5 стадий принятия информационной системы в компании
Автоматически включается защитный механизм, ведь внедрение нового софта, по мнению подчиненных, может повлечь потерю личного времени, работы или заработанных привилегий.
Стадии принятия неизбежного
Психологи выделили 5 стадий принятия неизбежного события: отрицание, гнев, торг, депрессия и принятие. Прохождение данных этапов занимает определенное время и не у всех это происходит линейно. Сотрудник может даже вернуться на любую из предыдущих стадий повторно. Это нелегкий путь от «нам не нужна никакая система, мы отлично работаем в Excel» до «как же мы до этого работали без новой системы?»
Как правило, информационные системы внедряют везде: в государственные структуры, промышленные предприятия и маленькие частные компании. Чем крупнее компания, чем дольше ведет свою деятельность и больше устоявшихся процессов имеет, тем менее охотно подчиненные будут принимать изменения в них.
1.Стадия «Отрицание»
Чего ожидать:
На стадии отрицания сотрудники боятся, что изменения будут негативны конкретно для них и начнут отрицать необходимость информационной системы. Будут доказывать, что им комфортно работать без ИС и она только замедлит налаженные за долгое время процессы. Подчиненные откажутся принимать участие в обсуждениях системы, мотивируя это занятостью работой, убежденностью в тщетности происходящего или иными причинами.
Как быть:
Рассказывать об информационной системе как можно подробнее и объяснить, чем данный инструмент упростит жизнь сотрудникам, а после этого дать время осмыслить услышанное.
2.Стадия «Гнев»
Чего ожидать:
Для начала нужно понять, что раздражение у сотрудников вызывает не сама система, а уход от привычных процессов. Начнутся жалобы на то, что инструмент работает некорректно и замедляет работу. На самом деле открытое выражение негатива подчиненных это положительным признак, который показывает их вовлеченность в рабочий процесс.
Как быть:
Выслушайте комментарии сотрудников, может быть их негативная реакция не является беспочвенной и им действительно неудобно работать. Проанализируйте высказывания подчиненных и подключите их к разработке и улучшению информационной системы. Кроме того, старайтесь поощрять людей за работу в ИС. Не стоит забывать, что негатив может быть вызван и тем, что сотрудникам банально непонятно как работать в системе. Проведите для них обучение — сотрудники поймут функционал и увидят ценность системы.
3.Стадия «Торг»
Чего ожидать:
На стадии торга люди уже начинают смотреть в сторону будущего. Сотрудники до сих пор будут пытаться отложить неизбежное, уменьшить влияние системы на текущие процессы. Но некоторые из них уже примут наличие информационной системы и начнут работать в ней.
Как быть:
Сотрудники еще не перестали настороженно относится к системе, но они уже осознают необходимость работы в ней. Продолжайте поощрять их за работу в ИС и публично рассказывайте об их достижениях.
4.Стадия «Депрессия»
Чего ожидать:
В момент перехода на эту стадию система постепенно становится привычным инструментом работы, а критика со стороны сотрудников становится не эмоциональной, а конструктивной. Сотрудники уже начинают принимать информационную систему, как часть рабочего процесса.
Как быть:
На этой стадии желательно показать сотрудникам личный пример работы в системе. Пытайтесь минимизировать опасения сотрудников, рассказывайте о полезных функциях и первых успехах. При наличии проблем — не отрицайте их, а привлекайте сотрудников для решения.
5.Стадия «Принятие»
Чего ожидать:
Это финальная стадия, в этот момент сотрудники работают в ИС самостоятельно. Они понимают для чего она нужна и видят все плюсы. Если вы попытаетесь отнять у них систему — они будут против, потому что лишатся инструмента работы, который упростил им жизнь.
Как быть:
Пользоваться системой, собирать обратную связь от сотрудников и развивать ее, добавляя новый функционал.
Почему внедрение ИС вызывает негативную реакцию
Мы разобрались с тем, что может ожидать вас на каждой стадии. Важно понять, что именно является главной причиной негативного отношения к внедрению ИС. Причина в том, что система часто сваливается на сотрудников как «снег на голову». Они бывают морально не готовы работать с новым инструментом. Ведь обычно это готовая информационная система, которая не соответствует процессам компании. Новый софт замедляет работу, а сотрудникам не хватает существующего функционала. Это главный минус готовых решений.
Возможно сотрудникам не провели обучение как пользоваться ИС, а инструкции по работе в системе могут быть непонятны. Система, которая не основана на процессах компании — не будет интуитивно понятна. То, что очевидно разработчикам и участникам внедрения софта, может оказаться неочевидным рядовым пользователям.
Как Bpium помогает избежать негатива
С Бипиум вы будете видеть как создается ваша система, подключите к созданию сотрудников, которые поделятся своими пожеланиями. Благодаря этому на головы сотрудников не упадает непонятный софт с кучей ненужных функций. Постепенный старт работы в системе снизит негатив. Система будет создаваться с учетом пожеланий сотрудников и станет для них незаменимым инструментом.
Одна из особенностей Bpium — различные подходы к проектированию и внедрению ИС. К примеру, вы можете выбрать подход создания информационной системы итерациями. Это означает поэтапное создание системы. В процессе разработки проводится аналитика запросов к новому софту и текущих процессов компании, строится модель системы, выделяются главные блоки и уже только после это начинается процесс разработки.
Если вы хотите заполучить себе такой гибкий инструмент — оставляйте заявку или звоните