Хорошая и плохая конференция

Участники

Люди, которые будут присутствовать- это самое главный фактор. Даже плохая организация не сможет омрачить удовольствие от ценных знаний, новых клиентов или полезных знакомств. Участников можно разделить на несколько сегментов: докладчики, партнеры и гости. Каждый сегмент важен для формирования оценки. Плохие спикеры дадут посетителям послевкусие впустую потраченного времени. Кто же считается хорошим спикером? Большую роль играет известность самого докладчика или его места работы. Также не стоит забывать об опыте и исчисляемых результатах, которые смогут подтвердить компетентность докладчика. Именно на это будут обращать внимание люди, которые выбирают какой ивент посетить.

Участники мероприятия, которые представляют свою компанию и ее продукты, хотят получить побольше лидов и завести взаимовыгодные знакомства. Поэтому для них важно, чтобы на вашем ивенте присутствовала их целевая аудитория. Иначе гости будут просто глазеть, а партнеры рекламировать продукты друг другу. Обычно это не приводит ни к чему хорошему. Чтобы избежать подобного таргетируйте рекламу на целевую аудиторию докладчиков и партнеров, заручитесь инфопартнерством с весомыми личностями и компаниями.

Место

Это еще один важный аргумент за или против вашего ивента. Участникам мероприятия придется провести длительное время на территории, которую вы организуете под проведение конференции. Будет ли их пребывание комфортным? От ответа на этот вопрос во многом зависит впечатление, которое вы оставите, как организатор. Не хотелось бы, чтобы посетителей занимала одна мысль: «Как отсюда поскорее сбежать?» Поэтому если мероприятие запланировано под открытым небом, то вы должны позаботиться о защите от непогоды или зноя. В закрытом помещении стоит помнить о температурном режиме и достаточном количестве свежего воздуха. Что еще делает место уютным? Выбор цветов. Основные цвета выставки или форума не должны вызывать раздражение. И последнее но не менее важное — местоположение. Задумайтесь о том, сколько времени и усилий потратят участники, чтобы добраться. Место проведения любого ивента должно быть оборудовано парковкой, способной вместить посетителей.

Программа

Люди захотят посетить вашу конференцию, если на ней будет предоставлена актуальная и полезная информация. Позаботиться об этом можно найдя хороших докладчиков. Также названия частей программы должны быть информативными — посетители должны понимать зачем они идут сюда. Важный вопрос — как участники будут получать доступ к программе мероприятия, особенно в случаях когда доклады будут проходить параллельно и в разных местах. Позаботьтесь об удобном представлении программы. Не стоит забывать о перерывах. Они нужны, чтобы повысить запоминание информации — в общении посетители будут обмениваться впечатлениями от докладов и это уменьшит процент потери знаний. Также в перерывах участники смогут подкрепиться, поэтому не забудьте организовать питание для них. Перерывы это еще одна возможность для размещения промо-контента и развлекательных мероприятий.

Трендовость

Хорошая конференция — актуальная конференция. Поднимите животрепещущие проблемы и дайте ответы на возникшие вопросы. Это привлечет тех, кто находится во главе своих ниш или хочет туда попасть. Все эти люди активно следят за тенденциями. Поэтому стоит учитывать не только развивающиеся направления в бизнесе, но обратить внимание на экологичность, разнообразие аудитории участников и докладчиков, а также другие социальные тренды.

Впечатления

Подумайте о том, что будет создавать впечатления у людей. Инстаграм, Фейсбук сформировали у людей привычку регистрировать свои посещения. Как окружающие узнают о посещенном мероприятии? Нужно сделать фото. Помимо сервиса и хорошей программы организуйте фотозоны. Фотозона должна вызывать желание сфотографироваться даже у тех, кто не очень любит это делать. Таким образом вы сможете увеличить обсуждаемость вашего события. Хороший вариант — запустить отдельный тег еще во время организации ивента. Старайтесь собрать обратную связь у посетителей. Это поможет получить опыт для будущих событий, а также есть вероятность улучшить впечатления людей.

