Переход с ИП на ООО: как IT-компания сэкономила миллионы на налогах

Привет, я Светлана Шевелева, CEO в «Контакт» — Бухгалтерия для IT. К нам часто приходят быстрорастущие компании, которым нужно пересобрать бухгалтерию. Этот кейс — готовая инструкция для IT-предпринимателей, которым пора стать ООО.

Фаундер знал, что ему нужно

В ноябре 2024 года к нам обратился ИТ-предприниматель, который вёл бизнес в качестве ИП, большинство сотрудников были оформлены как самозанятые. Он пришёл по рекомендации одного из наших ИТ-клиентов, с которым мы прошли аккредитацию в Минцифры, смену системы налогообложения, переход из Контур.Бухгалтерии в 1С и аудит для инвесторов.

Но с 2025 года для компаний на УСН с выручкой свыше 60 млн рублей ввели обязательный НДС. Как только ИП превышает лимит, он автоматически становится плательщиком НДС. У ИП выручка была в 2,5 раза выше. А это значит, что с 2025 года нужны декларации по НДС, счёта-фактуры, книги покупок и продаж. Появились и другие тревожные звоночки — например, вызовы в налоговую по самозанятым.

А сервис банка «Точки» считал 6% со всего оборота без выделения НДС. Платформа не отслеживала обороты по выручке и не сигналила клиентам, что они станут плательщиками НДС с 2025 года. В сервисе вообще нет учёта НДС: если владелец бизнеса не спросит сам, его никто не предупредит.

Превысил лимит и попал на НДС

Если бы ИП пришёл в январе, ситуация могла стать катастрофической. Поясню, какие санкции грозили от налоговой и с какими последствиями.

Автоматический переход на НДС. Мы уже упоминали, что выручка клиента превысила 60 млн в 2024 году. Какие обязательства у него появились:

1. начислять НДС с 2025 года и подавать декларацию,
2. выставлять счета-фактуры и вести книги покупок и продаж.

Роботы в прежнем сервисе продолжали бы считать налог по старой схеме, а ФНС в это время готовила требования и блокировки. В январе фаундеру пришлось бы работать в авральном режиме.

Переквалификация выплат самозанятым. Все сотрудники получали одинаковые выплаты, в одни и те же даты, от одного заказчика. Для налоговой это классические признаки трудовых отношений. А значит, выплаты по договору подряда превращаются в официальную зарплату.

Что дальше сделает ФНС в таком случае:

1. доначислит НДФЛ 13% за три года,
2. начислит страховые взносы 30%,
3. выпишет штрафы до 20% от неуплаченных сумм,
4. может заблокировать расчётный счёт.

НДС за иностранных сотрудников. При аудите банковской выписки мы обнаружили, что часть разработчиков — граждане Беларуси со статусом ИП. По закону в такой ситуации российский ИП становится налоговым агентом и должен начислить НДС. Затем уплатить его за иностранных подрядчиков и подать декларации. Фаундер об этом не знал. За 2024 год накопилось 1,2 млн рублей потенциального НДС, о котором никто даже не догадывался.

Разрыв контрактов. Работать с крупными заказчиками невозможно без определённого пакета документов. Им нужно предоставлять счета-фактуры, акты сверки и электронную отчётность. В текущем бухучёте у клиента ничего не было. Без счетов-фактур сотрудничество с заказчиками в 2025 году прекратилось бы.

Так ИП с оборотом 150+ млн оказался в точке, где налоговая грозит проверками по самозанятым, а заказчики требуют документы, которых нет в базе. Автоматизированный сервис не может вести учёт с нужными параметрами. Каждая ошибка могла стоить миллионы потерянных денег. Фаундер обратился вовремя — мы не тушили пожар, а успели построить новую, правильную структуру с нуля.

Подготовились к открытию ООО

Перед тем, как перевести бизнес с ИП на ООО, предприниматель решил проконсультироваться. Открыть ООО просто, но нужно заранее выбрать выгодную систему налогообложения и правильный юридический адрес. Регистрация ООО в Питере вместо Москвы помогла снизить нам налог УСН в шесть раз. Распишу весь план по порядку, как мы готовились к открытию ООО с IT-аккредитацией.

Шаг 1. Выбрали режим налогообложения. Начали с математики. Для расчёта взяли данные клиента за прошлый год — выручку и расходы на ФОТ. Заложили по этим числам планируемый рост на следующий год. Что у нас получилось:

• Общий режим с НДС 20% сразу отмели, так как это очевидно невыгодный вариант, который увеличивает налоговую нагрузку в разы по сравнению с текущей у ИП на УСН 6%. У компании не было собственного ПО в реестре, которое освобождает продажи от НДС. Поэтому расчёт налогов на общей системе делать не стали.
• Осталось просчитать, что выгоднее — «УСН доходы» или «УСН доходы минус расходы».
• Параллельно с выбором режима УСН нужно было определиться с адресом регистрации компании. Ставки УСН отличаются по регионам — для IT-компаний во многих из них действуют льготы.

