Как я создал базу знаний и систему работу с клиентами в Notion. Личный опыт

Привет, я — Геннадий Меркури. Руководитель и маркетолог студии MMC, автор блога vk.com/m_m_c.

К работе с Notion я пришёл не так давно, чуть меньше года назад. До этого пользовался Evernote и заметками на маке, но организовать с ними толковую работу так и не удалось. Всё вечно скатывалось в хаос и в нужный момент никогда не удавалось найти требующуюся информацию.

Несмотря на то, что Evernote и Notion довольно похожи, со вторым у меня отношения сложились практически сразу. Наверное, подкупил лаконичный дизайн, удобство форматирования и шэринга.

В работе нашей студии всё строится на клиентских проектах. Если работа ведётся давно, то информации копится в избытке. От доступов к тем или иным сервисам до найденных фишек по продвижению. При этом, к информации необходимо давать (а иногда и закрывать) доступ сотрудникам, открывать страницы для текущих и потенциальных клиентов и пр.

Вот это всё я и решил организовать в Notion.

Устройство Notion

Как я уже упоминал, органайзер довольно лаконичный. Слева находится навигация, а справа — контент:

На скриншоте чуть больше элементов, поэтому разберём все по порядку:

1. Колонка справа: название аккаунта в Notion, поиск, настройки и перечень страниц (или разделов, как у меня на скрине). Еще есть ссылки «All Updates», «Templates», «Import», но я ими почти не пользуюсь. Ну и корзина.
2. В окне слева: хлебные крошки (путь до страницы), графическая обложка для страницы (опционально), иконка страницы (тут — emoji с письмом; так же опционально) и сам контент

Графические обложки полезны для страниц, которые кому-нибудь отправляются (клиентам, партнерам и т.д.), а вот иконки — позволяют реально упростить навигацию, т.к. отображаются не только на страницах, но и в меню навигации (колонка слева).

Возможностей форматирования текста хватит «за глаза», мне кажется я не пользуюсь и пятой частью возможностей :)

Из самого популярного:

• заголовки (h1 и пр.)
• разделители страницы
• маркированные списки
• раскрывающиеся списки
• цитаты
• колауты
• таблицы
• чек-листы

И мн.др.

При этом, если страницу расшэрить (т.е. открыть доступ по ссылке), всё форматирование сохранится в первоначальном виде. И даже будет адаптировано под любые устройства.

Не знаю, как насчёт качества вёрстки, но в Notion можно привязать свой домен и расшэренные страницы будут восприниматься как обычные страницы сайта

Организация проектов

В Notion на каждого клиента создаётся отдельная папка (как таковых папок нет, это просто корневая страница, в которую вложены остальные).

Постепенно она разрастается до десятков и даже сотен вложенных страниц внутри, но благодаря иерархии удается поддерживать порядок и легко добираться до нужного.

У каждого клиента, с которым ведётся долгосрочная работа, обычно присутствуют следующие разделы:

1. Ежемесячные отчёты. Здесь фиксируем результаты месяца (каждый месяц — отдельная страница), цифры, инсайты. Эта папка всегда расшэрена и доступна для просмотра клиентом.
2. Регламенты. Для сотрудников по выполнению тех или иных задач
3. Тексты рассылок. Это большая часть нашей работы, поэтому все тексты, структуры и последовательности хранятся там
4. Доступы. Ко всем сервисам клиента
5. Ресурсы. Ресурсы клиента, откуда мы черпаем ту или иную информацию (расписание на месяц, ссылка на определенный раздел сайта, соцсети и пр.)
6. Оптимизация. Идеи для улучшения результатов работы

Бывают и другие разделы (в зависимости от клиента), такие как спринты, бонусы (то, что сделали помимо заказанных работ), резюме консультаций и др.

Организация базы знаний

Принцип тот же, иерархия и последовательность. В нашей базы есть:

• Доступ к купленным курсам. Для меня и сотрудников
• Саммари и конспекты курсов, книг
• Доступ к записанным мной урокам для сотрудников
• Фишки и идеи, сгенерированные в ходе работы
• Материалы для публикаций в СМИ
• Чужие кейсы и полезные материалы, для новых идей и вдохновения
• Стратегии развития студии и отдельных направлений

И др.

А в базе для клиентов, помимо всяких полезных материалов (как делать то-то, скрипты, шаблоны и пр.) есть большой раздел Presale, куда загружаются все материалы, которые могут быть полезны потенциальным клиентам принять решение о сотрудничестве.

Про открытие доступа к страницам (шэринг)

Любую страницу можно сделать доступной по ссылке, нажав Share в правом верхнем углу.

Здесь же можно пригласить пользователей к совместной работе (доступ для сотрудника с выдачей прав). Это удобно, если определенным пользователям нужно давать доступы к определенным проектам. А если нужно открыть доступ ко всему содержимому вашего Notion — это можно сделать в настройках.

Про мобайл

Я пользуюсь Notion исключительно в веб версии, хотя мобильное приложение стоит на айфоне. Заглядывал в него раз или два, для поиска какой-то инфы, но полноценно взаимодействовать с ним — смысла не вижу. К тому же, функционал приложения частично урезан.

Резюме

Notion — отличный инструмент для работы с большим количеством заметок, в т.ч. для бизнеса. Можно структурировать, упорядочить и легко найти нужное, даже если счёт страниц ведётся на сотни. Благодаря шэрингу — в любой момент открыть доступ к нужной информации или добавить сотрудника к проекту. А лаконичный дизайн и существенные возможности форматирования сделают страницы удобочитаемыми и симпатичными.