Подготовка к конференции: как всё успевать. Или почти всё

Привет!

Решила начать публикацию серии записок о подготовке к проведению конференции #ямогу. Расскажу об инструментах, которые использую для планирования, продаж, продвижения, работы с клиентами.

Цель статьи не только показать что и как делается, но и получить советы, рекомендации от сообщества, перенять опыт других.

Практически в прямом эфире буду выкладывать заметки об инструментарии, который используется ежедневно в работе.

Конференция #ямогу пройдет 2 февраля 2017 года. Целевая аудитория женщины, основатели женских стартапов; желающие начать своё дело; действующие предприниматели. Это вторая конференция. Её тематика — экономика идей. Цель мероприятия вдохновить женщин заниматься бизнесом. Я организатор и вдохновитель.

Изначально передо мной стояло несколько задач:

• Быстро запустить лендинг мероприятия
• Настроить инструменты для принятия онлайн платежей
• Вести учёт продаж
• Работать с лидами
• Коммуницировать с клиентами
• Выстроить отношения со спикерами, партнёрами держать под контролем процесс взаимодействия с ними
• Оптимизировать затраты на сервисы
• Ну и, конечно, выполнить план по продажам :—)

Подготовка к мероприятию это спринт. Много быстрых решений в ограниченном ресурсами [времени, денег, людей] поле и главное, на мой взгляд, это планирование и контроль

Инструменты для планирования

Мой выбор: moo.do в связке с gmail. Сервис moo.do объединяет в себе рабочее пространство с почтовым клиентом, менеджером задач, календарём, документами и проектами. Он интегрирован с Gmail и другими сервисами Гугл. Панели задач настраиваются под вас. Можно использовать метод канбан или gtd. Вот небольшое видео о сервисе:

Какие функции доступны:

• Настройка панелей исходя из выбранной модели работы, или так как вам нравится. В один клик любую задачу можно вынести на отдельную панель, что позволяет сосредоточиться на ней.
• Назначение приоритетов
• Датирование задач
• Метки
• Работа с контактами из почты Gmail . “+” автоматически открывает список ваших контактов
• Поиск и сегментирование записей по запросу
• Возможность импорта/экспорта данных из Trello, Wunderlist, Google Tasks, Workflowy, Todoist
• Перетаскивание карточек между панелями
• Встроенный плагин Gmail. Можно читать почту, назначать задачу, теги, приоритеты, писать ответы, проставлять даты, указывать контакты. Оценила эту фишку, когда меня захлестнул вал писем от партнёров, спикеров, участников. В сочетание с настроенными панелями по меткам в Gmail получила упорядоченную почту, функциональный инструмент, который позволяет за пару секунд навести порядок во входящих, спланировать работу.
• Встроенный календарь в виде отдельно панели
• Заметки

Более подробно о сервисе можно прочитать на официальной странице.

Почему мой выбор пал на moo.do и Gmail.

• Сервисы хорошо мне знакомы и не надо разбираться в новом функцонале , настройках.
• Гибкие, настраиваемые функции.
• Интегрируются друг с другом, другими сервисами. Например, мне удобно часть проектов выгружать для Trello и из него, чтобы подключать коллег.
• Не требуют специальных настроек. Все интуитивно понятно, удобно.
• Лёгкий, чистый интерфейс.

Как использую moo.do и Gmail.

Не стала настаивать и подключать к новым сервисам людей, работающих со мной. Стресс им и так обеспечен при подготовке мероприятия.

Gmail позволяет завести несколько входящих панелей, которые синхронизированы по тегам.

Итак в моем почтовом ящике есть 4 инбокс панели:

• Ответить. Письма требующие вдумчивого ответа, предварительных действий. Сообщения, на которые можно ответить за одну-две минуты, не откладываю на потом. Я убрала уведомления о входящих с панели закладок браузера, чтобы не отвлекаться.
• Ожидаю. Держу на контроле получение важных сообщений в переписке. Отправив емайл, я жду обратной связи. У меня есть внутреннее правило, когда устанавливаю крайний срок получения ответа. Это находит отражение уже в moo.do. Добавляю обычно дату, когда надо начинать беспокоить повторно контакт.
• To-Do. Это сигнал для меня, что я должна по результатам переписки предпринять какие-то действия. Расшифровка и конкретика хранится в moo.do.
• Входящие.

В moo.do Gmail представлен отдельной панелью, как и календарь, в который добавляются карточки с датами.

[Картинка из блога moo.do]

Списком представлены проекты с подзадачами. Открывает лист: Текущее. В него я добавляю всё что необходимо сделать сегодня. Расставляю приоритеты, теги, даты. Пишу заметки к карточкам, добавляю людей, с которыми коммуницирую по проекту.

Использую бесплатную версию сервиса и в ней недоступна синхронизация с документами гугл. Я ставлю ссылку на нужный документ. Так, проект “Конференция” разбит на подпроекты:

-Спикеры. В любой момент я могу выделить этот раздел в отдельную панель и сосредоточиться на детализации. Здесь есть контакты спикеров, даты скайп-коллов, ссылки на документы, прикреплённые письма, заметки, план работ с каждым участником, ответственные и т.д.

- Партнёры. Аналогично вышестоящему пункту.

- Сайт. Все действия необходимые по работе с лендингом.

- Продвижение. Расписан план комплексных мероприятий с датами запуска, ссылками, контактами, отчётами и даже идеями.

Уже месяц я использую эти инструменты. Могу сделать вывод, что они значительно упорядочили мою работу, нет завалов в почтовом ящике. Как организатор держу под контролем множество аспектов подготовки. Коммуникации не хаотичны, вижу всю картину дня, недели, месяца. Моё планирование и работа со спикерами, партнёрами не выглядит как многоэтажный недострой.

Мне безумно нравится составлять сложные многоуровневые списки задач и воплощать их в жизнь.

Следующую заметку хотела бы посвятить лендингу, истории подключения и выбор системы для приема платежей на сайте. Расскажу свою историю и опыт.