Как правильно делегировать, чтобы не потерять бизнес: 4 простых шага

В такой таблице легко увидеть, куда уходит время. Но нужен подробный анализ — желательно записывать свои дела хотя бы в течение недели.

Шаг 2: выбрать задачи, которые можно делегировать

Далее нужно пройтись по каждому пункту заполненной таблицы и задать два вопроса:

1. Кто еще может решить задачу так, чтобы это не повлияло на результат?
2. Можно ли сделать так, чтобы мое участие в задаче было минимальным?

Приведем примеры с учетом заполненной таблицы:

• Собеседования с кандидатами в отдел продаж

Поскольку речь идет о директоре компании, то ему на таких собеседованиях присутствовать не обязательно. С этим справится руководитель отдела продаж. То есть задача полностью переходит другому сотруднику.

• Переписка со стажером

Эту задачу может решить сотрудник HR-отдела или ментор, который назначается каждому стажеру из числа более опытных коллег.

• Выбор зала для аренды

Если директору важно поучаствовать в выборе помещения, задачу можно упростить, а не передавать полностью. Например, заместитель заранее получает список нужных характеристик, сам анализирует все доступные варианты и выбирает два. По каждому из них он пишет краткое обоснование, а директор за две минуты делает окончательный выбор.

Таким образом нужно рассмотреть каждую задачу и подумать, что можно и нужно передать другим людям. Некоторые дела не несут практической пользы, но только на первый взгляд. Например, 15-минутный перерыв на кофе в кругу коллег не решает глобальных задач. Но такое общение с командой поддерживает благоприятный климат в коллективе, позволяет лучше узнать своих сотрудников. Возможно, от такого дела отказываться не стоит.

Есть часть задач, которые нельзя делегировать ни при каких условиях. Это стратегические задачи и X-фактор руководителя — направление/задача, которую руководитель может сделать лучше остальных даже с закрытыми глазами.

Шаг 3: определить сотрудника, которому можно передать задачи

Уточним, что делегирование — это не только передача конкретных задач. Вместе с ними руководитель передает другим сотрудникам ответственность и инициативу.

Передать ответственность — это не только наказывать за косяки. Это еще и вознаграждать за успехи.

Как делегировать не нужно:

1. передать задачу и несколько раз до ее решения проверять, как обстоят дела;
2. сбросить задачу на команду и не поинтересоваться, кто отвечает за результат;
3. не поощрять хорошие результаты, воспринимать помощь сотрудников как должное;
4. пресекать инициативу даже в тех направлениях, где она приветствуется;
5. найти первого, кто подвернется под руку, и делегировать задачу ему.

На последнем пункте остановимся чуть подробнее, потому что эффективность делегирования во многом зависит от выбора исполнителя. Чтобы все работало правильно, нужно выбрать человека, который:

1. компетентен в нужных вопросах или быстро может научиться;
2. на конкретных примерах продемонстрировал, что ответственно относится к работе;
3. готов взять на себя предложенные задачи, делает это без сопротивления.

Важно, чтобы у сотрудника, которому руководитель делегирует задачи, были силы, свободное время и желание. Нужно внимательно следить за тем, чтобы не перегружать самых ответственных и инициативных, иначе они быстро выгорят.

Шаг 4: подготовить выбранного сотрудника к решению задач

Многие руководители рады передать задачи другим сотрудникам и надолго про них забыть. Но это тоже не про грамотное делегирование.

Friendly Reminder: Мессенджер Compass можно установить на своем сервере всего за 10 минут.

Важно не просто назначить исполнителя, но и показать сотруднику, как правильно решается задача. Потребуется какое-то время, чтобы наладить все процессы и помочь другому человеку справиться с работой на том же уровне. Это не касается таких мелочей, как общение с новичком, который не может получить доступ в мессенджер. В таких случаях достаточно перепоручить процесс онбординга тому, кто изначально должен этим заниматься.

То, в каком виде осуществляется подготовка сотрудников, зависит от ситуации и направления. Руководитель может общаться с «преемниками» лично или составить ряд инструкций, к которым можно прибегнуть в любое время и без его участия.

Чек-лист для руководителя, чтобы наконец-то начать делегировать

1. Регулярно отслеживайте свое состояние и то, насколько вы справляетесь с поставленными задачами. Усталость, постоянные «хвосты» в делах, срыв дедлайнов и общее ощущение хаоса — это хорошие индикаторы того, что пора делегировать.
2. В течение нескольких дней составляйте табличку для инвентаризации всего, что делаете. Если все записать по датам и времени, станет ясно, какие дела пора передать другим сотрудникам.
3. Ищите сотрудников для делегирования, учитывая их опыт, навыки, уровень ответственности и желание помочь в конкретном вопросе. Не сбрасывайте дела на первого, кто окажется рядом.
4. Помните, что вы передаете ответственность не только за неудачи, но и успехи. Если сотрудник получил хорошие результаты, вознаграждайте его.
5. Не забывайте про этап менторства. Если у какого-то сотрудника недостаточно опыта или знаний, помогите ему разобраться в задаче и только потом делегируйте ее на 100%.