Как часто нужно измерять производительность труда: статистика и советы

Мы уже писали об управлении производительностью в разных странах, поговорим теперь, как происходит измерение производительности в разных компаниях.

Многие компании задавались вопросом, насколько важно измерять эффективность производства и производительность труда. В связи с этим HR-платформа Hibob провела опрос: разные компании отвечали на вопросы на тему измерения производительности.

Что известно об измерении производительности в разных компаниях

Исследователей интересовало, как в разных компаниях измеряется производительность, насколько важны периодические проверки производительности, с какой периодичностью их нужно проводить.

Опрос включал, в частности, такие вопросы:

1. Как вы измеряете производительность.
2. Как производительность влияет на то, как вы управляете персоналом.
3. Насколько точно вам удается измерить производительность.
4. Насколько вам удается понять, выполняются ли меры по повышению производительности.
5. Получают ли сотрудники достаточно обратной связи при выполнении программ по повышению производительности.
6. Почувствовали ли вы недостаток информации для замеров производительности.

Чтобы измерять производительность, нужно иметь данные. Каждая компания сама для себя решает, какие данные и как собирать. Достаточно ли у компаний данных для замеров? Оказалось, что большинству компаний для измерения производительности данных хватает.

Результаты опроса показали, что 71% респондентов имеют достаточно информации для периодических измерений производительности. Остальная часть опрошенных призналась, что:

1. Им не хватает четких целей и задач, поэтому с измерениями возникают трудности.
2. Менеджеры недостаточно инициативны, чтобы собирать фидбек от сотрудников.
3. Документирование в компании ведется непоследовательно, что не позволяет обеспечить полноту данных.

86,5% опрошенных считают, что установка целей является ключевым компонентом в измерении производительности. Как они это объясняют:

1. Людям важно знать, зачем и с какой целью они работают и куда движутся. Для каждого члена команды ценно понимание четкого направления.
2. Если нет цели, невозможно измерить производительность.
3. Постановка цели позволяет задать ожидания с обеих сторон.

73% опрошенных осознали, что у них есть детальное понимание того, какова структура производительности их предприятия.

Задавался также вопрос, как часто участники опроса проводят замеры производительности. Вот какие результаты были собраны:

1. 35,2% делают замеры производительности раз в год.
2. 34,2% каждые полгода.
3. 9% раз в месяц.
4. 21,9% непрерывно, по ходу работы.

Есть мнение, что если больше платить, то производительность автоматически будет выше. Но опрос предположение не подтвердил: это оказалось справедливым лишь для части опрошенных.

На вопрос, связано ли в компании обсуждение производительности напрямую с обсуждением заработной платы, ответ «да» дали только 32%, а 68% — дали ответ «нет»: производительность прямо не связана с зарплатой.

63,9% верят, что производительность и обратная связь важны для сотрудников.

62,2% верят, что производительность и обратная связь важны для эффективности бизнеса.

На вопрос, что, по всей вероятности, больше всего мотивирует ваших сотрудников, много вариантов одновременно заняли высокие позиции — 4 из 5, с небольшим преимуществом в пользу вариантов «Ощущение своей ценности» (5 из 5) и «Социальный пакет» (4,5 из 5). Это позволяет сделать определенные выводы.

Вот как выглядит весь список самых важных факторов производительности:

1. Зарплата.
2. Соцпакет.
3. Ощущение своей ценности.
4. Обучение и развитие.
5. Работа в окружении приятных людей.
6. Успех компании.

На вопрос, насколько гибок ваш текущий инструмент управления производительностью, были получены следующие ответы:

1. Не очень — 12,9%.
2. Недостаточно гибок — 15,5%.
3. Адекватно — 42,9%.
4. Достаточно гибок — 22,3%.
5. Очень гибок — 6,4%.

Как измеряют производительность офисных сотрудников

Понимая, что производительность важна для сотрудников и для эффективности бизнеса, каждая компания находит свой путь измерения производительности. С этим возникает ряд трудностей. Часто руководитель, поставив задачу, может зафиксировать только следующие моменты:

1. Выполнена ли работа в срок.
2. Удовлетворителен ли результат и каково его качество.

Вопросы, сколько времени было потрачено на работу, насколько усердно ее выполняли, так и остаются без ответов. На тренингах по управлению персоналом можно обучиться некоторым приемам управления производительностью, которые особенно актуальны для больших организаций. В крупных компаниях, в отличие от маленьких коллективов, во-первых, очень трудно отследить «на глаз» эффективность работы сотрудников, во-вторых, рост производительности может существенно повлиять на эффективность всего предприятия.

Основные вопросы, которые возникают у руководителей крупных предприятий с большим количеством линейных сотрудников:

1. Насколько продуктивны сотрудники.
2. Каким способом можно повысить их продуктивность.

