Как PR-директору провести качественное мероприятие - главное помнить про пять вещей
Но малейшая ошибка при транспортном обеспечении такого рода ивентов может обернуться обратным эффектом — конфузом организатора и потерей им репутации в глазах клиентов, партнеров и коллег.
Как этого избежать, расскажу Вам я — Алёна Филатова, PR-cпециалист, лидер проекта «Автобус Добра» транспортной компании «Интерсервис».
Главное помнить про пять вещей: планирование, тайминг, безопасность, статус, внимание к людям.
Цените востребованный офлайн
После отмены в 2022 году антиковидных ограничений, сковавших рынок конгресс-мероприятий и делового туризма (MICE) по всему миру и в России, в частности, — этот рынок стал быстро восстанавливаться.
Прежде всего — за счет стремления крупных коммерческих компаний и госучреждений выйти на живое общение со своими целевыми аудиториями.
Спрос на деловые мероприятия в России в I квартале текущего года вырос на 20% относительно аналогичного периода 2022 года, а число выездных событий, проведенных в РФ в период с февраля по апрель, увеличилось год к году на 30-35%,по данным СМИ.
Столь значительная динамика свидетельствует о том, насколько востребованы организованные офлайн-события в качестве коммуникационного инструмента для решения крупными юрлицами самого широкого спектра задач.
Справка
Компания «Интерсервис» — транспортный оператор крупномасштабных конгресс-мероприятий всероссийского и международного уровня. Учреждена в Санкт-Петербурге в 1995 году. Специализируется на обслуживании корпоративных клиентов — коммерческих компаний, государственных и негосударственных организаций, предоставляя им в аренду автотранспорт с водителями. Компания придерживается в своей деятельности корпоративных социальных ориентиров («Автобус Добра»), а также следует устойчивого развития (ESG).
Рассматривайте транспорт как основу MICE
1. Вопросы трансфера поручите PR-службе
Корневая составляющая любого выездного мероприятия содержится в его определении. Это — выезд, трансфер. PR-директора, решившие организовать семинар, конференцию, выставку или круглый стол с целью установления плодотворных коммуникаций с целевыми аудиториями, прежде всего не должны ошибиться в выборе транспортной компании. И здесь у них есть два способа действий. При первом способе PR-директор — на определенном этапе работы по организации мероприятия — готовит соответствующее техническое задание (ТЗ), включающее детальный список требований к перевозке. Далее он передает это ТЗ в службу закупок и логистики. А уже она выбирает подрядчика. И здесь может случиться так, что закупщики и логисты, исходя из приоритета экономии средств, выберут не самую презентабельную транспортную фирму. А вся ответственность за возможные репутационные издержки при некачественном осуществлении перевозки ляжет на PR-директора, так как корпоративный престиж и репутация — его епархия. При втором способе PR-директор самостоятельно осуществляет все закупки, связанные с организацией выездного мероприятия, в том числе закупки услуг транспортного подрядчика. Здесь также возможна развилка действий. Он может поручить эту задачу профильному ивент-менеджеру, работающему под его началом. А может отдать всю работу на аутсорсинг стороннему ивент-агентству, которое возьмет на себя в числе прочих и хлопоты по подбору транспортной компании. 2. Предоставьте карт-бланш грамотному ивент-менеджеру Практика показывает, что опытные ивент-менеджеры (штатные или из агентства) уже заранее знают все возможные риски, нюансы, особенности трансферов тех или иных мероприятий, а потому максимально эффективно обеспечивают транспортную составляющую во всех аспектах, исходя из принципа «чтобы после не было стыдно». Поэтому со стороны PR-директора грамотный ход — довериться опыту таких специалистов, при этом сохранив стратегический контроль за подготовкой мероприятия в целом. 