Топ-5 тайм-киллеров руководителя: как от них избавиться

Руководители компаний часто оказываются в ловушке рутинных бизнес-процессов. Например, бизнесмен Дмитрий ежедневно тратит часы на совещания, а вместо того, чтобы поручить задачи подчиненным, предпочитает выполнять их сам. Жизнь, в которой можно успеть расслабиться, выпить чашку кофе и подумать над новыми идеями, кажется несбыточной мечтой. Но инструменты автоматизации могут изменить ситуацию. Время освободится, а руководитель направит энергию на развитие компании.

Рассказываем, с какими самыми частыми проблемами сталкивается Дмитрий и как их можно решить.

Неэффективные совещания

Проблема: по статистике, руководители отделов тратят до 50% рабочего времени на встречи с клиентами или коллегами, а генеральные директора — до 72%. При этом для 71% участников встреч они оказываются непродуктивными. Такое бывает, если у встречи нет четкой повестки или цели: обсуждения затягиваются, драгоценное время уходит. Если участники не подготовлены к встрече или не знают, какие вопросы будут обсуждаться, это может привести к долгим бесполезным разговорам и отсутствию результатов.

Решение: заранее определять цели совещаний, составлять повестку дня, планировать встречи с помощью автоматизированных систем.

Вот несколько шагов, которые помогут сделать совещания более эффективными:

1. Определите цель встречи. Четко сформулируйте, чего вы хотите достичь в ходе совещания — например, решить проблему с нерегулярными поставками товара. Значит, задачами совещания будет: обсудить вопрос, выстроить план дальнейших действий и распределить задачи между сотрудниками. Одному можно поручить найти контакты новых потенциальных поставщиков, другому — оформить необходимые документы.
2. Составьте повестку дня. Укажите ключевые вопросы, которые необходимо обсудить, и распределите время на каждый пункт. Во время совещания следите за повесткой. Это поможет не отклоняться от темы и не затягивать обсуждения.
3. Используйте автоматизированные программы. Такие инструменты, как Directum RX, СБИС и Docsvision, экономят время: автоматически заполняют карточки встреч, интегрируются с календарем и отслеживают участие сотрудников. Некоторые решения, например Планфикс, предлагают чек-листы для повестки совещания. Так участники могут следить, какие вопросы уже обсудили, а какие еще требуют внимания.
4. Разошлите повестку дня заранее. Так все участники смогут подготовиться к обсуждению — изучить необходимые материалы, подготовить аргументы или вопросы.
5. Фиксируйте результаты. В конце встречи подведите итоги и зафиксируйте принятые решения и назначенные задачи с помощью автоматизированных инструментов. Это поможет избежать путаницы и обеспечит выполнение договоренностей.

Недостаточное делегирование

Проблема: руководители могут брать на себя слишком много задач, что приводит к перегрузке и снижению качества работы. Такое происходит, если они стремятся контролировать все аспекты работы, не доверяя своим подчиненным. В результате начальство оказывается перегружено, а для подчиненных, наоборот, не остается задач.

Это может негативно сказаться как на руководителе, так и на команде. У сотрудников падает продуктивность, из-за чего снижается мотивация к работе. У начальника же может ухудшиться здоровье и общее состояние. В долгосрочной перспективе это приведет к выгоранию. Часто таким страдают начинающие руководители: берут все на себя.

Решение: пользоваться таск-трекером, таким, например как Trello, Todoist, Планфикс. Инструмент позволяет в любой момент узнать, у кого сколько задач в работе, и правильно распределять их между сотрудниками. Можно увидеть промежуточные результаты, общую эффективность команды и каждого ее участника: не нужно тратить время на беседу с ними.

Несколько программ для ведения процессов

Проблема: использование нескольких программ для управления проектами и задачами может привести не только к потере времени, но и к путанице. Например, команда использует одну платформу для общения, другую — для управления задачами, а третью — для хранения документов. Это требует постоянного переключения между приложениями, что снижает концентрацию и эффективность работы.

Решение: оптимизируйте процессы через внедрение единой системы управления ERP (Enterprise Resource Planning) — она объединяет финансы, управление человеческими ресурсами, производство и продажи в единую платформу. Можно использовать готовые ERP-инструменты, такие как Microsoft Dynamics 365 или 1С:ERP, либо настроить собственную систему под особенности компании на базе Планфикс.

Бесконечная рутина

Проблема: рабочее время руководителя съедают повторяющиеся, одинаковые процессы. В итоге он не может выделить время для стратегически важных задач или просто качественного отдыха. Например, руководитель потратил два часа на то, чтобы прочитать и согласовать документы, которые подготовили сотрудники. При этом ни одна из этих бумаг не принесла материальной пользы для компании. Это время можно было уделить общению с ключевыми клиентами.

Вот некоторые из дублирующихся процессов:

1. Отчетность. Часто сотрудники могут дублировать усилия при составлении отчетов, используя разные форматы и подходы. Это не только увеличивает время на выполнение задач, но и создает путаницу в данных.
2. Коммуникация. Неэффективная коммуникация между отделами может привести к тому, что одни и те же вопросы обсуждаются несколько раз на разных уровнях.
3. Документооборот. Ручная обработка документов, таких как счета-фактуры или контракты, может быть источником ошибок и задержек. Если несколько сотрудников работают с одними и теми же документами, это может еще и привести к дублированию работы.

Решение: проанализировать текущие процессы, исключить дублирующиеся или те, которые не несут ценности. Использовать современные инструменты, например ERP-системы или автоматизацию документооборота: эту функцию предлагают СБИС, Дело или 1С: Документооборот.

Отсутствие календаря

Проблема: без календаря и четкой системы планирования встреч руководитель может тратить много лишнего времени на согласование созвонов. Часто встречи назначаются спонтанно, без предварительной подготовки, что тоже приводит к неэффективному использованию времени. В результате несколько встреч назначаются одновременно или же участники приходят неподготовленными, что снижает эффективность обсуждений.

Решение: ввести в компании единый корпоративный календарь — OneLook, Планфикс или Bitrix24, — который позволит всем сотрудникам видеть занятость друг друга и избегать конфликтов в расписании. Уведомления не дадут забыть про важную встречу, а внутри событий можно оставить краткую повестку дня, чтобы сотрудники могли подготовиться. Также следует установить четкие правила для назначения встреч, которые будут оптимальны для конкретной компании.

Многие современные календари позволяют синхронизировать данные с другими сервисами, например Планфикс — с Google Календарь. Это позволяет интегрировать календарь с платформами для видеозвонков (в частности, Zoom или Microsoft Teams): можно будет автоматически создавать ссылки на встречи и отправлять их участникам при планировании события.

Коротко о тайм-киллерах руководителей

1. Руководители компаний часто погружаются в рутинные бизнес-процессы и в результате теряют время и энергию, которые могли бы использовать для более важных профессиональных задач и личной жизни.
2. Основные тайм-киллеры — это неэффективные совещания, недостаточное делегирование, несколько программ для ведения процессов, бесконечная рутина и отсутствие календаря.
3. Чтобы освободить свое законное время, можно использовать специальные сервисы, например Планфикс — гибкий инструмент для автоматизации рабочих процессов.

Такие решения, как Планфикс, позволяют руководителям удобно оптимизировать рабочие процессы и освобождать время для более важных задач. Рутинных действий станет меньше, а значит, вместо них можно сосредоточиться на стратегическом развитии компании и улучшить качество жизни. Подключите сервис автоматизации и проведите вечер с семьей вместо того, чтобы засиживаться в офисе и собирать данные из многочисленных отчетов.