Бесшовная среда — конкурентное преимущество бизнеса: как объединить людей, задачи и данные

Войслав Суботич, руководитель направления по работе с малым и средним бизнесом Яндекс 360, поделился, как бизнесу эффективнее и выгоднее организовать виртуальное рабочее пространство для сотрудников.

Как меняется культура работы в офисе

Лет 10 назад компании собирали «конструкторы»: почта в браузере или специальном сервисе, дисковое хранилище от провайдера или на своих серверах, мессенджер, таск-менеджер, CRM — кому где удобнее. Сотрудники переключаются между вкладками, роются в почте, теряют цепочки переписок или забывают, в каком хранилище лежит нужный файл. Некоторых от хаоса спасали внутренние серверные диски и сложные системы папок (если спасали).

Виртуальные офисы, о которых сейчас много говорят, — это решение, позволяющее собрать все нужные для работы функции в единой среде. Компоненты в них не просто свалены в цифровой ящик с инструментами, а взаимосвязаны друг с другом, пользователи обмениваются данными, процессы прозрачны. Кроме того, это еще и экономически выгодно: одна подписка вместо десятка небольших.

Как работает виртуальный офис

В комплексных решениях разные функции интегрированы между собой. Так, например, устроена платформа Яндекс 360: приглашение из Почты легко превращается в мероприятие в Календаре, принятые во время обсуждения проекта в Телемосте решения перетекают в Трекер задач, перекинутые друг другу в Мессенджере файлы сохраняются на Диск — и это далеко не все возможности.

Это очень комфортный подход к работе, в котором главное удобство обеспечивается бесшовностью. Сотрудник иногда просто не замечает, как задача двигается по треку от обсуждения на встрече до дизайн-макета на диске. Подобное плавное течение достигается благодаря пяти принципам:

● Единый вход. Сотрудник должен войти в систему один раз — и дальше все сервисы (почта, мессенджер, диск, задачи) доступны в едином интерфейсе. Например, так работает встроенный в виртуальный офис ID;

● Автосохранение и контроль версий. Данные автоматически сохраняются и интегрируются с остальной системой. Не нужно искать, кто перезаписал файл, внес конкретно эту правку или где финальная версия документа;

● Общий поиск и навигация по контекстам. В условиях большого объема данных (почта, файлы, задачи) возможность искать по принципу «где упоминалось название проекта», «кто составлял документ», «в какой задаче обсуждалась идея» — практически необходимость;

● Контроль безопасности и администрирование. Безопасность — частая блок-проблема при интеграции разных систем: как настроить права, как разграничивать доступ, как отслеживать активности? В виртуальном офисном пространстве эти задачи решаются централизованно: политики доступа, аудит, мониторинг, журналы активности — в одном админ-окне. Администратор получает единую панель управления организацией, доменами, доступами и аудит-логами;

● Незаметная миграция и рост. Бесшовность важна не только внутри уже выбранной платформы, но и при переходе на нее. Лучше, чтобы выбранная платформа поддерживала сразу перенос и писем, и файлов, и учетных записей из других платформ с минимальными усилиями. Кроме того, платформа должна быть рассчитана на рост бизнеса от небольшой команды до сотен сотрудников без «ломки» архитектуры.

Кому это нужно?

Виртуальный офис — решение, которое подойдет любому бизнесу, поскольку помогает навести порядок в организации процессов и все систематизировать. Например, в маркетинговом агентстве, где прежде вели медиаплан кампаний в таблице, обсуждали в чате, отправляли баннеры по почте или обменивались FTP-ссылками. Разные сотрудники серфили между Dropbox, Gmail, Slack, Trello. Масса времени уходила на выяснение, где лежит финал, кто писал комментарий и какую версию утвердил клиент. В комплексном решении медиаплан остался в таблице, но теперь каждый шаг в ней связан с задачами, к которым прикреплены обсуждения и файлы. Если в письме клиент прислал замечания, они автоматически попадают в задачу, комментарии — в контекст. Коллеги сразу видят связь: эта версия баннера обсуждалась здесь, комментарии к ней тут.