Как изменить свою конференцию одним приложением?

Множество исследований доказали, что при совершении покупки мы мыслим эмоциями, а логика включается для того, чтобы «оправдать» трату денег. Если вы организатор, то заинтересованы в проведении успешного мероприятия и повторении успеха раз за разом. Перечисленные выше пункты- это смесь логики и эмоций для того, чтобы человек согласился «купить» конференцию снова. Для того, чтобы решение посетить выставку, которую будете организовывать вы, было принято быстрее, дадим эмоциям возабладать над логикой.

Если человеку было неуютно, он провел весь день в поисках необходимых стендов и докладов, был голоден и устал, то даже супер полезный форум оставит плохие впечатления. Поэтому каждому организатору нужен список технических моментов. Их можно легко улучшить и это даст прирост положительных эмоций у посетителей и участников. Итак, с нас список, а с приложения Eventssion — варианты улучшения.

Заботливое расписание

Как поступают организаторы в случае, если нужно организовать расписание? Делают отдельную страницу на сайте мероприятия с перечнем активностей, заказывают создание чат-бота в Telegram. Или самое страшное — загружают изображение высокого разрешения с картой и списком секций. Хорошее мероприятие — то, на котором не ощущаешь течения времени. Общение, привлекательные стенды, фудкорты (!), все это может помочь потерять голову и забыть о следующем докладе. А вот обилие людей вокруг, перегруженная сеть Wi-Fi не способствует быстрой загрузке сайта мероприятия или разглядыванию увеличенного high-resolution изображения. Чат-боты все еще не доросли до уровня комфортного UI.

Было бы здорово уведомлять посетителей о следующем событии, которое произойдет на форуме. А еще лучше, напомнить о том, которое нужно гостям. Как решить эту проблему? Одно мероприятие в Eventssion может иметь множество параллельных потоков. На события из каждого потока гость может подписаться еще дома, за чашкой чая и в пледе, или в перерыве на работе, листая web-версию сайта. Запланировал, получил уведомление, не пропустил!

Networking

Многие посетители семинаров и прочих обучающих событий приходят туда, чтобы поучаствовать в совместной работе и применить полученные знания. А что если для каждого события сделать отдельный чат, где можно похвалить спикера, обменяться впечатлениями или попросить напомнить дельный совет? Именно так и подумали ребята с Eventssion, когда разрабатывали событийный сервис.

Экологичность

Креативная раздатка, как часть приятных воспоминаний с события, практикуется уже давно. Но сколько ресурсов она забирает? По данным ntile, они повезли на один из форумов около 150 кг раздаточных материалов. И это был довольно среднестатистический результат. Как мы все знаем, только избранные вещи из пакета участника остаются на память. Остальное отправляется в мусор. От чего можно отказаться? Программа мероприятия, билеты, информация об участниках, партнерах и контактные данные могут быть в приложении. Этот вариант лучше, чем переводить совместными усилиями тонны краски и бумаги, которые все равно отправятся в мусор.

Обратная связь

О важности обратной связи мы уже говорили. Но как ее организовать? Стандартный путь — рассылка e-mail с Google Формами или их аналогами. Процент открытия таких писем и тем более ответов на них намного ниже, чем хотели бы организаторы. Другой способ — воспользоваться встроенными голосованиями, чатами или даже попросить фидбэк в личных сообщениях, которые доступны в Eventssion. Также это еще один способ увеличить вовлеченность гостей — простимулировать ответы на вопросы о сервисе приятными подарками прямо во время события. Мечта же каждого профессионального организатора в том, чтобы на следующее событие пришло больше заинтересованных клиентов, чем на предыдущее. И это по силам Ивеншн. Просто создайте группу, как организатор, которая будет анонсировать мероприятия. Теперь целевая аудитория сможет не только указать свое участие в одном мероприятии, но и ожидать следующих анонсов. Достигать сердец ваших клиентов проще с Eventssion!

Автор статьи: Марк Бабич