Офисный Шаолинь. 10 секретов ценного специалиста
1) Любой проект или задание начинается с плана и продумывания цепочки действий, а также предполагаемых результатов. Еще лучше предусмотреть запасные планы В и С. Все это с легкостью организуют карты памяти, например https://www.mindmeister.com/. Помимо этого сервис позволяет делиться ментальными картами, что удобно при совместной работе над одним заданием.
2) Составить план задач и встреч назавтра лучше за 2-3 минуты в конце рабочего дня, а не в режиме аврального утра. Подготовить to-do список помогают многочисленные онлайн-органайзеры к примеру, https://trello.com. Он всегда напомнит что делать и с чего начать. С его помощью можно легко переносить задачи из списка «Сделать» в список «В процессе», а далее в заветное «Готово». Помимо этого вы ловко делегируете задания между сотрудниками и всегда видите статус их выполнения.
3. Biotrack. Опозданиям отчасти способствует сама возможность прийти позже, потому что начальство не заметит и в журнале не отметит. В 2015 г. все чаще компании среднего и крупного бизнеса начинают доверять системам учета рабочего времени, автоматически фиксирующим приход и уход сотрудников. Помимо повышения дисциплины новшество еще сэкономит время бухгалтерии и отделу кадров на составлении отчетов.
Сейчас на рынке появляются доступные по цене решения, не требующие покупки дорогостоящего оборудования. Можно просто закачать приложение Timepad на планшет или смартфон!
4. Секретные материалы Word и Excel. Мы пользуемся этими программами ежедневно, но даже не догадываемся о многих их полезных возможностях. Ознакомиться с новыми приемами занимает всего 10 минут, зато вам станет проще и быстрее работать с документами.
5. Если по роду деятельности вы составляете отчеты в виде таблиц и диаграмм, а также рисуете скетчи, то сервис https://www.draw.io/ помогает легко визуализировать данные. Программа имеет широкий набор шаблонов диаграмм, геометрических форм и других инструментов, а также позволяет окрасить их в нужный вам цвет. Благодаря многочисленным роликам в youtube вы быстро освоитесь с его возможностями.
6. Работа с небольшими остановками на отдых помогает сосредоточиться на одном задании и быстрее его закончить. Приложение для смартфонов Pomodoro делит время на рабочие сессии по 25 минут и 5-минутные перерывы, во время которых можно ответить на пропущенный звонок. После 4-ой рабочей сессии рекомендуется делать уже 15-минутный перерыв. 
Если раньше на перевод статьи с английского на русский объемом 2 страницы А4 у меня уходило 4 часа, то с помощью Pomodoro я стала укладываться в 3. За месяц набирается 31 час сэкономленного времени или одни сутки и 7 часов. Подсчитайте, сколько набегает за год.
7. На днях в сети появилась новость, что в Китае стали специально нанимать на работу красивых девушек для «повышения эффективности труда своих программистов». Нет, не подумайте, что теми же способами, как в фильме «Волк с Уолл-стрит» - в Поднебесной все в рамках приличия. Метод конечно новаторский и оригинальный. Будем следить за результатами эксперимента.
8. Желание зайти в соцсеть на 1 минуточку и узнать, сколько лайков набрал новый статус и что нового в ленте часто растягивается на 10-15 минут. А если это происходит ежечасно, то из восьмичасового дня на подобные партизанские вылазки уходит 15-20% рабочего времени.А потом вы остаетесь по вечерам, чтобы дописать письмо клиенту и подготовить отчет шефу на утро.Знакомо? Дисциплинировать себя поможет программа Self-control, которая будет блокировать доступ к определенным сайтам и в определенное время.
9. Bitrix 24 – самая популярная CRM(система управления взаимоотношениями с клиентами) в России. «Во-первых, единая система постановки задач ощутимо сократила время выполнения работ по каждому проекту и облегчила отслеживание результатов. Стало сразу видно, кто, за какую работу и на каком объекте отвечает, есть ли у него еще время и нужно ли вмешиваться в процесс сверху. Во-вторых, мы перестали тратить столько сил и времени как раньше на обсуждение срочных вопросов. И, наконец, мы больше не теряем «концы» длинных проектов — поднять по ним всю документацию, чертежи и эскизы можно, просто заглянув в комментарии к соответствующему проекту в «Битрикс24». Нужна документация по всем проектам — она доступна каждому в облачном хранилище»,— говорит Борис Флек Директор «РостИнжиниринг». Проект с участием до 12 человек в системе можно вести бесплатно, как говорится «мелочь, а приятно»
10. MyScript Calculator позволяет быстро совершать расчеты на мобильных устройствах. Вы можете написать формулу на экране пальцем или специальным стилусом. Приложение распознает почерк и заменяет написанное на знаки. Получается в результате быстрее, чем при пользовании обычным калькулятором, предустановленным на смартфоне.
Начните внедрять эти инструменты по порядку: хорошо освоив работу одного сервиса, переходите к следующему. Так за 1-2 месяца вы сможете лучше организовать свой рабочий процесс и станете быстрее справляться с заданиями. А там глядишь, и заслуженную прибавку можно будет попросить у шефа!
«Качество жизни идет рука об руку со стремлением к совершенству» Том Ланри.
P.S. Данную статью нам отправила наш клиент. Нам понравилось - решили поделиться.
