Самодисциплина и управление временем: как работать в режиме многозадачности

Также есть эмоциональный критерий приоритизации дел внутри блоков. Находясь в потоке задач, которые вы уже учли и обозначили для себя, важно помнить, что САМОЕ ГЛАВНОЕ.

1. САМОЕ ГЛАВНОЕ — это то, что нужно сделать в первую очередь. Это то, что молниеносно нанесет урон вашей репутации или прибыли бизнеса, в котором вы работаете. Вызовет у вас сильнейший стресс и/или спровоцирует скандал.
2. Затем идут задачи, которые несут в себе вероятные риски либо те, из-за которых вы упускаете реальную выгоду.
3. После — всё то, что тяготит, но сделать обязательно нужно. Проще говоря, это задачи «на вырост», которые помогут достичь поставленных целей.
4. Далее — эмоционально значимые для вас задачи, те, которые вам нравится выполнять и в которых скрыт потенциал для роста.

Выполняйте задачи строго в порядке приоритетности.

Кстати, если вы руководитель — фокус вашего внимания и личные усилия в большей степени должны быть сосредоточены на поле «Важно, но не срочно». Остальное, по возможности, нужно делегировать. Если вам слишком часто приходится работать над другими полями «вручную», стоит пересмотреть подходы к выстраиванию внутренних процессов и работе с командой (если она, конечно, есть).

Анализ собственных возможностей

Именно в этом пункте стоит отметить, что нельзя себя перегружать. Не пытайтесь выполнить задач больше, чем можете потянуть. Это касается и работы, и всех аспектов личной жизни.

Оцените, все ли задачи, которыми вы себя нагрузили, так важны. Я знаю человека, который на полном серьезе каждый раз создает список задач сверхчеловека: он вносит в него занятия в зале и йогу, обязательное чтение книг и очень ругает себя, что постоянно не выполняет эти пункты. Разумеется, в такой нагрузке они просто не приоритетны и не соответствуют его возможностям.

Призываю не вносить в список задач бег и походы в спортзал, если вы не хотите этого делать или не можете по объективным причинам: замените их. Например, более приятной нагрузкой — долгой пешей прогулкой. А чтение книги ради факта чтения книги замените на просмотр интересного документального кино, если вам это подходит.

А по рабочим задачам — отследите норматив своей нагрузки и эффективность. Старайтесь улучшать показатели и экспериментировать, но не до фанатизма.

«Когда же экспериментировать, если я и так ничего не успеваю?», — спросите вы. А это уже вопрос приоритетов, поэтому возвращаемся к предыдущему пункту и смотрим, какие задачи важные и срочные, какие можно делегировать, а от каких — отказаться.

«Жалко себя»

Не надо жалеть себя перед выполнением каждой большой задачи — на это банально уходит слишком много времени. Не надо бояться и откладывать задачу, потому что она кажется большой и сложной. Это пункт о внутреннем стержне, который есть в каждом.

Старайтесь сместить фокус от неприязни к задаче из-за ее величины в сторону радости от проделанной работы. Если не помогает, придумайте определенный «переключатель страха».

Мысленно отключайте его и сразу приступайте к выполнению задачи. Снова звучит безумно, но со временем вырабатывается привычка, и выключатель страха становится реальным инструментом психологической помощи самому себе. Прием позволит снизить эмоциональную нагрузку и освободить время.

Одной ногой в будущем

Последняя рабочая механика, которая зациклит все советы и отчасти объединит их в стройный логический ряд.Чтобы лучше погрузиться в тайм-менеджмент, оценить свою работу, не выгорать от цейтнота и быть эффективным, нужно постоянно думать о будущем.

1. Куда я иду?
2. Зачем я это делаю?
3. Чего я хочу?

Всё это глобальные вопросы. Но если вы наметите собственные цели (важно: выполнимые) и будете думать наперед, зададите образ, к которому хотите приблизиться, то тайм-менеджмент перестанет быть утомительным. И все когда-то нелюбимые правила и техники станут вашими верными помощниками в управлении временем.

И обратная картина: если у вас нет цели, вы не будете пытаться к ней идти. Получается, и идти никуда не нужно, тем более в быстром темпе.

Прежде чем ускоряться и управлять временем, для начала выберите направление движения. Иначе велик риск очень быстро и уверенно прийти туда, куда вы не хотели.

Как управлять временем, чтобы все успевать? Чек-лист

1. Методично подходите к ведению списка задач. В конце рабочего дня фиксируйте выполненные за день задачи и планируйте новые на следующий день. В пятницу анализируйте задачи за неделю и планируйте на следующую.
2. Приоритизируйте задачи. Используйте матрицу Эйзенхауэра для определения важности и срочности задач, учитывайте эмоциональный фактор. Выполняйте задачи в порядке их приоритетности.
3. Оценивайте собственные силы. Не перегружайте себя невыполнимыми задачами и соотносите планы с реальными возможностями.
4. Не жалейте себя. Не откладывайте крупные или сложные задачи на потом. Придумайте определенный «переключатель страха» и мысленно отключайте его, приступая к выполнению задачи.
5. Думайте о будущем. Регулярно задавайте себе вопросы: куда я иду, зачем я это делаю, чего хочу? Важно выбрать направление движения, иначе велик риск прийти туда, куда вы приходить не хотели.
6. Используйте трекеры задач. Например, Битрикс, Asana, Jira, Excel, Google-таблицы.
7. Проводите анализ. Регулярно оценивайте свою эффективность, определяйте, что можно улучшить или изменить в своем подходе к управлению временем.

Переходите в iConText Group Media и скачивайте шаблон трекера задач, которым я пользуюсь уже несколько лет. Надеюсь, он поможет вам оптимизировать время и повысить свою эффективность.