Вторая половинка босса: как нанять ассистента, который будет хорошо работать

Собрать, проверить, повторить

Я не люблю анкеты, потому что рассказать красиво о своих качествах может любой. Максимум, что в них можно посмотреть, — опыт работы. Все остальное, зачастую приукрашено и не соответствует действительности.

Я всегда предлагаю проводить найм ассистентов в 3 этапа:

Этап № 1. Групповое собеседование. Это существенно экономит время работодателя и позволяет оценить, как человек ведет себя в коллективе, как отвечает на вопросы. На этом этапе часть соискателей отсеивается. Кто-то отказывается от такого формата встречи, боясь конкуренции (хотя на самом деле особой конкуренции тут нет). Кто-то опаздывает на собеседование и сразу показывает свой уровень пунктуальности. Мы включаем зал ожидания в zoom и не пропускаем на встречу тех, кто присоединился позже назначенного времени. Может быть, это покажется жестким кому-то, но опоздания для будущего ассистента неприемлемы.

На групповом собеседовании я обычно прошу рассказать о себе, о том, почему выбрали именно нашу вакансию, почему мы должны выбрать именно их и спрашиваю о хобби. Последний вопрос часто оказывается ключевым: если будущий ассистент говорит, что ничем не занимается, это может сигнализировать о его пассивности, нежелании развиваться. Те, кто занимается спортом, потом радуют руководителей быстрой реакцией, а те, кто увлекается творчеством, привносят в компанию креативные идеи.

Этап № 2. Тестовое задание. Здесь важно учитывать два нюанса: смекалку и делайн (важно оценить, как быстро соискатель отреагирует на задание, не будет ли тянуть до последнего).

Пример тестового задания для ассистента. Найдите 5 мест, где можно распечатать эмблему с нашим изображением на коробке. Просим прислать геоположение этих компаний и ценовые категории, которые они предлагают.

Обычно соискатели создают список в гугл-таблице, делают скрин карты и прикрепляют его. Лучшие кандидаты сообразят скопировать ссылку, на которую можно нажать и перейти к нужной геопозиции. Будет здорово, если человек догадается внести дополнительные данные: контакты, время работы, возможность сделать заказ по электронной почте или по телефону. К тому же оформление задания позволяет нам понять, как человек умеет структурировать информацию и правильно ее преподносить.

Этап № 3. Тестовая неделя. На неё идут 2-3 человека из тех, кто больше всего понравился на собеседовании, и после выполнения тестового задания. Обычно тестовая неделя бесплатная, потому что идет притирка. По истечении этого срока мы можем определить, какого сотрудника оставляем.

Важный момент: не забывайте спрашивать у самого сотрудника, готов ли он продолжать работать с нами. Не только вы выбираете кандидата, но и он выбирает компанию, где готов задержаться надолго.

Почему нельзя пускать все на самотек?

Однажды ко мне обратилась девушка с просьбой найти ей ассистента. Мы составили портрет идеального кандидата и текст вакансии, сделали публикацию на разных сервисах. Я пригласила на собеседование семь соискателей, которые ей понравились. После собеседования двух кандидатов взяли на тестовый период. По его завершении они просто перестали выходить на связь.

Часто бывает, что ассистента мы находим не с первого раза. Эта должность не самая простая, поэтому иногда воронку приходится повторять по несколько раз.

Мы снова разместили объявления, еще пятерых человек пригласили на собеседование. Из них она выбрала троих на тестовый период, и по истечении двух недель эти кандидаты тоже пропали. Я стала разбираться и выяснила, что во время тестового периода девушка создавала тяжелую рабочую атмосферу, от которой ассистентам действительно хотелось сбежать. Мы в третий раз нашли кандидатов, но ей никто не понравился, и она решила выбрать тех, кто не подошел на первых двух собеседованиях. В этот раз люди не сбежали, но написали: «Извините, мы не готовы с вами работать».

Сложность в том, что ассистент — это должность, на которой человек становится очень близок к работодателю. Помимо деловых качеств, люди должны сходиться ценностно и эмоционально. После этого случая я стала отслеживать общение руководителя и ассистента во время тестового периода. Так я могу подрегулировать ситуацию, чтобы конфликтов не возникало.

Все под контролем

Если человек, который осуществляет найм, работает внутри компании, то он должен взять на себя ответственность за то, как новый сотрудник вольется в коллектив. Когда я работала в компании, я рассказывала ассистенту, как у нас устроена работа, как лучше коммуницировать с руководителем, по каким вопросам лучше не писать ему, и к кому в таких случаях обращаться.

Когда в компании появляется ассистент, должен быть человек, который поможет не просто понять новые обязанности, но и разобраться, как работает компания изнутри.

В случае, когда ассистент нужен не компании, а отдельному предпринимателю, я стараюсь быть в контакте с ними. Какую задачу отдать сейчас ассистенту, как правильно её сформулировать, как выстроить работу — я всегда готова помочь. В мои задачи входит не просто найм сотрудника, а его включение в коллектив. Моя миссия выполнена, когда все работает без моего участия.

Советы будущим ассистентам от НR

Во-первых, не бойтесь брать на себя задачи, которые вы не знаете, как делать. Многим вещам можно научиться в процессе по инструкции из интернета.

Во-вторых, не бойтесь писать руководителю с каким-то предложением по улучшению рабочих процессов. Со стороны иногда вы лучше видите, как решить ту или иную задачу.

В-третьих, не тушуйтесь на первом созвоне и рассказывайте все, как есть. Был у вас первый опыт негативный — поделитесь. Ошибка, совершенная на предыдущем месте работы, не является пунктиком, из-за которого вас не возьмут. Лучше всего ваши качества продемонстрирует то, что вы исправили свою ошибку, решили проблему, чему-то научились на этом опыте.

В-четвертых, не обязательно на первом собеседовании говорить, что у вас есть еще одно место работы. Как правило, работодатель предлагает тестовый период, используйте это время, чтобы понять, хватает ли вам времени на то, чтобы вести два проекта.

Советы руководителям, которые хотят нанять ассистента

Когда я начинаю работать с руководителем, сначала прошу выписать все задачи, которые у него есть на день, неделю, месяц. Потом мы отмечаем в этом списке задачи, которые никто, кроме руководителя, выполнить не может. Все остальные задачи, чаще всего, можно спокойно делегировать ассистенту. Только на этом этапе можно создавать портрет человека, который нам нужен.

Не нанимайте ассистента, если не знаете, что ему можно передать! Сначала определяем задачи, потом нанимаем сотрудника.

Лайфхаки для найма ассистента

1. Самый классный лайфхак — групповое собеседование. Мы сокращаем время на проведение созвонов, рассмотрение анкет, сбора информации.
2. В основном, кандидатов мы находим через Telegram, создаем папочку «Ассистенты», куда собираем всех откликнувшихся. Если нам в следующий раз понадобится помощник, то мы можем сделать рассылку по этим людям. Это очень крутая штука, благодаря которой можно быстро найти сотрудника.
3. Можно опубликовать вакансию в целой сетке Telegram-каналов через бот Перезвоню. Это удобный способ в пару кликов разместить объявление на разных площадках.