Как внедрив BI систему уменьшить операционные расходы и увеличить продажи на 20%
О заказчике:
- Международная фармацевтическая компания, производящая продукцию для госпитального сектора. Численность сотрудников офиса в России составляет около 300 человек.
- Продажа продукции осуществляется конечным покупателям (медицинским организациям) через дистрибьюторов по гос. контрактам.
Ситуация в компании:
Для подведения итогов конечных продаж и мониторинга остатков продукции на складах компания наладила процесс ежемесячного сбора отчетов от дистрибьюторов. Отчеты предоставлялись в разрозненном виде и требовали предварительной обработки. После этого этапа специально обученные сотрудники ежемесячно формировали единый отчет.
Процесс был рабочим, но имел ряд недостатков:
- процесс был полностью ручной и трудозатратный — компания выделила отдельную позицию в отделе маркетинга под эти задачи;
- риск ошибок был значительным — всё зависело от степени внимания ответственного сотрудника;
- принятие решений на основании недостоверной информации — это отдельный риск;
- процесс работы замедлялся из-за отсутствия автоматизации, поэтому оперативно получить информацию и использовать её было невозможно;
- от вышеперечисленных пунктов страдал основной процесс — продажи.
Решение:
Для решения вышеперечисленных проблемы я предложила внедрить BI-инструмент. После проведения тендера и рассмотрения всех предложений, отвечающих запросам бизнеса, наш выбор пал на систему интерактивной аналитики Tableau.
Далее были разработаны следующие решения:
- создана ролевая модель — кто и какие функции должен выполнять, какие сводные отчеты могут быть доступны и какие ограничения предусмотрены для каждой роли;
- разработан алгоритм автоматического сбора необходимой информации из отчетов дистрибьюторов в зависимости от формата его предоставления,
- разработан алгоритм предварительной обработки информации из отчетов дистрибьюторов в зависимости от особенностей его формирования,
- спроектированы шаблоны сводных отчетов.
После завершения теста разработки мы запустили процесс внедрения. Для того, чтобы он прошел максимально эффективно и комфортно для пользователей, был выполнен ряд мероприятий:
- до запуска мною был организован и проведен вебинар с презентацией. Я познакомила пользователей с новым инструментом, рассказала о том, как изменился процесс, ответила на вопросы и провела работу с возражениями;
- перед запуском был организован help desk, куда пользователи могли направлять вопросы, жалобы и предложения по поводу нового сервиса. В результате все запросы решались от 5 минут до 2 часов в зависимости от срочности;
- я разработала пользовательскую инструкцию, которая отвечала на популярные вопросы о новом инструменте и вела пользователей по процессу;
- после 3 месяцев эксплуатации я провела очный вебинар (были собраны сотрудники со всей страны), чтобы получить живую обратную связь и ответить на все оставшиеся вопросы.
Результат:
- обеспечение прозрачности и управляемости процессом за счет автоматизации,
- сокращение расходов компании на 200 тыс. руб. в месяц,
- повышение эффективности процесса продаж на 20%,
- сокращение скорости принятия управленческих решений в 2 раза и повышение достоверности прогнозов до 90%.