Аутсорсинг: польза, подводные камни и личный опыт. Как не потерять контроль?

Бизнес покупает опыт и компетенции, которых у него нет или которые в недостаточном количестве, но при этом важно, чтобы задачи были выполнены качественно.

Приведу простой пример. Есть компания, где работает несколько сотен человек, для которых нужна корпоративная столовая. Возможны два варианта.

Первый — взять в штат поваров и других сотрудников, которые будут отвечать за работу столовой. Но в связи с этим могут возникнуть проблемы: очереди (нехватка людей на раздаче); нарекания по поводу качества еды, её разнообразия, высоких цен; претензии к дизайну интерьера зала; вопросы снабжения и оформления медицинских книжек и т. д. Решать эти проблемы — значит профессионально заниматься общепитом как бизнесом: нанять шеф-повара, который будет разрабатывать сезонные меню; привлечь менеджера зала, интерьерного дизайнера — организовать всё. Но ведь это явно не то, на что компания готова тратить ресурсы.

Второй — полностью «аутсорсить» питание профессиональной команде, которая будет решать все проблемы. В этом случае задачи надо ставить совершенно иным образом: руководство хочет создать для своих сотрудников уютное пространство на время обеда, предоставить вкусное и полезное корпоративное питание, чтобы люди не искали поблизости кафе и рестораны для бизнес-ланча. В данном случае лояльность сотрудников рассматривается бизнесом как конкурентное преимущество, а собственная кафе-столовая становится элементом этой лояльности. Для аутсорс-команды же это профессиональный бизнес с отлаженным регламентом, и в таком случае у них может быть на обслуживании 50 таких столовых!

Похожий пример из личного опыта: я использую аутсорсинг офиса. Мне не хочется заниматься содержанием и обслуживанием офиса, поэтому я использую «умный офис», где уже есть все службы. Кроме оргтехники, комфортных кабинетов и всего прочего, очевидного для офиса, у нас есть open space, где постоянно работает бариста, а по вечерам наливают пиво без ограничений. Аутсорс офиса обходится мне раза в два дороже, чем если бы я снимал аналогичный по площади офис, но без этих сервисов, при этом бы не получив профессионального бариста прямо напротив своего кабинета.

Минусы аутсорсинга

Важно понимать, что на аутсорс можно отдавать только непрофильную функцию. Отсюда главный минус — это потеря контроля над ключевыми компетенциями, которые формируют конкурентоспособность. Руководству надо определить приоритетные направления, влияющие на развитие бизнеса, и инвестировать в собственную команду.

Кроме того, аутсорсинг в некоторых сферах получается неоправданно дороже, чем если бы компания развивалась своими силами. Поэтому, прежде чем его рассматривать только лишь с целью экономии, надо ещё раз подумать.

При передаче функции на аутсорс экономия является значимым фактором, но точно не ключевым. Если надо только сэкономить, то лучше смотреть в сторону аутстаффа или фриланса, а при найме по подряду бизнес должен получить какое-то дополнительное, кроме финансового, преимущество.

Соответственно, чтобы аутсорсинг был эффективным решением, нужно следующее:

— желать получить нечто большее, чем площади для размещения команды (как в моём примере) или сотрудников нужной квалификации;

— отдавать себе отчёт, что в этой области мы теряем возможность накапливать экспертизу.

Если всё в порядке, то бизнес не пострадает. Ведь есть и обратные примеры. Например, когда цифровизация начала набирать обороты, некоторые компании отдавали digital-маркетинг на аутсорс как что-то сложное и не до конца понятное: плати деньги — получай клиентов. Но по мере того как всё больше потребителей переходит в онлайн, стоимость привлечения постоянно растёт. А аутсорсинговая компания не заинтересована работать только на одного клиента лучше, чем на других. Если маркетинг — ключевая функция, лучше её развивать внутри компании.

Задачи, которые отдают на аутсорс

Чаще всего отдают IT-сферу (от поддержки цифровой инфраструктуры до обслуживания оргтехники), бухгалтерский учёт, юридические аспекты, логистику, питание.

Отличия аутсорсинга от аутстаффа и фриланса

Аутсорсинг — это практика передачи определённых бизнес-процессов или задач внешним поставщикам, для которых эти процессы являются ключевыми. Когда бизнес-функция обеспечивается аутсорсингом, это происходит на регулярной основе и работает именно как бизнес-функция, а не разовый проект.

Аутстафф — это обращение бизнеса в HR-агентство за сотрудниками определённой специализации, но при этом они формально не входят в штат компании: работают по контракту. По сути, это более продвинутый фриланс. Разница с аутсорсингом в том, что здесь мы нанимаем персонал без всей «обвязки» инфраструктуры, которая присуща аутсорсингу.

Фриланс чаще используется как проектная задача, когда надо что-то сделать однократно. Например, фрилансера приглашают на разработку сайта. Но если через год потребуется доработка, новый фрилансер, скорее всего, предпочтет всё переделать, а не улучшать старое решение. Если же это аутсорс-команда, то изначально будет продуман план работ и обновлений.

Сферы, в которых используют аутсорсинг в России

Очень распространённое направление — это IT. К примеру, у компании среднего бизнеса есть небольшой IT-департамент, сопровождающий 1С и электронную коммерцию. Там не нужен IT-директор, закрывающий полный спектр задач, а достаточно человека, который владеет ситуацией в компании, поддерживает работоспособность системы и имеет пул подрядчиков на проекты, возникающие по мере необходимости (стратегия, запуск проектов, интеграция CRM, тендерные закупки и т. д.).

Главные выводы

Аутсорсинг — это удобный способ закрыть непрофильные задачи силами опытных подрядчиков, но здесь важно не перегнуть палку. Передавать стоит только те процессы, которые не влияют напрямую на конкурентоспособность компании. Если просто хотите сэкономить, смотрите в сторону фриланса или аутстаффа. А если нужна стабильность, качество и управляемость, то полноценный аутсорс будет лучшим решением. Главное — понимать, какую выгоду бизнес получает в долгосрочной перспективе и какие риски при этом появляются.