Корпоративное мобильное приложение и интранет-портал для АФК «Система»

Клиент: АФК «Система»

1. 25+ лет ведет инвестиционную деятельность.
2. Управляет МТС, Segezha Group, ГК «Медси», группой «Детский мир», «Биннофарм Групп» и еще 12 крупнейшими компаниями России в разных секторах экономики.

АФК «Система» обладает рядом активов, эффективное управление которыми напрямую зависит от качественной организации работы сотрудников головного подразделения и координации подконтрольных бизнес-единиц.

Компания АФК «Система» обратилась в QSOFT с рядом задач:

1. создать единую точку входа во все корпоративные системы и сервисы;
2. упростить коммуникации между различными отделами и департаментами;
3. создать среду для совместной работы и коммуникации сотрудников;
4. внедрить единый инструмент подачи и обработки заявок — все делается вручную и занимает до нескольких дней;
5. создать автоматический инструмент распространения информации и знаний, а также сбора обратной связи;
6. снижение избыточной нагрузки на HR-отдел и создание удобного инструмента работы с кадровым резервом;
7. перенести возможности портала на мобильные устройства, обеспечив требования по функциональности и соблюдая бюджетные рамки в гибридном решении.

Исполнителем работ выступил digital-интегратор QSOFT, предложив лучшие условия и компетенции и выиграв тендер. Работа над реализацией внутреннего портала и его мобильной версией велась одновременно.

Цель: команда QSOFT поставила целью проекта создание единой точки доступа ко всем ресурсам компании и разработку digital-среды для работы команд, повышения их мотивации и вовлеченности.

Решение: внедрение корпоративного портала, адаптированного под мобильные устройства.

— Бронирование переговорных

Раннее бронирование переговорных осуществлялось техническими средствами прежнего портала, которые не отвечали требованиям к функционалу и удобству использования.

Теперь сотрудники могут быстро забронировать переговорную с телефона или компьютера. Фильтры по дополнительным критериям (наличие компьютера или ВКС) помогут найти подходящее место.

Бронирование в компании происходят по гибкому графику с возможностью загрузить в равной мере все переговорные комнаты, а также бронировать именно те переговорные, которые обладают нужным набором опций для конкретного типа мероприятий.

Все бронирования и календарь мероприятий доступны в мобильном приложении на любом девайсе. Все администраторы, секретари и сотрудники наглядно видят картину дня: кто, что, когда и насколько забронировал. . Модуль синхронизирован с календарем MS Outlook по MS Exchange.

Особенности реализации

Интеграция с Outlook была достаточно непростой, команде QSOFT пришлось преодолеть множество неочевидных и нестандартных сложностей. Например, реализация механизма регламентных броней

Регламентная бронь предназначена для создания и фиксации регулярно повторяющихся по заданным правилам бронирований (например, встреча должна проходить каждую среду в Синей переговорке). При этом должна автоматически проверяться доступность переговорки. В Outlook нет как такового механизма проверки занятости переговорной, поэтому команде пришлось разработать специальную интеграцию, при которой для каждой переговорки создавалась отдельная учетная запись MS Outlook с собственным с календарем, в котором и осуществлялось бронирование.

Польза для бизнеса:

1. Внедрение модуля дало возможность автоматизировать, ускорить и оцифровать процесс создания и подтверждения бронирований преговорных комнат;
2. Внедрение привело к повышению общей эффективности работы подразделений, особенно смежных;
3. Система бронирования позволила увеличить эффективность используемых площадей сразу на 20-25%
4. Экономия рабочего времени сотрудников на организацию совещаний
5. Сокращение расходов на электроэнергию и амортизацию аудио- и видеооборудования

Что это значит?

✅ Всегда актуальная информация о бронях

Бронирования всех переговорных система отображает в онлайн-режиме.

✅ Наглядная визуализация

Сотрудники могут смотреть занятость всех переговорных комнат одновременно через веб-интерфейс и в мобильном приложении или сортировать график броней по конкретной комнате.

✅ Автоматизированные уведомления

При оформлении бронирования система автоматически вышлет уведомления всем участникам переговоров, а также сотрудникам, ответственным за техническое оснащение комнат или выполняющим роль переводчика.

— Заявки сотрудников

Сотрудники были не вполне удовлетворены уровнем автоматизации и детализации прежней системы обработки заявок и хотели повысить ее эффективность, иметь единое окно для подачи всех видов заявок и инструмент контроля их обработки.

Автоматизация обеспечила перевод определенных видов заявок в электронный вид, единое окно для приема заявок, распределение их по типам и отлаженный механизм для обработки заявок без ухода во внешние системы, что позволяет HR-специалистам оперативно решать любые вопросы сотрудников.

Сотрудники теперь наглядно видят в личном кабинете, какие заявки находятся в работе, кто ответственный за их выполнение, сроки выполнения, какие справки уже готовы и возможность их скачать из карточки заявки.

Польза для бизнеса

1. Внедрение модуля снизило нагрузку на HR-отдел и позволило автоматизировать бизнес-процессы подразделения.
2. Сотрудники получили возможность оформлять заявки на любые запросы в едином окне с любого устройства в удобное время.
3. Бизнес получил экономию времени за счет сокращения срока обработки задач: сотрудники успевают день в день обрабатывать запросы.
4. У компании появился инструмент контроля исполнения заявок и статистика: единый список заявок и их статусы позволяют разгрузить менеджеров и улучшить качество работы всего коллектива.