Сотрудники консалтинговых агентств получают сотни писем от клиентов, пересылают документы, обсуждают нюансы. Часто случается так, что клиент присылает правки, сотрудник не видит комментариев, ответ уходит в устаревшем документе. В бесшовной системе письмо с правками сразу сохраняется на общий диск в нужной папке, создается задача «Внести правки», к задаче привязываются файлы и переписка. Когда следующий консультант подключается — он открывает задачу, видит весь контекст: «Вот письмо клиента, вот предложенный вариант, вот правки, вот обсуждения».

Когда ко внутренним сотрудникам подключаются дизайнеры или разработчики из других компаний, нередко приходится давать им доступы или пересылать ссылки, что ставит под угрозу всю безопасность. В полноценном виртуальном офисе можно пригласить внешнего пользователя с настройками прав: он видит строго определенный проект в общей панели, может обсуждать, прикреплять файлы, редактировать, а вы контролируете уровень доступа и журнал изменений. При этом внешнее лицо не «уходит в другое приложение» — все коммуникации внутри связаны в рамках проекта.

Как начать трансформацию

Переход на комплексное решение нужно начать с анализа, чтобы в принципе понимать, как будет проходить процесс внедрения и что для этого нужно: сколько всего нужно инструментов для работы, как часто сотрудники переключаются между ними, где теряется контекст и какие интерфейсы вызывают «боль».

Затем выделите пару ключевых связок, которые дадут максимальный эффект. Например: «почта → диск → задачи» или «чат → задача → документ». Протестируйте на какой-то одной небольшой команде возможность работать в подобной среде. Определите период продолжительности этого «эксперимента» и по его окончании обязательно соберите фидбек: что мешает, где не хватает цепочек взаимодействия, какие проблемы решил новый формат работы.

Если результаты оцениваете как положительные, можно начинать глобальный переход с выстраивания единого пользовательского интерфейса. Четко разграничьте доступы, чтобы избежать хаоса, определите, кому какие функции нужны (так, финансистам точно не нужны папки, в которых хранятся «сокровища» маркетологов — и наоборот) и кто будет глобально администрировать систему.

Важный процесс: перенос данных с прошлого инструментария. Многие сервисы предлагают услуги по сопровождению переезда. В зависимости от объемов перенос может занять от нескольких дней до пары месяцев. параллельно стоит начать обучение сотрудников работе с новым ПО. Для этого в разных командах составляют справки, снимают ролики или заводят чаты, в которых всегда можно задать вопрос специалисту техподдержки.

Миграция и дальнейшая работа команды в виртуальном офисе требуют постоянного мониторинга. Следите за узкими местами, регулярно собирайте фидбек от сотрудников и постепенно увеличивайте покрытие: новые связки, модули, интеграции.

Что меняется в результатах бизнеса

Бесшовность — не самоцель: в конечном счете она приносит выгоду компании. Например, растет скорость принятия решений, так как проще найти нужную для этого информацию. Становится меньше ошибок: когда обсуждения, файлы и задачи связаны, не остается места отговоркам вроде «мы не видели», «я запутался».

Руководитель получает возможность видеть целостную картину: как двигается работа над каждой задачей, где возникают проблемы, кто тормозит процессы. Команда начинает работать эффективнее, так как стало меньше переключений между приложениями.

Упрощается IT-ландшафт, ведь стало меньше лицензий, интеграций и точек отказа. А функции поддержки на себя и вовсе берет вендор. Немаловажный момент: хранение информации о компании в российских дата-центрах и соответствие регуляторным требованиям тоже делают единый контур более приемлемым для бизнеса с высокими требованиями к защите данных.

Если вы руководитель или владелец бизнеса, задумайтесь о том, как придать офисной работе структуру. Посчитайте, что будет выгоднее: пара небольших подписок на отдельные сервисы или одна, предполагающая сразу несколько опций. Оцените потенциал роста своей команды: хватит ли вам текущих возможностей, когда компания вырастет, или нужно продумать масштабируемость виртуального пространства.

Виртуальный офис — это практика постоянной связи: между людьми, задачами, файлами, перепиской. Если бизнес хочет работать как единое целое, нужна платформа с внутренним взаимопониманием модулей, а не набор отдельных пазлов. И бесшовность в данном случае становится необходимым элементом, который делает миграцию быстрой и комфортной, а значит, и сам бизнес — более конкурентным на рынке.