Шаг 2. Выбрали регион и юридический адрес. Фаундер не знал о пониженных ставках УСН в регионах и хотел открыть компанию в Москве. Сам он живёт в Москве и все Заказчики там же. Кроме того, кажется, что юридический адрес в столице — это всегда более солидно. При этом команда у ИП была полностью удаленная — сотрудники работали из разных регионов России, а некоторые за границей.

Мы посоветовали открыть компанию в Санкт-Петербурге вместо Москвы и вот почему:

• в Петербурге ставка УСН для IT-компаний — 1%, а в Москве — 6%;
• 5 разработчиков проживают в СПб — фаундер подтвердил, что открывает бизнес обоснованно;
• Питер — крупный город с IT-экосистемой. В отличие от других регионов с льготными ставками, здесь легче затеряться среди других налогоплательщиков.

При выборе вида налогообложения и региона также учитывали количество сотрудников, ФОТ, расходы. Применили IT-льготы по налогам и страховым взносам

В итоге посчитали четыре сценария:

1. УСН доходы 6% Москва,
2. УСН доходы минус расходы 15% Москва,
3. УСН доходы 1% Питер
4. УСН доходы минус расходы 5% Питер.

Подключили юриста, который помог подобрать ОКВЭД. Директор выбрал адрес и придумал название для ООО. Из-за разных регионов регистрации фаундера и компании мы рисковали получить отказ, но подстраховались: учредитель поехал в Санкт-Петербург и дежурил в офисе неделю на случай визита налоговой. В итоге компанию зарегистрировали с первого раза, без проверок и задержек. Нам было важно успеть до конца 2024 года, чтобы в 2025 сразу подать на аккредитацию.

Шаг 3. Подключили бухучёт, КЭДО и восстановили документы. После регистрации ООО мы сразу включились в операционную настройку. Бизнесу важно было полноценно вести деятельность с первого дня и не думать о бумажках. Вот что мы для этого сделали:

1. подключили 1С с живым бухгалтером, чтобы учёт стал прозрачным и контролируемым;
2. восстановили учёт ИП за весь 2024 год, чтобы проверить все проводки до перехода;
3. настроили КЭДО — кадровый электронный документооборот через программу «1С:Зарплата и управление персоналом»;
4. запустили ЭДО с контрагентами и ушли от бумаг;
5. трудоустройство тоже провели сразу через КЭДО — в программе «1С:Кабинет сотрудника».

Шаг 4. Оформили сотрудников согласно ТК. Из 30+ человек 13 оформили по трудовому договору и перевели в штат. Часть сотрудников остались работать как ИП. Такая форма сотрудничества допустима и не несёт налоговых рисков. Ещё трое сотрудников сейчас находятся за границей, и пока оставили их в прежнем статусе.

Белорусских ИП мы перевели в местную самозанятость, чтобы уйти от НДС как налоговые агенты.

Получили IT-аккредитацию и льготы

Один из главных бонусов для IT-компаний с ООО — это аккредитация в Минцифры. С ней бизнес получает ощутимые льготы: пониженные налоги, преференции для сотрудников, доступ к грантам. Но чтобы её получить, мало просто работать в айти. Нужно соблюсти ряд условий:

1. правильный ОКВЭД — мы выбрали 62.01 «Разработка компьютерного программного обеспечения»
2. сайт с описанием IT-деятельности: языки, команда, проекты,
3. отчётность в налоговую за первый квартал, даже если ООО открыли недавно,
4. отсутствие налоговой задолженности,
5. уровень зарплат должен соответствовать средней зарплате по региону или по РФ за предыдущий квартал.

Отчётность сдали 25 апреля, а уже 28 апреля подали заявку на Госуслугах. 6 мая Минцифры прислали требование доработать сайт — на это ушла неделя. В конце мая фаундер получил аккредитацию, на всё про всё ушёл месяц.

Собрали в таблице, что дал статус аккредитованной IT-компании.

В пересчёте на сотрудников получилась экономия десятков тысяч рублей в месяц на каждого.

Сэкономили больше 4 млн рублей в год

Через три месяца после старта работы у клиента функционирует новая, чистая и устойчивая структура. Компания работает без рисков серых схем и авралов. А итоговая экономия по налогам и взносам составила больше четырех миллионов рублей в год. Теперь бизнес готов к росту: можно масштабироваться, искать инвесторов и привлекать новых заказчиков.

Растущий ИП — это отсроченная проблема

Если у вас ИП с растущим оборотом, самозанятые в команде и автоматический учёт без контроля — это сигнал пересмотреть структуру. Рост приносит новые требования по налогам, отчётности, оформлению. Лучше подготовиться, чем решать вопросы с ФНС постфактум.

Чтобы не попасть в такую ситуацию, вот что можно сделать заранее:

1. посчитать, какой режим для вас выгоднее,
2. выбрать регион, где ставка ниже,
3. перевести сотрудников в штат без потерь,
4. настроить бухучёт,
5. подать заявку на IT-аккредитацию и получать льготы.

Иногда смена формы, региона и пары строк в отчётах снижает налоги на миллионы рублей и даёт спокойную жизнь.

Если хотите разобраться в бухгалтерии для IT, подпишитесь на наш телеграм-канал. Мы пишем о налогах, льготах и подводных камнях, которые лучше обойти заранее.