Электронный график отпусков: зачем переходить и как автоматизировать
Что такое электронный график отпусков
Электронный график отпусков — это документ, в котором компании планируют и фиксируют периоды ежегодных оплачиваемых отпусков работников в цифровом формате. Его можно создать в Excel или Google Таблицах, а также в специализированных HR-системах и системах кадрового электронного документооборота (КЭДО) — они позволяют перевести в онлайн все действия с графиком.
По сути, электронный вариант выполняет те же функции, что и традиционный бумажный график: закрепляет даты отпусков каждого сотрудника на предстоящий год, помогает равномерно распределить периоды отдыха и избежать ситуаций, когда ключевые специалисты отсутствуют одновременно.
Обязанность работодателя составлять график отпусков закреплена в статье № 123 ТК РФ. Строго утвержденного формата нет — можно выбрать шаблон Т-7 или создать свою форму и использовать ее как в бумажном, так и в электронном виде. Особенности электронного документооборота описаны в статьях № 22.1, № 22.2 и № 22.3 ТК РФ. График отпусков можно вести в системе КЭДО, если соблюдены два условия:
- работники дали письменное согласие на использование КЭДО;
- работодатель подписал документ усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Важный нюанс: если сотрудник не дал согласия на КЭДО, с ним продолжают работать по старым правилам — на бумаге.
Зачем нужен электронный график отпусков
Оцифровка работы с графиком позволяет устранить типичные проблемы бумажного документооборота. Разберем конкретные преимущества, которые получает бизнес при внедрении электронного графика отпусков:
- Экономия времени. Программа автоматически подсчитывает остатки дней отпуска для каждого работника и предупреждает о конфликтах в датах. Если в компании сотни сотрудников, распределенных по всей стране, электронный график позволяет всё подготовить без распечаток, сведения отдельных таблиц и другой рутины.
- Удобство для удаленных работников. Системы КЭДО позволяют подавать заявления и согласовывать их из любой точки: без присутствия в офисе или подключения курьеров и почты. Весь процесс — от подачи заявления до утверждения руководителем — занимает минуты. А если у системы, как, например, у VK HR Tek, есть мобильное приложение, подать заявление и вовсе можно за пару нажатий со смартфона.
- Прозрачность и доступность. Сотрудники видят, на какие даты запланированы отпуска коллег, и могут выбрать период с учетом загруженности команды. Руководители получают полную картину по подразделению и заранее распределяют ресурсы, а кадровики формируют отчеты по компании в пару кликов.
- Снижение ошибок и споров. Система учитывает все заложенные правила и не может «забыть» про неиспользованные дни отпуска или неправильно рассчитать период. Все изменения фиксируются с указанием даты и автора правок, что помогает быстро разобраться в спорных ситуациях. Если что-то изменится, настройки можно скорректировать, а кадровикам не придется держать в голове множество нюансов.
Возможности составления графика отпусков в электронном формате
Выбор инструмента для ведения электронного графика отпусков зависит от размера компании, сложности кадровых процессов и бюджета на автоматизацию. На рынке существует два основных подхода: использование привычных офисных программ или внедрение специализированных систем.
Excel-таблицы
Для малого бизнеса с численностью до 30–50 человек Excel или Google Таблицы могут стать удобным рабочим решением. В таблице можно указать ФИО сотрудников, подразделения, периоды отпусков, автоматически подсчитывать дни. Если разместить файл в облаке, доступ получат все нужные работники.
Рассмотрим преимущества и недостатки такого решения. Для средних и крупных компаний оптимальны системы кадрового электронного документооборота. График отпусков в них — часть единой среды, связанная с заявлениями, приказами, расчетами и табелями. Специализированные системы автоматически проверяют каждое действие: они не дадут утвердить отпуск при конфликте дат или недостатке доступных дней. Все документы подписываются интегрированной подписью, что придает им юридическую силу — дублирование на бумаге не требуется. Часто в системах КЭДО можно гибко настроить доступ по ролям: сотрудник увидит только свой график отпусков, руководитель — данные по своему подразделению, кадровый специалист — по всей компании. Безопасность усиливается за счет того, что система фиксирует полную историю изменений с указанием, кто, когда и какие правки внес в график. Для дополнительного удобства такие решения можно интегрировать с другими системами — например, с 1С для расчета отпускных. Кадровики получают готовую аналитику: отчеты по использованию отпусков в разрезе подразделений, периодов и категорий работников. Что нужно для внедрения системы КЭДО: Система VK HR Tek позволяет свести к минимуму рутинные операции, освободить время кадровиков и упростить процесс для руководителей подразделений, чтобы они могли сосредоточиться на более важных задачах. Разберемся, как автоматизировать создание графика в таком решении. HR‑специалист или руководитель подразделения переходит в раздел личного кабинета «Сервисы компании», затем в «Настройки» и во вкладку «Графики отпусков». Здесь он создает новый график и настраивает его под особенности компании. Можно исключить категории сотрудников, например, специалистов