Одним их способов ответа на эти вопросы может быть следующее вычисление:

1. Взять время, отработанное сотрудником.
2. Поделить его на результат труда сотрудника за это время.
3. Получим производительность за единицу времени, например, количество звонков в час.

Но для того, чтобы это осуществить, нужно научиться измерять время и результаты труда. Во многих компаниях научились измерять результат труда, используя KPI, планирование и другие способы.

Как оказалось, больше сложностей возникает с измерением времени, поскольку просто ограничиться рабочими часами недостаточно. Несколько сотрудников могут выполнить за день один и тот же объем работ, затратив на работу разное количество времени. Для определения, на что уходит время сотрудника, используют метод фотографии рабочего дня, системы измерения рабочего времени, отчеты, опросы и другие инструменты.

Рассмотрим измерение производительности на примере учета рабочего времени с помощью фотографии рабочего дня.

Предположим, в отделе работает несколько человек, которые готовят и загружают в базу документы. Результат их работы измеряется количеством документов. Норма — по 10 документов в течение рабочего дня.

Все сотрудники загружают по 10 документов в день. Казалось бы, руководителя ничего больше не должно интересовать. Однако у руководителя могут возникнуть такие вопросы:

1. 10 — это максимальное количество, которое может загрузить один сотрудник в день?
2. Сколько времени уходит на загрузку одного документа?
3. Как можно добиться более высоких результатов?

Используя фотографию рабочего дня (фиксирование времени выполнения каждой операции на протяжении всего дня), выясняется, что один сотрудник на работу с документами потратил 8 часов (все рабочее время), а другой всего 4. Выходит, для некоторых сотрудников 10 документов — максимум, а для некоторых только половина из возможного.

Однако, это не значит, что первые ленивы или плохи: они трудолюбивы, упорны, и существуют причины, почему они делают работу медленнее. Выясняя причины, может оказаться, что они хуже знают программу, медленно печатают, или делают работу качественнее в отличие от сотрудников второй группы. В первом случае нужно провести обучение для медлительных сотрудников, во втором — для более быстрых.

Как использовать результаты замеров производительности

Существуют тренинги по управлению персоналом, где можно обучиться методам и инструментам сбора информации, которая может стать источником для принятия решений по оптимизации труда.

Если группа сотрудников имеет все возможности работать быстрее, но не стремится к этому, значит, ей недостаточно мотивации. В любом случае, зная реальную производительность, можно делать выводы и искать решения.

Измерение производительности может помочь обнаружить целые отделы с избытком или недостатком нагрузки, принять меры по повышению эффективности и мотивации, наметить дальнейшие шаги исследования обнаруженных «узких мест». На базе результатов измерения производительности можно установить другую норму, сегментировать норму для новичков и опытных и т.д. Иногда для обнаружения необходимости в замерах достаточно даже не проводить сложные измерения, такие как фотография рабочего дня и пр., а просто проанализировать выполненный объем работ отделов или отдельных сотрудников.

Важно не только собрать информацию, но и грамотно ее интерпретировать, а еще важнее — грамотно выбрать методы повышения эффективности. К примеру, обучение, назначенное персоналу с низкой мотивацией, будет неэффективным, тогда как мероприятия на сплочение коллектива могут поднять мотивацию и сформировать крепкие команды. Мы уже писали о случаях, когда тренинги будут бесполезны или даже вредны, разбирались с опытом повышения производительности за счет мотивации, рассказывали, почему работая в команде каждый сотрудник становится производительнее, в нашем портфолио есть примеры успешных командообразующих игр.

Организация тимбилдинга как метод повышения производительности

В свете рассматриваемой темы нельзя не вспомнить о важном методе повышения производительности, о котором часто забывают. Это организация тимбилдингов. Ранее мы уже писали о том, что такое тимбилдинг, в каких случаях будет полезен и почему стоит доверить его организацию ManGO! Games.

В любом коллективе важна психологическая атмосфера, о чем свидетельствуют и приведенные выше результаты опроса. Там было отмечено, что ощущение собственной ценности для сотрудников имеет первостепенную роль и самое высокое влияние на производительность. Дружная команда позволяет получать такое ощущение и усиливать его.

Роль предприятия, которое хочет влиять на человеческий фактор для увеличения производительности труда — наладить коммуникации внутри компании. Организация тимбилдинга позволяет решить эту задачу.

Основатель концепции тимбилдинга Элтон Мейо, в свое время изучив влияние различных факторов на производительность труда в компании Western Hawthorne Works, доказал, что социально-психологические факторы оказывают более сильное воздействие на производительность труда сотрудников, чем любые другие факторы. Тогда после ряда экспериментов и выводов он пришел к идее тимбилдинга как к решению задачи повышения производительности самым оптимальным и здоровым путем. Тимбилдинги и другие подобные мероприятия, повышающие ощущение собственной важности и значимости, неизменно и естественно приводят к укреплению психологического здоровья, повышению интереса к работе, и, как следствие, к более высокой производительности.