— Автоматизация оформления отпусков

Раньше согласовывали отпуска вручную: сотрудник писал руководителю, руководитель фиксировал даты и передавал в отдел кадров. Не было наглядного графика отпусков.

Компания перешла от ручного согласования отпусков на бумаге к оцифрованному процессу на портале: сотрудники компании стали тратить меньше времени на процессы согласования, а HR-отдел избавился от путаницы с пересечением графиков и унифицировал процесс оформления.

Особенности реализации:

В силу особенностей заказчика, была реализована нестандартная оргструктура без стандартных уровней вложенности. Администратор корпоративного портала регулирует оргструктуру в реальном времени и при необходимости создает департаменты и отделы, прикрепляя к ним сотрудников. Отдельно команда QSOFT разработала матрицу ролей пользователей: рядовой сотрудник, руководитель, дополнительный согласующий отпусков, HR-админ, Президент компании.

Мы учли в бизнес-логике решения особенности оргструктуры, чтобы корректно формировать и отображать пул данных по отпускам в каждом отделе.

В решении реализована интеграция с 1С:ЗУП для загрузки данных о доступном количестве доступных отпускных дней сотрудника для планирования отпуска.

Польза для бизнеса

1. Решение позволило полностью цифровизировать и ускорить процесс оформления отпусков.
2. Компания получила инструмент для автоматического формирования графика отпусков и отслеживания возможных пересечения а также для проверки соответствия отпусков внутренним правилам и требованиям законодательства.
3. Стало гораздо проще переносить и отменять отпуска по инициативе сотрудника или работодателя.
4. HR-отделу стало проще подготавливать документы по отпускам для предоставления в надзорные органы.

— Личный кабинет сотрудников

У компании не было системы личных кабинетов, коммуникация между сотрудниками была затруднена.

Мы создали удобный интерфейс ЛК, который позволяет сотруднику держать всю полезную информацию под рукой — нужные контакты и ссылки в корпоративном портале а не на внешнем сервисе, удобный инструмент управления заявками.

В Личном кабинете представлена вся основная и наиболее используемая пользователем информация: личные данные, основные контакты, заявки, есть qr-код для быстрого создания контакта в телефоне

Польза для бизнеса:

1. Имея простой и удобный инструмент подачи заявок, сотрудники реже нарушают сроки подачи.
2. Сокращение нагрузки на HR-отдел и бухгалтерию, так как не надо выделять время на срочную обработку заявок.
3. Сотрудники проще и быстрее получают необходимую им информацию от работодателя.
4. Бизнес получает кратное ускорение кадрового документооборота за счет автоматизации процессов.
5. Сотрудники получают единую и комфортную цифровую рабочую среду.

— Цифровой кадровый резерв

Работа с кадровым резервом велась в разрозненных внешних источниках, часть информации терялась, не было единого цифрового инструмента для аккумуляции данных о резервистах.

Внедрена единая база резервистов в онлайн-режиме, доступная на любом устройстве.

Польза для бизнеса:

1. Обеспечение прозрачности процессов формирования и ведения кадрового резерва.
2. Повышение готовности персонала к организационным изменениям.
3. Запуск процессов преемственности и рост мотивации персонала, уверенность сотрудника в возможности развиваться и расти финансово.
4. Снижение кадровых рисков
5. Экономия бюджета на поиск, онбординг и обучение новых сотрудников.

— Новостная лента компании

Отсутствовал официальный новостной ресурс. Информация доходила до сотрудников неполной или неточной.

Компания получила возможность оперативного и автоматизированного информирования сотрудников, вовлечения в работу и повышения чувства причастности ко всем процессам компании.

Польза для бизнеса:

1. Внедрение единой цифровой системы создания и передачи информации, что помогает повысить управляемость компанией.
2. Обеспечивать сотрудников последними новостями.
3. Укрепление у персонала вовлеченности и чувства причастности к деятельности и успехам компании.
4. Облегчение коммуникации между подразделениями для выполнения общих задач.

Цифры проекта

1. 20+ человек в команде, работающей над проектом;
2. 100+ макетов интерфейсов;
3. 4 внешних интеграции
4. Более 500 пользователей портала ежедневно.

Результаты проекта

Концепция интранет-портала и мобильного приложения создавались «с нуля», с чистого листа. Симбиоз корпоративного портала и мобильного приложения стал для компании АФК «Система» фундаментом который можно легко масштабировать и развивать в разрезе функциональности и пользовательской нагрузки.

Корпоративный портал и его адаптив для мобильного приложения обеспечил единую точку входа к корпоративным ресурсам и базовым внутренним сервисам, а также создал экосистему для коммуникации, обучения и развития сотрудников.

1. Полностью оцифровали процесс бронирования переговорных через портал;
2. Ускорили срок решения рутинных рабочих вопросов до нескольких часов, вместо нескольких дней за счет за счет автоматизированной системы заявок;
3. Автоматизировали ряд бэк-офисных процессов от заказа пропусков и канцелярии до оформления отпуска;
4. Снизили информационную нагрузку на руководство, отделы HR, бухгалтерии, юридический — все необходимые документы и данные доступны на портале;
5. Добились экономии рабочего времени сотрудников за счет доступности и удобного поиска информации в единой базе данных и системы подсказок;
6. повысили мотивацию персонала за счет улучшения качества рабочего сервиса и автоматизации работы с кадровым резервом;
7. Повысили вовлеченность сотрудников в дела компании за счет реализации обратной связи, комментариев, лайков;
8. Внедрили систему регулярного и оперативного информирования и повысили скорость доставки информации до сотрудников компании.