в декретном отпуске, указать кратность периодов, ограничить длительность отпуска и указать другие опции. VK HR Tek сама создаст задачи сотрудникам на заполнение дат отпуска. Руководителям не нужно напоминать каждому в личных сообщениях. Когда сотрудники проставили нужные даты, все их заявки сводятся в единый график. Он отображается в разделе «Мой календарь» — сюда попадают сроки ежегодного оплачиваемого отпуска, отсутствия за свой счет, больничные команды, командировки и декреты. Пересечения подсвечиваются, и если они критичные, руководитель может направить график на доработку. А сотрудникам не нужно заполнять и распечатывать отдельные таблицы, все происходит в едином пространстве без путанницы в версиях файлов. В системе можно уточнить, кто именно должен согласовать график и на каком этапе. Сотрудники подтверждают ознакомление с помощью интегрированной электронной подписи. Затем они могут просмотреть даты своего отсутствия и накопленные дни отпуска в разделе «Мой календарь». Согласно приказу Росархива № 236 от 20.12.2019, график отпусков нужно хранить в течение трех лет. В VK HR Tek для этого есть удобный архив — в нем можно найти документ за нужный срок и выгрузить его. Сотрудники Сибирской горно-металлургической компании (СГМК) распределены от Тихого океана до Башкирии. До 2024 года она пользовалась КЭДО другого вендора, но перешла на VK HR Tek. Сейчас сотрудники оформляют документы в мобильном приложении, отслеживают доступные дни отпуска и подают заявления. Результат: сроки обработки документов сократились с нескольких дней до 15 минут. Федеральная сеть офтальмологических клиник 3Z состоит из пяти хирургических филиалов и 29 диагностических центров в девяти регионах России. Сотрудникам приходилось распечатывать документы и пересылать их по почте или курьером. В VK HR Tek автоматизировали командировки, прием на работу и увольнения, переводы, справки и другие процессы. Результат: кадровики контролируют все шаги работы с документами, руководители отслеживают занятость, персонал подает заявки в мобильном приложении за несколько нажатий. Переход на электронный формат кажется простым, но работодатели часто допускают множество ошибок. Разберем самые частые проблемы и способы их избежать. Как избежать: начинать внедрение цифрового инструмента минимум за месяц, чтобы успеть настроить его и обучить сотрудников новым особенностям работы. Как избежать: настроить в системе КЭДО автоматические уведомления и сбор электронных подписей. Как избежать: интегрировать и настроить нужные форматы подписей. Как избежать: создать регламент о КЭДО, утвердить его приказом и довести до сведения всех работников под подпись. Как избежать: если компания использует таблицы или самописные решения, позаботьтесь о резервном копировании и разграничении доступа. Системы КЭДО вроде VK HR Tek решают эти вопросы автоматически. Доступ к веб-интерфейсу VK HR Tek защищен двухфакторной аутентификацией, а HTTPS-соединение не позволяет перехватить данные в процессе передачи. Чтобы успешно внедрить электронный график отпусков и избежать проблем с трудовой инспекцией: Что делать, если сотрудник отказывается давать согласие на КЭДО? Работодатель не может принудить сотрудника перейти на электронный документооборот — согласие должно быть добровольным. Если работник отказывается, с ним продолжают работать в бумажном формате. Можно ли перевести на электронный график только отдельные подразделения? Да, компания может внедрять КЭДО поэтапно — сначала в пилотных подразделениях, затем масштабировать на всю организацию. Это особенно удобно для крупных компаний с географически распределенной структурой. Нужно ли согласовывать внедрение электронного графика отпусков с профсоюзом? Да, если в компании действует профсоюзная организация. Согласно статье № 372 ТК РФ, любые документы, которые затрагивают права работников, нужно принимать с учетом мнения профсоюза. Внедрение КЭДО тоже нужно согласовать. Что делать с графиком отпусков при реорганизации или слиянии компаний? Работодатель все равно сохраняет обязательства перед работниками, включая утвержденный график отпусков. Если компании объединяются в середине года, нужно свести два действующих графика в один — с учетом уже использованных отпусков и запланированных периодов. Новый документ утверждается приказом, всех сотрудников нужно ознакомить с актуальным графиком. Если реорганизация происходит в конце года, можно дождаться планового утверждения графика на следующий период и сразу составить его для объединенной компании. Можно ли использовать электронный график отпусков для сезонных и временных работников? Все работники с трудовыми договорами должны быть включены в график отпусков, включая сезонных и временных. Разница в том, что для временных сотрудников, работающих менее двух месяцев, отпуск предоставляется из расчета два рабочих дня за месяц работы согласно статье № 291 ТК РФ. Для сезонных работников — два календарных дня за каждый месяц (статья № 295 ТК РФ).
Специализированные системы и КЭДО
Как автоматизировать составление электронного графика отпусков в VK HR Tek
Запуск процесса
Проверка пересечений
Согласование графика
Хранение графика
Кейсы автоматизации процессов в VK HR Tek
Типичные ошибки работодателей при работе с электронными графиками отпусков
Итоги: как перейти на электронный график отпусков без ошибок
FAQ