3. Составьте подробное техзадание для транспортного подрядчика В обоих случаях PR-директор сначала формулирует идею и цель самого мероприятия. Затем при помощи штатных или приглашенных специалистов составляет план проведения мероприятия (дорожная карта). После — намечает сроки реализации отдельных этапов дорожной карты. Следующая стадия — подбор подрядчиков. И здесь на первом этапе рекомендуется составить ТЗ для будущей транспортной компании, прописав в нем следующие пункты: Обычно крупные коммерческие и некоммерческие организации транспортные услуги заказывают через конкурсную процедуру (тендер). В рамках тендера его участники могут ознакомиться с условиями ТЗ. Иногда в этом документе не прописаны какие-то значимые пункты. В этом случае участвующая в тендере транспортная компания может предупредить заказчика, что в случае победы в конкурсе она внесет необходимые коррективы в предлагаемый план. 4. Рискориентированный подход в выборе подрядчика На этом этапе PR-директору важно внимательно просмотреть варианты транспортных услуг, предложенных подрядчиком, и оценить их с точки зрения следующих рисков: безопасности ТС, опоздания, недостатка комфорта ТС (очень важный риск в случае продолжительности самого мероприятия или поездки с ним связанной), недостаточной статусности ТС для проводимого мероприятия. Что касается обеспечения безопасности, то на примере нашего предприятия могу указать, на какие моменты PR-директору компании-заказчика следует обратить внимание прежде всего. На что обращать внимание: 1) Конструкция используемого для перевозки ТС (обычно это 64-местные автобусы MAN) специального конструктива, чтобы в случае ДТП оно не складывалось как гармошка, а могло сохранять корпус жесткости при ударе; 2) Водители ТС должны иметь за плечами курсы специальной подготовки и опыт вождения в сложных дорожных и погодных условиях. 5. Ознакомьте перевозчика со сценарием мероприятия Для единого понимания картины предстоящего события и контроля над ним, PR-директору следует заранее ознакомить транспортного подрядчика со сценарием планируемого мероприятия. Кроме того, знание сценария подрядчиком позволит сторонам рационализировать расходы на ивент: допустим, автобусы можно не выделять на весь день, а лишь с учетом времени открытия и закрытия сессий организуемой конференции. PR-директору компании-заказчика также следует назначить сотрудников, ответственных за оперативную связь с водителями ТС, обслуживающих мероприятие. Это необходимо для выдачи конкретных указаний в случае, если мероприятие сильно затянулось или, наоборот, значительно сократилось по времени относительно сценария. Выбирайте достойные авто с достойными водителями Подчеркнуть высокий статус организации-заказчика в ходе перевозки также очень важно. С этой целью PR-директору в ряде случаев стоит заказать для первых лиц компании и их визави на мероприятии отдельный транспорт — седаны представительского класса. В пользу статуса также будут работать широкий кругозор водителей, знание ими этикета, эстетичный внешний вид (его обычно подчеркивает стильная одежда) и хорошо развитые коммуникативные навыки. Последние особенно актуальны, когда в случае какого-то форс-мажора ломается график поездок и настроение участников портится. В такой ситуации чувство юмора, умение разрядить обстановку со стороны человека за рулем бывают очень уместны, а порой даже необходимы. Знание водителем иностранных языков тоже чрезвычайно важно, особенно когда среди его пассажиров много иностранцев. Поэтому при организации международных ивентов ответственному PR-директору стоит заранее позаботиться и нанять транспортную компанию, в штате которой есть водители, знающие один или несколько иностранных языков. В частности, в «Интерсервисе» трудится целая когорта таких специалистов. Не забывайте про брендирование на бортах Кроме того, в практике «Интерсервис» есть дополнительная услуга, пользующаяся популярностью у наших клиентов — брендирование автобусов, то есть временное нанесение информации о компании-заказчике на борт наших ТС, осуществляющих перевозку. PR-директор компании-заказчика в процессе перевозки визуально продвинет бренд своей организации. Участники и гости мероприятия, а также многие участники дорожного движения — особенно, когда автобусы идут колонной — смогут касаться бренда. Охват целевой аудитории получается в таком случае весьма широким и мощным. Следование всем вышеуказанным стандартам проведения выездного мероприятия позволит Вам, если вы PR-менеджер, быстро дорасти до PR-директора. Главное помнить про пять вещей: планирование, тайминг, безопасность, статус, внимание к людям. Перевозка сотрудников, туристов, гостей и детей — «Интерсервис» Задать вопрос WhatsApp: +7 (921) 323—61—85 Тел.: +7 (812) 665—66—79
Подчеркните статусность мероприятия и собственной организации
