Как «Магнит Маркет» оцифровал кадровые процессы и перевел 2350 сотрудников на КЭДО VK HR Tek
«Магнит Маркет» — российский маркетплейс, который входит в Группу компаний «Магнит». У компании несколько офисов в Москве, Казани и Иннополисе, склад в Нижних Вязовых, а также сортировочные центры и пункты выдачи заказов по всей России.
«Магнит Маркет»
- 354 города с пунктами выдачи, где можно забрать заказ
- 130 000 м² — суммарная площадь хранения и обработки заказов
- 1 день на доставку товара
Решили перейти на КЭДО, чтобы упростить документооборот с удаленными сотрудниками
До 2023 года в «Магнит Маркете» использовали бумажный документооборот. Документы на подпись удаленным сотрудникам приходилось отправлять почтой или курьером, в их число входили заявления на отпуск, приказы и переводы на другую должность. Когда штат увеличился, соразмерно выросли и затраты на пересылку корреспонденции. Руководство компании решило перейти на КЭДО по двум причинам:
- Сократить расходы. Бизнесу приходилось закладывать средства не только на доставку документов, но и на печать, расходные материалы, обработку, хранение бумаг в архивах. Рост стоимости каждого из звеньев процесса сказывался на экономических показателях в целом. Переход на «цифру» должен был снизить нагрузку на бюджет.
- Ускорить и упростить документооборот с удаленными сотрудниками. В компании работают сотрудники из 225 городов России, поэтому обмен бумажными документами замедлял кадровое делопроизводство. В электронной системе любой документ можно подписать онлайн за пару минут.
Выбрали VK HR Tek и подключили мобильное приложение для работодателя и сотрудников
Команда выбирала из нескольких сервисов — и остановилась на КЭДО от VK HR Tek. Платформа доступна в веб-версии на любых устройствах, а также в удобном мобильном приложении с единым личным кабинетом для руководителей, кадровых специалистов и персонала. Было важно, чтобы сотрудники могли подписывать документы не только на рабочем месте, но и вне офиса: дома или в командировке. В мобильном приложении VK HR Tek можно подавать заявки, согласовывать документы и отслеживать статусы заявок прямо со смартфона. Также оно позволяет сотрудникам знакомиться с ЛНА, просматривать свои персональные данные и обращаться в поддержку за разрешением инцидентов. А согласующие руководители и сотрудники в приложении могут управлять заявками, документами и другими действиями в рамках кадровых и бизнес-процессов. Подключались в два этапа, чтобы не замедлять работу компании. В 2023 году на безбумажный документооборот перешел персонал главного офиса и ИТ-отдела — 900 человек. Компании удалось перевести в «цифру» основные кадровые процессы: Благодаря возможностям модульной платформы VK HR Tek «Магнит Маркет» перевел в безбумажный режим не только кадровое делопроизводство, но и часть бизнес-процессов. Теперь сотрудники прямо со смартфонов могут: В 2025 году «Магнит Маркет» внедряет КЭДО VK HR Tek на складе в Нижних Вязовых, под Казанью. Всего на складе работает 1900 человек, из которых на электронный документооборот уже удалось перевести 1500 сотрудников. Некоторые сотрудники опасались, что новый сервис окажется неудобным и будет только замедлять работу с документами. Чтобы избежать отказов и саботажа, руководство провело обучение, также сотрудники могли задать вопрос о КЭДО специалистам компании. Вот что помогло на этом этапе: Объяснили коллегам, что КЭДО — это просто. Сотрудникам рассказали, что новая система заменит походы с бумагами по отделам и в десятки раз ускорит оформление и подписание документов — от оформления отпуска до получения справок. Желающим разрешили не переходить на КЭДО и остаться в бумажном режиме. Такой подход был важен, чтобы персонал постепенно привыкал к новой системе документооборота без давления и принуждения. Показали личный пример коллег. Когда сотрудники, которые скептически относились к переходу на КЭДО, увидели, как их коллеги подписывают документы и отправляют заявления за один клик, — тоже захотели получить доступ к сервису. Предоставили полную информацию о безопасности сервиса. Подробно рассказали о хранении данных в распределенных ЦОДах с многоуровневой защитой, усиленной аутентификации пользователей, шифровании, хранении паролей и других опциях, которые обеспечивают сохранность конфиденциальных сведений. Коллегам также объяснили принципы работы электронных подписей, которые защищены с помощью криптографии. Внедрение КЭДО VK HR Tek позволило значительно облегчить работу с документами для всех участников процесса. «Магнит Маркет» отметил следующие результаты: Прозрачность документооборота. Все участники документооборота видят процессы в личном кабинете. Они могут отслеживать статусы заявлений, согласований и подписей в реальном времени. Прием на работу за пять минут. Система автоматизирует отправку оффера, проверку данных кандидата и сбор документов для оформления. А новый работник может в один клик подписать пакет электронных документов в личном кабинете. Быстрая работа с документами. Руководители, кадровые специалисты и другие сотрудники больше не тратят лишнее время на оформление, согласование и подписание документов. Всё это делается в интерфейсе приложения — с любого авторизованного устройства. Компания не останавливается на достигнутом и продолжает совершенствовать процессы. В этом году «Магнит Маркет» планирует вести график отпусков через КЭДО, чтобы упростить планирование и согласование отпусков для сотрудников и руководителей.
Перевели на КЭДО сотрудников склада и офиса, оцифровали основные кадровые процессы
«Раньше, чтобы получить расчетный лист на почту, сотрудник должен был написать заявление в бухгалтерию. С VK HR Tek процесс автоматизировали: расчетные листки приходят в личный кабинет каждому работнику и хранятся там. Персонал может самостоятельно посмотреть документы за предыдущие месяцы».
Провели обучение сотрудников и сняли опасения по поводу удобства и безопасности сервиса
«Интерфейс платформы интуитивно понятный, с ним может работать любой сотрудник без специальных технических навыков. Например, структура компании периодически меняется, поэтому нужно обновлять данные в КЭДО VK HR Tek — я делаю это самостоятельно».
Упростили и ускорили документооборот для всех: линейных сотрудников, кадровых специалистов, руководителей
«С КЭДО VK HR Tek документооборот стал проще и быстрее для всех. Раньше руководители ежедневно подписывали множество бумаг. Сейчас они это делают за один клик — на платформе можно разом подписать 50 документов».
