Кейс: как правильно организовать трансфер гостей и участников «звездных» фестивалей: 7 советов от «Интерсервис»
Одной из главных его составляющих является трансфер — своевременная доставка участников и гостей организованного события в разные его локации.
Как это сделать грамотно, исключив все репутационные риски, расскажу Вам я — Алёна Филатова, PR-cпециалист, лидер проекта «Автобус Добра» транспортной компании «Интерсервис».
Кинофестиваль как кейс организации массового мероприятия и его транспортного сопровождения
Свои советы и пояснения дам на примере фестиваля «Виват кино России!» — крупнейшего культурного события, посвященного отечественному кино и проводимого ежегодно весной в Санкт-Петербурге.
В мае этого года фестиваль прошел в 31-й раз и охватил семь крупнейших кинотеатров Северной столицы. Его участникам и гостями стали сотни актеров, режиссеров, кинопродюсеров, сценаристов и представителей других профессий из России и других стран, имеющих отношение к кинематографу. Среди них было немало звезд отечественного театра и кино.
Справка
Компания «Интерсервис» — транспортный оператор крупномасштабных конгресс-мероприятий всероссийского и международного уровня. Учреждена в Санкт-Петербурге в 1995 году. Специализируется на обслуживании корпоративных клиентов — коммерческих компаний, государственных и негосударственных организаций, предоставляя им в аренду автотранспорт с водителями. Компания придерживается в своей деятельности корпоративных социальных ориентиров («Автобус Добра»), а также следует политики устойчивого развития (ESG).
Организаторы фестиваля пригласили на мероприятие компанию «Интерсервис» в качестве подрядчика трансферных услуг.
В течение четырех дней перед моими глазами разворачивался показательный кейс того, как в целом должны проводиться массовые мероприятия такого рода (имеющие отношение к творческой среде) и какие моменты стоит учесть PR-специалистам и ивент-менеджерам при организации транспортного обслуживания подобного события. Итак, перед нами была поставлена задача — обеспечить комфортный трансфер в рамках фестивальных мероприятий звездам российского театра и кино. Комфортный трансфер предполагает современный автотранспорт: автобусы, микроавтобусы и автомобили и сервис услугу профессиональных вежливых водителей, что обеспечит: — Позитивное настроение актеров и режиссеров, от которого зависит вся атмосфера фестиваля; — Хорошее впечатление от поездок и других его составляющих, а значит сработает на добрую репутацию как самого организатора, так и нашей компании, предоставляющей трансферные услуги. Что в ответ на такие вводные должна предложить транспортная компания (на нашем примере, развозка, трансфер звёзд на автобусах, микроавтобусах, автомобилях ): Актеры, да и любые творческие люди, обычно имеют хорошую память на мелочи. Организатору события и транспортной компании важно этот момент учитывать — чтобы создать уютную, доброжелательную, вкусную и комфортную обстановку на всем протяжении мероприятия, без всяких досадных брешей. Так, известный мэтр советского и российского кино, общественный деятель и публицист Никита Михалков после проведения кинофестиваля «Виват кино России!» прямо заявил в адрес компании «Интерсервис»: Я хочу, чтобы вы так же сопровождали меня транспортом в моем пребывании в Санкт-Петербурге, не касающемся кинофестиваля... Такая фраза дорого стоит. Она означает, что ивент-менеджеры компании-организатора и сотрудники нашей компании хорошо потрудились, между ними сложился тандем и они сумели начисто закрыть репутационные риски. Последние очень коварны и подстерегают организаторов там, где их совсем не ожидают. Например, на одном торжественном событии, также проходившем в Санкт-Петербурге, известная кинодива поскользнулась на красной ковровой дорожке во время своего парадного шествия по ней. Она отделалась ушибом колена. Курьез? Скорее досадная случайность, которую организаторы мероприятия могли бы и предусмотреть... С нашей стороны мы при подготовке к мероприятию сразу указываем организаторам, исходя из нашего богатого опыта, на возможные риски того, где и как может пойти не по плану. Иными словами, формируем своего рода «чек-лист узких мест» транспортной составляющей, которые необходимо исключить. Что в него входит? Форс-мажоры, связанные с безопасностью поездки, ее комфортностью, таймингом (соблюдение графика), статусом участников и гостей (чтобы транспортные и иные услуги соответствовали имиджу и общественному положению того, кому они оказываются). Как можно логично предположить, исключить все перечисленные риски можно в первую очередь за счет исправно функционирующих транспортных средств и высококвалифицированных подготовленных водителей. В компании «Интерсервис» требования для водителей, работающих на массовых мероприятий, таковы: Кроме того, водители должны обладать отличной ситуационной реакций социально-психологического плана (и водители «Интерсервис» ею обладают в полной мере). Что я имею в виду? Допустим, какая-то кинозвезда (рассматриваем все кейсы на примере фестиваля «Виват кино России!») приехала в назначенный пункт, наш водитель ее встретил, но, прежде чем сесть в автомобиль или автобус, она вдруг вознамерилась пообщаться с коллегами. Они тоже не прочь поболтать с ней. Из-за этого под угрозу ставится весь график (тайминг) перевозок. Похожая рискованная ситуация складывается и тогда, когда сесть в машину звезде мешают невесть откуда взявшиеся поклонники. Они начинают просить у нее автографы, просить вместе сфотографироваться и т.д. И здесь, конечно же, главная задача водителя — тактично сообщить актеру, актрисе или режиссеру, а также всем задерживающих их, что настало время отправляться в путь. Иными словами, водителю просто необходимо — на какой-то период — взять на себя функции тайм-менеджера знаменитости. Таким образом, наша компания — в лице конкретного водителя — помогает организатору мероприятия соблюсти тайминг. Бывает и так, что участник события, которого изначально нужно было забрать из одной точки, предупреждает, что в данный момент находится в другом месте и забрать его необходимо именно оттуда. В таком случае в дело вступают уже наши диспетчеры и запасной транспорт. Главная цель при этом — обеспечить доставку пассажира к месту события вовремя, то есть в соответствии с графиком мероприятия. Также важно соблюсти ранее указанное требование — обеспечить пассажиру комфортный во всех отношениях трансфер. И речь здесь не только об удобстве салона, но и о его безупречной чистоте, опрятности, достойном внешнем виде водителя и его готовности предложить пассажиру в случае необходимости сигарету, воду, интересную историю или познавательную информацию. Резюмируя можно сказать, что транспортная компания является лицом того мероприятия, которое она обслуживает. Ее водители первыми встречают участников и гостей кинофестиваля или другого какого организованного события. Поэтому от их внешнего вида, коммуникативных качеств, образа автомобилей и внутреннего убранства и состояния салона у пассажиров рождается образ. Он влияет на их настроение, а значит и на то, с каким эффектом это событие пройдет и каким останется в памяти всех, кто с ним соприкоснулся. Перевозка сотрудников, туристов, гостей и детей — «Интерсервис» Задать вопрос WhatsApp: +7 (921) 323—61—85 Тел.: +7 (812) 665—66—79
Совет № 1: все внимание пассажиру-звезде
Совет № 2: заранее составьте логистическую стратегию и маршрутную карту
Совет № 3: продумайте сервис до мелочей
Совет № 4: Закройте все репутационные риски
Совет № 5: задействуйте водителей-профессионалов с хорошо развитыми коммуникативными навыками
Совет № 6: исключите слом тайминга участниками события
Совет № 7: Будьте готовы вовремя доставить пассажира из другого места, чем планировалось ранее
