Устали от прямых поручений. Зачем мы разработали сервис для работы с проектами?

С чего все началось

На рынке существует большое количество таск-менеджеров, планировщиков, сервисов для управления проектами. С уходом зарубежных сервисов ситуация сильно не изменилась — отечественных сервисов ничуть не меньше. Сейчас пользователи выбирают из таких сервисов, как WEEEK, Shtab, YouGile и т. д.

Наша компания довольно давно занимается разработкой корпоративных решений в области планирования и управления задач. Уже более 10 лет мы поддерживаем и развиваем таск-менеджер ЛидерТаск. Это планировщик задач, который подходит для личных и рабочих задач. В нем можно работать в команде, ставить задачи сотрудникам и отслеживать их эффективность.

ЛидерТаск в первую очередь разрабатывался для руководителей, поэтому он основан на прямых поручениях — вы ставите задачу, исполнитель ее выполняет, и на этом все. Кроме создателя никто не может редактировать задачу, переназначить исполнителя или удалить ее. Это удобно, если вы хотите контролировать все рабочие процессы от начала и до конца. Но такой метод управления подходит далеко не всем, и ощутить это мы смогли на себе.

Новый подход к управлению

По мере развития отдела разработки мы столкнулись с тем, что команде потребовалась большая свобода в действиях. Сотрудники хотели вносить правки в задачи, ставить их самостоятельно, переназначать исполнителей при необходимости. В целом, мы отметили, что у нас сформировалась команда инициативных, самостоятельных специалистов. Привязка к одному человеку — руководителю — в управлении задачами и командой тормозила процесс, поэтому было принято решение изменить подход и свести прямые поручения к минимуму. Это дало свои плоды.

Команда разработчиков заметила, что вовлеченность сотрудников и скорость разработки увеличилась. Если человек сам ставил себе задачу, то он более ответственно подходит к ее выполнению. У руководителей же освободилось время, которое им приходилось тратить на распределение и создание задач.

Однако, чтобы добиться такой свободы в ЛидерТаске, да и в других аналогичных сервисах, нужно настроить права доступа, и проводить такие манипуляции каждый раз, когда к проекту присоединяется новенький. Это отнимает время, да и заниматься этим никто не хочет. С этими рассуждениями и мыслями мы приступили к разработке Пространств.

Как устроена командная работа в Пространствах

Пространства — это сервис, в основе которого лежат принципы равноправия и отсутствия ограничений. Как только пользователь принял приглашение в пространство, он сразу получает доступы ко всем проектам. Участник пространства может создавать и редактировать как проекты, так и задачи, но свобода его действий ограничивается пространством, к которому он принадлежит.

Внутри проектов пользователи отображаются в реальном времени. По иконке сотрудника можно узнать, какую задачу он просматривает в данный момент. Мы используем эту функцию для синхронизации. Во время обсуждений легко понять, про какую задачу сейчас говорят и все ли просматривают нужную карточку.

В каждой задаче есть свой чат, где можно обсудить рабочие вопросы и обменяться файлами. Если оставить комментарий, то автоматически станешь участником задачи и будешь получать все уведомления по ней. Также любой участник пространства может подписаться на уведомления, нажав на соответствующую кнопку в свойствах задачи.

Вы можете дублировать и перемещать задачи между различными проектами и пространствами, что значительно ускоряет работу команды. Типовые задачи можно дублировать со всеми параметрами и описанием. чтобы не тратить время на их создание. А если задачу нужно передать другому отделу, то она просто отправляется в соответствующее пространство в два клика.

Работа с проектами и задачами

Внутри пространства может быть неограниченное количество проектов, поэтому, для того чтобы работать с большим количеством проектов было комфортно, их можно группировать по колонкам.

Мы практикуем группировку по направлениям и отделам, но также можно группировать по ответственным. Если двум командам требуется тесно взаимодействовать между собой, часто общаться и обмениваться задачами, то для них выделяется пространство, где они закрепляют отдельные колонки за собой.

Для работы с задачами используется уже привычный для всех инструмент — канбан-доски. На доске можно создать сколько угодно колонок и настроить их под себя. Для работы с доской доступны фильтры и поиск по задачам. У самих задач есть все стандартные настройки — описание, срок, исполнитель, цвет и метки.

Помимо канбан-досок, для отображения задач доступен таймлайн. Он хорошо подойдет для планирования на месяцы вперед. Разместив задачи на временной шкале, легко понять, укладываетесь ли вы в сроки и в какой последовательности нужно делать задачи. Это поможет правильно распределить нагрузку команды.

Обучение сотрудников и обмен опытом

Регламенты — это подробные инструкции и правила работы с тестами. Они помогают новым сотрудникам быстрее влиться в коллектив, изучить особенности работы и приступить к своим обязанностям. Каждый такой регламент можно снабдить тестом, чтобы проверить полученные знания.

В нашей компании мы полностью автоматизировали процесс адаптации персонала. Когда к нам приходит новый человек, он изучает регламенты и проходит тесты. Менеджеры не отвлекается на обучение новых кадров и занимаются более важными задачами. Вместе с тем мы полностью уверены, что на выходе получим сотрудника, который готов приступить к своим обязанностям.

Еще регламенты можно использовать для обмена опытом. У многих опытных специалистов есть проверенные временем практики и лайфхаки, которые помогают ускорить работу. Если описать этот опыт в регламентах, то каждый член команды сможет перенять его, и эффективность команды вырастет.

Также это поможет избежать зависимости отдела или целого направления работы от конкретных сотрудников. Если последовательность действий описана в регламентах, то что бы не случилось с человеком — заболел или решил уйти из компании — рабочие задачи будут выполнены.

Хранение документов

В процессе работы проект обрастает множеством документов и файлов. Часть из них оседает на Google Диске, что-то хранится на почте или в телеграме. В такой неразберихе поиск нужного документа превращается в настоящий квест, поэтому в Пространствах у каждого проекта есть вкладки. На выбор пользователям доступны 3 вида вкладок:

1. Документация
2. Ссылки
3. Embed-вкладки (Встраиваемая ссылка)

На проект можно добавить одну вкладку с документацией. В ней прописываются цели, этапы проекта, указываются ответственные сотрудники и KPI. Во вкладках можно зафиксировать ссылки на рабочие ресурсы и не держать десятки открытых вкладок в браузере. А те же Google Таблицы и Документы можно вовсе встроить в интерфейс и работать с ними прямо из Пространств с помощью embed-вкладок.

Попробуйте Пространства и поделитесь вашим мнением в комментариях. Для команд до 10 человек сервис полностью бесплатный. Расскажите о недочетах и ошибках, а также напишите, каких функций не хватает вашей команде. Нам важно получить обратную связь, чтобы в будущих обновлениях добавить функции, которые действительно нужны пользователям.

Подписывайтесь на нас в соцсетях, чтобы следить за обновлениями: ВКонтакте, Телеграм.