое время, вместе с Vladimir Kudinov мы решили использовать накопленные знания и создать сервис, который поможет русскоязычным предпринимателям в США освободить часть своего времени от вязкой рутины и перенаправить время и ресурсы на более важные вещи. Так родилась «Спасибо, Таня» — первый в США русскоязычный консьерж-сервис с персональными ассистентами.

Ниже мы рассмотрим несколько наиболее ярких примеров из жизни чтобы показать как и сколько времени можно сэкономить с помощью хорошего и правильно подготовленного, внимательного ассистента.

Поиск и сортировка информации

Сколько времени занимает найти дешевую страховку, хороший авиабилет, нотариуса, который работает в нужные часы, и расположен неподалеку? А сколько времени это может занять, если ты находишься в командировке? Иногда приходится тратить 2–3 часа чтобы спланировать себе поездку, общение со страховыми компаниями и подсчет месячного платежа может занять пару дней, если хочешь сэкономить. Поиск и сортировка информации отнимает много времени, особенно если нужно перебрать сотни вариантов.

Одним из тестовых заданий для будущего ассистента я выбрал следующий квест: помоги мне разобраться как выписаться из квартиры в Москве, не выезжая из Калифорнии, распиши пошаговую инструкцию с адресами, ценами на сервисы и временем на каждый шаг. Это задание, надо сказать, отсеяло немало хороших кандидатов, но зато те, кто смог его выполнить, попали сразу в первый ряд.

Однажды я оказался в Берлине в командировке, и мне срочно нужно было отправить доверенность в Россию, заверенную и подходящую под все бюрократические требования обоих государств. Я просто попросил ассистента сделать так, чтобы нужный документ оказался в Москве к нужному часу. Для того, чтобы выполнить мою просьбу, ассистенту пришлось сделать следующее:

• Найти черновик доверенности, который подходит под задачу;
• Заполнить его нужными данными;
• Найти нотариуса в удобном районе Берлина, который говорит по английски, и понимает по-русски, так как доверенность должна быть двуязычная, а нотариус не может заверить то, чего не понимает;
• Связаться с нотариальным офисом, выслать им заранее все документы, узнать стоимость услуг и назначить мне встречу в календарь (указав в ней адрес нотариуса);
• Найти самый дешевый способ отправки документов в Россию, сообщить мне адрес и время работы почтового отделения.

Бухгалтерия

Сколько времени средний владелец малого бизнеса тратит на то, чтобы все его расходы были правильно отсортированы и заведены в Quickbooks или Xero? Сколько времени нужно, чтобы провести все Payrolls и выплатить фрилансерам? Можно нанять дорогостоящего бухгалтера от $60 в час ($1000 и больше в месяц) или делать все самому, если такие расходы не по карману.

Первым делом я научил ассистента заводить и распределять все расходы по компании в программе учета (я пользуюсь Xero). Мы завели специальный почтовый ящик, куда автоматически отправляются все чеки с повторяющихся платежей и подписок. Все новые и уникальные чеки я просто фотографирую и высылаю в Телеграм чат или пересылаю на почту. Если я забуду какой-то чек или потеряется инвойс, ассистент попросит меня его найти. Таким образом вместо 2–4 часов в неделю на бухгалтерию я трачу не более 10 минут, захожу в Xero раз в 4–7 дней, чтобы проверить статус, и все.

Lead generation

Поиск новых клиентов для бизнеса это, зачастую, очень объемная и долгая (почти бесконечная) задача. Контакты нужно найти, забить в таблицу, отсортировать по приоритетам, добавить их на LinkedIn или в Facebook, или найти email адрес, чтобы написать письмо. По каждому контакту надо вести статус. Все это может занимать часы, дни и даже недели.

Для того, чтобы рассказать о нашем очередном стартапе и получить фидбэк потенциальных пользователей, мы с Vladimir Kudinov раньше могли потратить несколько дней на то, чтобы найти 200–400 новых контактов и, в итоге, поговорить с 20–40 людьми и узнать их мнение. После того, как у нас появились ассистенты, мы сократили это время до двух часов в общей сложности.

• 10 минут на постановку задачи по поиску контактов по заданным параметрам (например дизайнеры, которые работают в технологических компаниях, которые получили не более $3 млн инвестиций и основаны не ранее, чем 2 года назад);
• 20 минут на то, чтобы отсмотреть лист с контактами и отметить тех, с кем стоит поговорить;
• 30 минут на то, чтобы пообщаться с первыми 2 контактами. Дальше ассистент может пользоваться фрагментами диалога, чтобы общаться с новыми контактами;
• 50 минут на проверку выполненного задания и анализ полученной информации;
• 10 минут на вопросы и обсуждения.

Контент менеджмент

Наполнять образовательный сайт материалами, заказывать статьи и размещать их в блоге, расставлять ссылки реферальных программ, наполнять соцсети — все это звучит как полноценная отдельная работа. Если этим занимается владелец бизнеса, у него навряд ли хватит времени на что-то еще.

Сегодня технологии настолько понятны и удобны, что ассистент может спокойно наполнять блог на Wordpress не имея навыков веб-мастера. Для того, чтобы разместить новую статью в блог, не обязательно её писать целиком, тратя на это целый день. Можно самому написать тезисы, а все остальное поручить ассистенту:

• найти редактора через Fiverr;
• поставить задачу по написанию статьи с использованием определенных ключевых слов;
• отследить своевременное исполнение задачи;
• принять и оплатить работу;
• подгрузить чек за расходы в бухгалтерскую программу;
• найти картинки для статьи;
• разместить материал в блоге, расставив ссылки.

Screen capture from Sponge Bob

Делегируй это!

Экономия времени превращается в стиль жизни. Если ты можешь что-то перепоручить — делай это. Потенциал роста человека и бизнеса зависит от того, как легко можно делегировать проверенные методики и задачи. С каждым разом, постановка задачи будет занимать все меньше и меньше времени. На некоторые вопросы, ассистент найдет ответы сам, и примет решение. Если тебе захотелось начать работать с ассистентом, напиши нам, и мы подберем тебе человека с хорошим русским и английским языком и необходимыми навыками для работы в современном мире от $400 в месяц.

• Тариф Pool—$400 в месяц. Вы получаете ассистента на 2 часа работы в день. Сэкономив 2 часа в день, ты сохраняешь для себя и своего бизнеса 42 часа в месяц!
• Тариф Genius — $960 в месяц (dedicated). Выделенный персональный ассистент, работающий 8 часов в день только над твоими задачами