Москва опять на удаленке! Чек-лист по переводу сотрудников

Атмосфера накаляется. Кто-то называет происходящее «второй волной», кто-то говорит, что «первая» начала бушевать с новой силой. Так или иначе, но Москва вновь на треть отправляется на удаленку — указ столичного мэра Сергея Собянина вышел 1 октября. И если одни компании пойдут по уже протоптанной дорожке, то другим все-таки придется осваивать удаленку «с нуля». Главное — сумели одни, сможете и вы! Пошаговый план пугающего мероприятия читайте ниже.

Почти половина российских компаний в момент ослабления ограничительных мер успела вернуть сотрудников в офисы. Но счастье было недолгим. Московских работодателей с 5 октября обязали перевести на удаленный формат взаимодействия 30% персонала. И продлится это до 28 октября. По крайней мере, такие сроки есть сейчас.

Как показала «первая волна», примеру столицы с небольшим опозданием следуют и регионы. А значит, «Здравствуй, home-office!» Для кого-то — снова, для кого-то — впервые.

О том, что на удаленку и не уходили, говорят 10% предприятий и организаций Москвы, 4 из 10 столичных работодателей открыто признаются, что просто не знают, как перевести процессы в онлайн.

Но, как показывают исследования, те, кто уже успел опробовать удаленку, все чаще готовы остаться с ней навечно: по сравнению с апрелем 2020 работать из дома на постоянной основе хотят в два раза больше сотрудников. В Dropbox и вовсе объявили полный переход сотрудников на постоянную дистанционную работу.

Риски при переходе на удаленку

Снова или впервые компания переходит на дистанционную работу, риски остаются всегда:

1. Удаленка = отпуск. Те, кто успел вернуться в офис и немного подустать, и те, кто никогда не пробовал работать из дома в одинаковой степени могут так думать. «Не нужно собираться и тратить время на дорогу — как раз мечтал подольше поспать», «Сделаю домашние дела, которые накопились» и т.д. При таких мыслях настрой на работу явно снижается.
2. Необорудованность домашнего офиса. Те, кто еще весной «вил» себе рабочее «гнездо» и приучали семью к новой жизни, уже успели расслабиться: дома осталась только роль супругов/родителей, уютный стол и кресло либо вернулись в компанию, либо уже отданы под подготовку домашек, развивающие игры, хобби. А у кого-то такой роскоши, как собственное рабочее место, и не предполагается до сих пор.
   

Пошаговая инструкция для перехода на удаленку

ШАГ 1. Интернет — основа удаленки.

Уточните у сотрудников, есть ли у них доступ к Сети, достаточной ли для выполнения рабочих задач будет скорость, насколько часто случаются перебои. Все это может повлиять на продуктивность работника и даже срывать дедлайны.

ШАГ 2. Что с железом?

Узнайте, есть ли у сотрудников необходимая компьютерная и оргтехника для работы: ноутбук или ПК с достаточной мощностью, гарнитуры, камеры и т.д. Уделите этому вопросу внимание детально: нет стула — будьте готовы предоставить, мышка «глючит» — замените за счет ресурсов компании. Помните: от удобства и оснащенности на удаленке зависит всё.

ШАГ 3. Софт.

Установите минимальный набор программного обеспечения. Для комфортной работы из дома есть небольшой, но уже проверенный список:

1. корпоративный мессенджер. Облегчает решение рабочих вопросов в течение дня и служит местом личной коммуникации. Главное — разделите чаты. Среди популярных и проверенных: Telegram, Slack, Wire, RocketChat;
2. сервис для видеоконференций. Видеосвязь используют для поддержания дисциплины и тонуса. Например, ежеутренние планерки «лицом к лицу» не дадут сотруднику пропасть из вида, начинать рабочий день в определенное время и заставят, как минимум, приводить себя в порядок. В первую удаленку зарекомендовали себя известный всем Skype и относительно новенький Zoom;
3. календарь. Это самый простой способ ставить задачи, планировать и контролировать дистанционную работу в целом. Здесь на помощь придут знакомые инструменты, которыми многие пользуются изо дня в день в работе и личных целях — Google Calendar/Zoho Calendar;
4. облачные хранилища. Обмен файлами, работа над документами сообща — такое внутреннее пространство для взаимодействия можно создать с помощью, например, связки Google-сервисов;
   
5. сервисы управления проектами. Помогают разбить крупный проект на задачи, назначить ответственных, следить за ходом общей работы. На вкус и цвет есть много разных, у каждого свой особенный подход. Нравится метод канбан — выбирайте Trello, предпочитаете представлять точную схему проекта — обратитесь к Jira, любите раскладывать все по папочкам — присмотритесь к Wrike;
   
6. системы учета рабочего времени. Эти программы помогают оценить продуктивность сотрудника. Если думаете, что полезно только для работодателя, то вы сильно ошибаетесь. Сами сотрудники говорят, что иной раз подобное ПО просто открывает глаза на их загруженность, помогает понять, чем конкретно человек занимался, почему вдруг оказывается, что день прошел, минуты свободной не было, а на выхлопе — результат, близкий к нулю. Если достаточно просто временной шкалы, разделенной на рабочее время и отвлечения, установите тайм-трекер. Например, TimeDoctor. Если хотите видеть больше деталей, обратитесь к полноценной системе учета рабочего времени, где будет и готовая аналитика, и встроенные функции разделения использованных интернет-ресурсов и приложений на продуктивные и непродуктивные. Как пример такого софта — CrocoTime.
   

ШАГ 4. Техническая поддержка.

Установите на ПК сотрудников, особенно это касается отделов продаж, программу удаленного доступа, чтобы в случае срочной необходимости можно было максимально быстро решить технические вопросы. IT-отделы, как правило, используют TeamViewer. Инструмент проверенный.

ШАГ 5. Атмосфера.

Одна из главных задач при переходе на удаленку — сохранить дружескую и рабочую атмосферу, несмотря на изолированность сотрудников. Здесь тоже есть несколько советов:

1. Пропишите максимально точно новые регламенты. Создайте отдельный файл или посвятите раздел на корпоративном портале правилам удаленной работы: укажите время обязательных видео-встреч, расскажите, куда, к кому и каким способом обратиться в случае возникновения проблем. Не бросайте коллектив на произвол судьбы. Если человек знает, как действовать в любой ситуации — это гарантия стабильности и спокойствие.
2. Давайте обратную связь. Говорите, что сделано хорошо, а где — нужно подтянуться. Не забывайте хвалить самых организованных. Это идет на пользу общему делу.
3. Не ограничивайтесь только рабочими вопросами. Создайте пространство — отдельный чат в мессенджере, например, — для обсуждения личных вопросов, обмена мамасиками и веселыми картинками. Так поддерживайте командное настроение.
4. Держите удаленку на контроле не только со стороны эффективности выполнения задач. Интересуйтесь, как дается дистанционная работа сотрудникам: вдруг кому-то одиноко без офиса, не хватает традиционных чаепитий с коллегами, тяжело разделять трудовые обязанности и быт. Используйте короткие опросники с периодичностью 1-2 раза в неделю. И если проблемы налицо, помогите человеку адаптироваться.

Перейти на удаленку непросто, возвращаться к ней, когда снова почувствовали вкус офисной работы — тоже. Но тот факт, что в этом направлении уже есть опыт, сильно облегчает задачу. Не поддавайтесь панике, опирайтесь на опыт коллег по бизнесу, подходите к процессу ответственно и помните: «ничто не вечно под Луной». Когда-нибудь все это закончится, а навыки дистанционного взаимодействия останутся. Вдруг вам такой формат даже больше подойдет и понравится?